Entscheidendes Kommunikationsmittel

E-Mails sicher archiviert

Bei der Vernetzung der mehr als 4.000 Balluff-Mitarbeiter stellt die E-Mail eines der entscheidenden Kommunikationsmittel dar. Nun machte sich die IT des Automationsspezialisten auf die Suche, um für die Mail-Boxen eine passende Archivierungslösung zu finden.

Sitz von Balluff

Heute ist Balluff nicht mehr nur in Neuhausen zu Hause, sondern in Europa, Asien, Nord- und Südamerika und allen anderen wichtigen Märkten.

Die verantwortliche zentrale Administration möchte damit sicherstellen, dass die E-Mail-Kommunikation revisions- und manipulationssicher über die Mindestaufbewahrungsfrist zur Verfügung gehalten wird. Es musste eine Komplettlösung her zur Archivierung der ca. 4.500 Mail-Boxen, die dabei auch noch die verantwortlichen Administratoren entlastet. Da die eingesetzte Software schwerpunktmäßig für die Entlastung der Exchange-Datenbanken und für die Speicheroptimierung der Mail-Boxen fungierte, war die Suche nach einer neuen E-Mail-Archivierungslösung unumgänglich. Zur Auswahl standen mehrere Lösungen, die umfangreich geprüft wurden. Reddoxx erhielt letztendlich den Zuschlag, da neben gesetzlichen Vorgaben auch die Anforderungen der Balluff-Administration erfüllt wurden.

Darüber hinaus archiviert das System alle E-Mails GoBD-konform. Auch die Prüfung für die Integration in die vorhandene VMware-Umgebung wurde bestätigt und konnte somit einfach umgesetzt werden. Nur wenige Einstellungen in der Lösung selbst und einige auf der Microsoft-Exchange-Seite ließen eine kurze Installationszeit erwarten.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Über eine Image-Vorlage wurde die Applikation in die vorhandene VMware-Umgebung importiert und dort in Betrieb genommen. Bereits in der Evaluierungsphase wurden verschiedene Einsatzmöglichkeiten des Mail-Depots getestet und ausprobiert. Hierdurch waren die Funktionen des E-Mail-Management-Systems bei der Installation bekannt, sodass der Installationsprozess und die Live-Schaltung ohne nennenswerte Probleme erfolgten. Die Lösung fungiert beim Anwenderunternehmen nunmehr direkt vor der Firmen-Firewall und archiviert alle ein- und ausgehenden elektronischen Nachrichten.

Der Anwender nutzt die neue Lösung ausschließlich zur Archivierung aller ein- und ausgehenden Nachrichten, bevor diese dem jeweiligen Mail-Postfach zugewiesen werden. Die Mitarbeiter haben hier keinen direkten Zugang, da das Archiv zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftsrelevante Kommunikation nach GoBD eingesetzt wird.

Balluff GmbH

Seit 1921 hat sich das Familienunternehmen Balluff zu einem globalen Player im Bereich der Automation entwickelt. Mit 38 Niederlassungen und Aktivitäten in 68 Ländern zählt die Balluff GmbH zum Technologieführer in der Sensorik und wird bereits in der vierten Generation von Neuhausen auf den Fildern aus geführt. Qualität steht beim Unternehmen schon immer an oberster Stelle und spiegelt sich in den selbst gesetzten Maßstäben der „Balluff-Qualität“ wider.


Bildquelle: Balluff

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