Stadt Herford vertraut auf Crossinx

E-Invoicing statt postalischer Rechnung

Die Stadt Herford setzt beim E-Invoicing auf den Anbieter Crossinx, um den Wechsel von der postalischen Rechnung hin zum elektronischen Empfang stärker zu beschleunigen.

Die Zusammenarbeit mit dem Frankfurter Spezialisten für cloud-basierte Services für die Financial Supply Chain wurde bereits im Juli 2013 vertraglich besiegelt; die technische Umsetzung realisierte der Anbieter mit dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe.

Lieferanten und Geschäftspartner jeglicher Unternehmensgröße und Branche können ihre Rechnungen ab sofort über die neue Plattform elektronisch der Kommune zustellen. Die Stadt Herford kann so elektronische Rechnungen empfangen, archivieren und ohne Medienbruch im digitalen Workflow bearbeiten, heißt es.

Kosten- und Zeiteinsparung bei Versender und Empfänger

Die Stadt Herford erhält rund 20.000 Rechnungen jährlich. Mit der Umstellung auf die elektronische Rechnung eröffnet sich ein Einsparpotential von 60 bis 70 Prozent pro Rechnung, da das Scannen der Dokumente, die manuelle Nachbearbeitung und damit auch die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten entfällt. Eine papierbasierte Rechnung ist mit Kosten von bis zu 23 Euro pro Stück verbunden, rechnet man die gesamte Prozess- und Weiterverarbeitungskette mit ein. „Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung ist für die Stadtverwaltung ein wichtiger Schritt, um Verwaltungsabläufe mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung schneller und kostengünstiger zu gestalten“, erläutert Jörg Hartmann, Leiter der Abteilung Kämmerei, Steuern und Stadtkasse in Herford.

Auch für die Lieferanten ergeben sich durch die Umstellung laut Anbieter Vorteile, denn der elektronische Rechnungsprozess soll sich einfacher, preiswerter und schneller als die Papierrechnung gestalten. Bei Bedarf hat der jeweilige Lieferant auch die Möglichkeit, seine elektronischen Rechnungen für die Gesamtdauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht beim Anbieter revisionssicher archivieren zu lassen. Hierbei soll er jederzeit Zugriff auf seine Dokumente behalten.

Einfaches Prinzip durch digitalen Workflow

Der Anwender registriert sich online und schreibt seine Ausgangsrechnung in der vorhandenen Lösung. Die Rechnung kann auch im PDF-Format oder beispielsweise über ein Word- oder Excel-Programm erstellt werden. Der Anbieter nimmt alle Eingangsrechnungen formatunabhängig (z.B. auch ZUGFeRD, XML, Edifact, SAP Idoc) entgegen und überträgt sie über eine zentrale Schnittstelle an einen kommunalen Verteilerserver, von dem aus die Daten wiederum zur weiteren Verarbeitung in die Finanzbuchhaltungssysteme der nordrhein-westfälischen Stadt ein-gespeist werden.

Das von der Stadt Herford getestete Verfahren erfüllt alle rechtlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen an elektronische Rechnungen.

www.herford.de
www.crossinx.de


Bildquelle: © Stadt Herford

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