Archivierungsstrategie gefragt!

E-Mail-Flut ist Compliance-Alptraum

Laut IDC-Analysen werden 60 Prozent aller geschäftsrelevanten Informationen in E-Mails aufbewahrt, in manchen Fällen sogar ausschließlich dort. Deshalb ist es ­wichtiger als je zuvor, eine Strategie zur E-Mail-Archivierung zu erarbeiten, welche die Geschäftskontinuität ermöglicht und Informationen verfügbar macht.

E-Mail-Flut

Der Markt für E-Mail-Archivierung verschiebt sich immer mehr in die Cloud.

Trotz der Beliebtheit von Messengern und sozialen Medien bleibt die E-Mail die Nummer eins in der Unternehmenskommunikation. Moderne E-Mail-Archivierungslösungen werden kontinuierlich weiterentwickelt, um den neuen Anforderungen des digitalen Arbeitsplatzes gerecht zu werden. E-Mail-Inhalte können intelligent aufbewahrt, einfach verwaltet und rasch aufgefunden werden, um geschäftliche und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Fünf Herausforderungen stehen laut Commvault dabei im Fokus.

 

Compliance vereinfachen


Die E-Mail-Flut wird für die meisten Unternehmen zum Compliance-Albtraum. Schließlich müssen sie Inhalte zum Durchsuchen für rechtliche Zwecke bzw. für das Informationsmanagement innerhalb des Unternehmens verwalten. Deshalb ist ein automatisierter Ansatz nötig, um relevante Informationen im Unternehmen aufzubewahren und so Risiken zu senken bzw. echte Compliance zu gewährleisten. Unabdingbarer Teil dieses Ansatzes ist es, einfach auf diese Informationen zugreifen, Daten und Reports durchsuchen sowie veraltete Daten automatisiert löschen zu können.

PST-Dateien (Personal Storage) bringen oft eingeschränkten Zugriff auf die E-Mail-Kommunikation und dadurch auch eine eingeschränkte Kontrolle der E-Mails mit sich. Das birgt Risiken für Unternehmen, da PST-Dateien üblicherweise im Unternehmen verstreut abgelegt werden: auf PCs, Laptops oder Daten-Servern. Typischerweise werden PST-Dateien vom Endnutzer gespeichert. Damit sind sie schwer zu finden, abzurufen oder zu durchsuchen, falls es aus rechtlichen oder aus Compliance-Gründen erforderlich ist/wird. PST-Dateien müssen also gesondert archiviert werden, während E-Mails weiterhin zur Verfügung stehen.

Wachsende Speicheranforderungen


Ein weiterer Grund dafür, warum E-Mail-Archivierung wichtiger wird, sind die wachsenden Speicheranforderungen. Diese bereiten vielen Beteiligten im Unternehmen Sorgen. Schließlich müssen sie den Zugriff auf Daten verbessern, Kosten senken, den Speicher optimieren und die Effizienz steigern. Aufgrund des rasanten Wachstums benutzergenerierter Daten steigen die Aufbewahrungskosten und die Anforderungen an Speicherkapazitäten eines Unternehmens. Datensilos verstärken das Problem zusätzlich: Wenn Daten in mehreren Repositories aufbewahrt werden, erschwert dies die Suche nach relevanten Informationen. Fehlende Informationen zu neu generierten Daten erschweren die Kontrolle über die Aufbewahrung und führen zu einem Informationsdefizit für kritische Geschäftsentscheidungen.

Das größte Problem ist, dass viele der gespeicherten Daten völlig wertlos sind, sie teuren Speicherplatz be­legen und zudem noch bei falscher Handhabung ­Risiken bergen. Hier gilt es, inhaltsbasierte Strategien für die Aufbewahrung festzulegen, also beispielsweise relevante Daten nach Schlüsselwörtern, Exchange-Klassifizierungen oder Dateitypen zu bestimmen. Dies verringert erheblich das Datenvolumen und senkt die Kosten.

Ein zentrales Problem für Unternehmen ist der Umgang mit veralteten Daten. Wie generieren Unternehmen den größtmöglichen Mehrwert mit ihren Daten über die Datenlaufzeit hinweg? Geschäftsinformationen müssen intelligent genutzt werden, damit Unternehmen näher am Kunden sind, Gelegenheiten erkennen und sich von Wettbewerbern absetzen können. Sie erreichen dies, indem sie den Anwendern die Möglichkeit bieten, selbst zu jedem Zeitpunkt auf die eigenen Daten zuzugreifen. Wenn manuelle Prozesse beim Durchsuchen und der Aufbewahrung von Unternehmensinformationen beseitigt werden, steigert dies außerdem die Produktivität der Mitarbeiter.

Wenn die Postfachkapazitäten der Nutzer limitiert sind, ist es oft enorm aufwendig, E-Mails zu verschieben, zu entfernen oder nach ihnen zu suchen. Die größte Herausforderung ist ein koordinierter, einheitlicher Ansatz für die Aufbewahrung und Löschung von Daten, der sich an den unternehmensweiten Strategien ausrichtet. Gute Lösungen ermöglichen es den Anwendern, nahtlos auf archivierte E-Mails zuzugreifen, auch aus Anwendungen wie Outlook heraus. Auf diese Weise können sie selbstständiger arbeiten und die Produktivität steigt. Der Markt für E-Mail-Archivierung verschiebt sich immer mehr in die Cloud und wird laut Gartner 2017 voraussichtlich größer sein als der Markt für On-Premise-Lösungen. Unternehmen haben unbeschränkte Speicherressourcen zur Verfügung und können selbst das Verwalten der E-Mail-Daten zu den Cloud-Anbietern auslagern. Allerdings gibt es auch Faktoren, die die Archivierung in der Cloud hemmen. Sie betreffen beispielsweise den Zugriff, den Datenschutz, den Aufbewahrungsort der Archive und den allgemeinen Verlust der Kontrolle über die Daten.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Daher nehmen Unternehmen hybride Cloud-Modelle als ein attraktives Angebot wahr, da diese die Effizienz und Skalierbarkeit von Cloud-Storage bieten. Kritische Anwendungen werden hingegen nach wie vor sicher unter eigener Aufsicht betrieben. So machen sich die Unternehmen nicht von möglichen Schwachstellen in der Infrastruktur (Stromausfälle, Netzwerklatenz oder Zugriffsprobleme) von Drittanbietern abhängig. Unternehmen sollten also – egal welchen Ansatz sie wählen – eine Archivlösung finden, die Flexibilität und Skalierbarkeit bietet, weil diese Faktoren für das Geschäftswachstum entscheidend sind.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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