Arbeitest du schon oder mailst du noch?

E-Mail fit für die Zukunft machen

Zu viele, zu unübersichtlich und unwichtig – von allen „Büro-Werkzeugen“ ist die E-Mail das wohl meistgehasste. Technologien wie Cloud, Analytics, Mobile und Social-Networks scheinen an dem 30 Jahre alten Kommunikationsmittel spurlos vorübergegangen zu sein. Dabei bieten sie Möglichkeiten, die E-Mail fit für die Zukunft zu machen.

Laut einer aktuellen Studie verstopfen jeden Tag rund 121 E-Mails die Postfächer von Mitarbeitern.

Eine Studie zum Thema Stress des Staatssekretariats für Wirtschaft (Seco) aus dem Jahr 2010 ergab, dass sich 34 Prozent der Erwerbstätigen in der Schweiz häufig bis sehr häufig gestresst fühlen. Zehn Jahre zuvor hatten sich nur 27 Prozent Schweizer gestresst gefühlt. Mitverantwortlich für den Stress ist der Wandel hin zur digitalisierten Dienstleistungsgesellschaft.

Symptomatisch bei dieser Entwicklung ist der tägliche E-Mail-Ärger: Laut der Radicati Group verstopfen jeden Tag 121 E-Mails die Postfächer der Mitarbeiter. Das McKinsey Global Institute hat errechnet, dass sich Wissensarbeiter geschätzte 28 Prozent ihrer Arbeitszeit mit E-Mail-Verwaltung plagen. Rund ein Drittel ihrer E-Mail-Zeit könnte anders genutzt werden, würden Social-Collaboration-Tools zur Kommunikation eingesetzt.

Doch trotz des Ärgers über die E-Mail, bildet sie für die meisten immer noch den Dreh- und Angelpunkt des Arbeitsalltags. Versuche, die E-Mail abzuschaffen, waren selten von Erfolg gekrönt. Auch nachdem vor 10 Jahren die Social-Technologien auf den Plan traten, um das digitale Miteinander zu revolutionieren, blieb die E-Mail erhalten. Zudem hat sie mittlerweile Eingang gefunden in die Compliance-Systeme, die für Unternehmen heute unverzichtbar sind.

Doch bedeutet Unverzichtbarkeit nicht, dass das Kommunikationssystem E-Mail auf dem Stand von vor 30 Jahren stehen bleiben muss. Mit Technologien wie Cloud Computing, intelligenten Datenanalysen, Mobiltechnologien und Social Networks stehen heute zahlreiche neue Mittel zur Verfügung, die die E-Mail zu einem leistungsstarken Tool machen können.

Nach Wichtigkeit sortiert

Die entsprechenden Hebel setzen an den täglichen E-Mail-Nöten an. Die beginnen in der Regel schon am Anfang des Arbeitstages: Die Krux der Inbox ist ihre Fixierung auf die Chronologie der Ereignisse. Das führt dazu, dass wir morgens zwei Dutzend weitergeleitete Gratulationen zu einem Geschäftserfolg der Business-Unit in Neu Delhi wegklicken müssen, ehe wir an die dringende Nachricht des Abteilungsleiters stoßen, der die neuen Verkaufszahlen im Vorstandsmeeting um 9:30 Uhr benötigt.
Wie sollte es stattdessen laufen? Hilfreich wäre es, wenn der Client den unwichtigen digitalen Lärm auf stumm schalten und die wichtige Nachricht vom Chef gleich als erstes und prominent sichtbar servieren würde – inklusive Kontaktinformationen und Deadline der damit verbundenen Aufgabe. Die Priorisierung hinge also nicht länger von der Uhrzeit ab, sondern von der Bedeutung der Personen, mit denen interagiert wird und deren Themen.

Um das zu erreichen, muss das System zunächst wissen, wer im Kontaktnetzwerk besonders wichtig ist, und welche Themen mit ihm verbunden sind. Dazu bedarf es ausgeklügelter Analytics-Komponenten, die Lösung muss fähig sein, auf Basis der Aktivitäten des Benutzers und dessen Kontexts (Personen, Daten, Prozesse) permanent zu lernen und dadurch die Interaktion individuell zu verbessern. Die technologischen Mittel dafür gibt es bereits – sie müssen nur auf die E-Mail angewendet werden.

Dieser Mechanismus sollte auch helfen, Meeting-Marathons besser und vor allem präparierter zu durchlaufen. Das Problem ist, dass Meeting meistens länger dauern, der Kalender Gehzeiten zu den Räumen nicht berücksichtigt und vor allem, dass der Kopf noch halb im Vor-Meeting steckt, wenn man abgehetzt ins neue Gespräch stürmt. Perfekt wäre in einem solchen Fall, wenn man sich noch unterwegs auf seinem Mobilgerät einen Überblick über alle wichtigen Infos zu Teilnehmern, Zielen und Zeiten des nächsten Treffens verschaffen könnte – automatisch per Klick, ohne, dass diese zusammengesucht werden müssen.
Eventuell könnten unbekannte Teilnehmer sogar einem automatischen „Profiling“ basierend auf öffentlichen Informationen unterzogen werden. Denn wenn man von dem Unbekannten gegenüber weiß, dass er ein ebenso begeisterter Extremkletterer wie man selbst ist oder wie er im Unternehmen vernetzt ist, dann herrscht von Anfang an eine ganz andere Meeting-Chemie.

Informationen statt Spam

Eine weitere ärgerliche E-Mail-Angewohnheit ist der Versand von Projekt-Informationen an große bzw. verschiedene Verteiler. Die Probleme dabei sind vielfältig: Für viele bedeutet die Mail nur Spam, auch fällt sie in der Chronologie relativ schnell nach unten und muss bei Bedarf mühsam herausgefischt werden. Außerdem gerät man hier schnell in den Mahlstrom unterschiedlicher Versionen, die man sich selbst erst umständlich ordnen muss, um den letzten Stand zu erhalten.
Einfach lösen lässt sich dieses Problem dadurch, dass man die themen- bzw. projektbezogenen Inhalte nicht in einer E-Mail an die Gruppe „publiziert“, sondern die Social-Disziplin des Bloggens nutzt. Alle neuen Informationen finden sich dann an einem Ort. Allerdings wird sich das Projekt-Bloggen nur etablieren, wenn der Nutzer durch maximal zwei intuitive Klicks aus seinem E-Mail-Client auf die Blog-Information kommt – eine Aufgabe, die sich durch modernes, auf das Individuum ausgerichtetes Design lösen lässt.

Finden statt suchen

Ohne die Suchfunktion würden die meisten Angestellten heute kaum noch eine Chance haben, die Informationsflut zu bändigen. Schade daher, dass die traditionelle E-Mail-Suche noch so schwach ist. Das liegt daran, dass sie noch mit steinzeitlichen Volltext-Scans arbeitet. Dabei gibt es heute bereits semantische Methoden, die ein reiches Spektrum an Suchergebnissen und -aufbereitung liefern. Werden diese gar mit kognitiven Computing-Fähigkeiten kombiniert – abgestimmt auf bestimmte Branchen – dann kann jeder Mitarbeiter bald über einen kompetenten digitalen Assistenten verfügen, der ihm buchstäblich auf natürlichen Sprachzuruf genau die Antworten liefert, die er in seinem Arbeitskontext benötigt.

Auch diese Technologien stehen bereit und dürften in Kürze auch für den Konsumenten nutzbar sein. Inzwischen hilft es, die Suchergebnisse der semantischen Recherche intuitiver und facettenreicher zu präsentieren. Wenn man bei einem Onlinehändler nach den Beatles sucht, dann bekommt man Videos, CDs, Downloads, Bücher, T-Shirts usw. separiert angezeigt. Eine solche Ansicht sollte auch bei der Inbox-Suche helfen, aufgeteilt etwa in E-Mail-Bodies, Anhänge (die aus anderen Mails sein können), Kalendereinträge usw. Das erhöht die Übersichtlichkeit, zumal auch tiefere Filter denkbar sind.

Mobil statt fixiert

Dass sämtliche Funktionen dieser Art heute auch mobil auf 4,7-Zoll Bildschirmen funktionieren sollten, muss eigentlich nicht mehr extra erwähnt werden. Vorstellbar ist ebenfalls das Einspielen von Gamification-Funktionen, zum Beispiel indem die Mitarbeiter ihre Top-Scores beim Abarbeiten von Aufgaben vergleichen können oder ähnliches.
All das ist keine Zukunftsmusik. Die Technologien stehen – unter anderem durch IBM – bereit, bald wird mit einer E-Mail gearbeitet, die gar nicht mehr als solche zu erkennen ist. Und dieses neue Werkzeug ist rund um die Bedürfnisse des Menschen entwickelt und entspricht seinem heutigen Produktiv-Takt sehr viel besser, als die gute alte E-Mail.

Bildquelle: Thinkstock/ iStock

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