Social Collaboration im Fokus der DNUG

E-Mail trifft Social Media

Im Rahmen der 38. Konferenz der Anwenderorganisation „DNUG – The Enterprise ­Collaboration Professionals“ drehte sich alles um die Herausforderungen moderner Zusammenarbeit, neudeutsch Collaboration.

The Dalem Cube, Bildquelle: Seminaris Campushotel Berlin

Im sogenannten „The Dahlem Cube“ in Berlin veranstaltete die Anwendervereinigung DNUG Anfang Juni ihre alljährliche Frühjahrskonferenz.

Die rund 270 Teilnehmer starke Fachtagung fand unter dem Titel „Social Collaboration“ im Juni in Berlin statt. Kommunikation, IT-Integrationsszenarien in moderne Anwendungen sowie soziales und mobiles Business bestimmten die Vorträge, Diskussionsrunden sowie den Dialog mit den Ausstellern. Social Learning und Talentmanagement brachten überdies neue Facetten in die Agenda ein.

Einen großen Anteil am Programm besaßen Themen rund um das Social Business. Hier war es für die Teilnehmer interessant zu erfahren, wie konkrete Einführungsszenarien aussehen und welche Veränderungen damit einhergehen können. Die Rolle der Mitbestimmungsgremien gilt dabei als ein wichtiger Aspekt, der mit unterschiedlichem Erfahrungshintergrund intensiv diskutiert wurde. Nutzenbetrachtungen aus Untersuchungen der Universität St. Gallen sowie der Universität Münster lieferten Argumente für die Kommunikation im eigenen Unternehmen und waren damit ebenso willkommen wie konkrete Anwendungsfälle. Unter dem Gesichtspunkt der „Social Organzation“ gab es zudem Vorträge und Projektbeispiele aus den Bereichen Recruiting/Workforce und Social Learning.

Die Arbeitswelt im Wandel

Vor diesem Hintergrund beleuchtete Michael Schikorra, Brand Sales Leader bei IBM Deutschland, in seiner Keynote vor allem den Wandel der heutigen Arbeitswelt. Getrieben werde dieser von aktuellen Technologien wie Big-Data-Analysen, Cloud Computing, Mobility oder Social Business. Beispiele für die „hypervernetzte“ Gesellschaft hatte Schikorra ebenfalls parat: Mittlerweile würden täglich rund 200 Mio. Tweets abgesetzt, 75 Prozent der Weltbevölkerung nutzen ein Mobilgerät und 57 Prozent der weltweit führenden Unternehmen arbeiten bereits mit Collaboration- und Social-Tools.

Dabei entwickeln sich die Arbeitnehmer selbst immer mehr zu „Independent
Workers“, die unabhängig von Ort und Zeit ihre Aufgaben erledigen. Die IT ist in diesem Zusammenhang gefordert, entsprechende Softwareplattformen zur
Verfügung zu stellen, um alle Generationen bestmöglich in ihrem jeweiligen Arbeitsstil unterstützen zu können.

In einem anderen Vortrag lieferte Raymond Weber von der Sika Informationssysteme AG ein konkretes Praxisbeispiel. Der Schweizer Chemiespezialist ist ein Anbieter von Werkstoffen und Prozessmaterialien für das Dichten, Kleben, Dämpfen, Verstärken und Schützen von Tragwerkstrukturen am Bau sowie in der Industrie. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen rund 15.300 Mitarbeiter in 76 Ländern. Bereits im Jahr 2011 startete intern eine Diskussion um die Nutzung von Linkedin. Infolgedessen begann man mit der Planung einer eigenen Kollaborationsplattform für das Unternehmen. Laut Raymond Weber nutzte man hinsichtlich der Zusammenarbeit vorrangig Telefon, E-Mail, Kalenderfunktionen sowie eine Aufgabenliste. „Im Jahr 2012 erweiterten wir diese Features um Instant Messaging inklusive der Anzeige von Präsenzstatus, Desktop Sharing, einem Tool für das Projektmanagement sowie ein klassisches Dokumentenmanagement“, berichtet Weber. Auf lange Sicht sollte dadurch das Aufkommen interner E-Mails deutlich reduziert werden. „Ziel war es, die gesamte interne Kommunikation auf eine allgemein zugängliche Plattform zu verlagern“, ergänzt Weber.

IBM Connections fördert Zusammenarbeit

Desweiteren wollte man mit der Einführung von IBM Connections die Zusammenarbeit in virtuellen, globalen Teams fördern sowie Transparenz über das vorhandene Know-how der Mitarbeiter schaffen. Dabei ging es Raymond Weber und seinem Team vor allem darum, künftig Mitarbeiterwissen zu teilen. Heute legen die Nutzer bei Sika ein eigenes Profil auf der Plattform an, welches sie aktiv betreiben und regelmäßig pflegen. So lassen sich bei Bedarf interne Experten einfach und schnell finden. „Nicht zuletzt gelten wir dank der Nutzung sozialer Netze und Plattformen als attraktiver Arbeitgeber für die jüngere Generation“, sagt Weber.

Hinsichtlich der Einführung einer solchen Kollaborationsplattform rät Raymond Weber, den anfallenden Trainingsbedarf nicht zu unterschätzen. Denn erst wenn alle Mitarbeiter aktiv mit der Plattform arbeiten, stellt sich ein Erfolg ein. Zudem rät er, technische Hürden möglichst zu vermeiden. So könne ein Single Sign-on für sämtliche Applikationen den Einstieg für die User deutlich erleichtern. Mittlerweile arbeiten rund 2.900 Mitarbeiter mit der Plattform, ein weiterer Ausbau ist laut Weber geplant.

Hinsichtlich der Collaboration-Lösungen von IBM wollten viele Teilnehmer mehr über die neue Notes-Version erfahren. Dabei soll „Notes 9 Social Edition“ eine Reihe neuer Features mit sich bringen, für die Integration vieler Standards sorgen sowie die Anbindung an Social Networks, insbesondere an IBM Connections, ermöglichen. Außerdem stärkt die neue Version die Rolle des E-Mail-Clients, u.a. indem die Browserversion iNotes erweitert und eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook 2013 ermöglicht wurde. „Nun liegt es an Unternehmen und Entwicklern, diese Services zu nutzen, um für ihre Anwender neue Applikationen zu realisieren: Anwendungen, die die Stärken von E-Mail und Social Networks gepaart mit moderner Webentwicklung und mobiler Verfügbarkeit vereinbaren“, erklärt Joachim Haydecker, DNUG-Beirat und Mitglied im Leitungsteam des Arbeitskreises Social Business und Knowledge Management.

Collaboration-Projektplattform überzeugt

Zur Konferenz gehörte auch die letzte Etappe des Wettbewerbs um den „Collaboration Award“. Nominiert waren das Mitarbeiterportal des Bildungswerkes der Niedersächsischen Wirtschaft, das Portal des Bundesverbandes Deutscher Arbeitgeber, eine Lösung für die weltweite Kommunikation im IT-Team des Armaturenherstellers Hansgrohe sowie eine webbasierte Plattform, die Social Collaboration, Analytics und Gamification zur besseren Kommunikation bei regional verteilten Projekten verbindet. Dieses Projekt aus einem Forschungs- und Entwicklungsprogramm mit der Universität Klagenfurt überzeugte die Jury unter Vorsitz von Prof. Dr. Ludwig Nastansky, Universität Paderborn. Über Platz zwei freute sich das Team von Hans-grohe.

Nicht zuletzt nutzte die Anwendervereinigung die Konferenz für Informationen in eigener Sache: Die „Lab Tour“ des Vereins führt im Oktober erstmals nach Peking. Weitere geplante Projekte sind der Wettbewerb um innovative Abschlussarbeiten im Umfeld der Collaborations-Lösungen von IBM oder die Partnerschaft mit der Fachhochschule der Wirtschaft in Paderborn.

Bildquelle: Seminaris Campushotel Berlin

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