ZUGFeRD im Anmarsch

E-Rechnung als Brückenglied

Im Interview erklärt Patrick Spahn, Produktexperte „E-Rechnung“ der Mach AG, dass die E-Rechnung einen wichtigen gesellschaftlich-ökologischen Beitrag durch CO2-Einsparungen leistet.

Patrick Spahn, Mach

„Wir glauben an das Format und dessen Durchsetzung sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in der Privatwirtschaft“, äußert sich Patrick Spahn, Produktexperte „E-Rechnung“ der Mach AG, über „ZUGFeRD“.

IT-DIRECTOR: Herr Spahn, welche Möglichkeiten bringt das Datenmodell ZUGFeRD generell sowohl für die Sender- als auch Empfängerseite mit sich?
P. Spahn:
Der Sender, also der Rechnungssteller, spart zunächst Kosten für Druck und Versand. Außerdem ist die Rechnung schneller beim Bearbeiter; durch die Prozessoptimierung auf Empfängerseite erhält er im besten Fall eine schnellere Zahlung. Wenn sich die Erwartungen der ZUGFeRD-Unterstützer erfüllen, müsste der Sender prinzipiell auch weniger mahnen und Rechnungskopien versenden, weil eine seiner Rechnungen auf dem Papierweg „unter den Berg“ oder in einen intransparenten und ineffizienten Rechnungsprüfungsprozess geraten ist. Gesetzlich und technisch geht der Sender kein Risiko ein.

Der Rechnungsempfänger hat sicherlich den Hauptnutzen, da auf seiner Seite vor allem Personalkosten durch verkürzte Prozesse reduziert werden. Gemäß Abschlussbericht des Projektes „E-Rechnung“ des Bundesministerium des Innern von 2012 kann die Bearbeitungszeit von durchschnittlich 27 Minuten im „Papiermodus“ auf rund 5 Minuten im „E-Modus“ gesenkt werden, wenn zusätzlich zum E-Mail-PDF auch rechnungsrelevante Kopfdaten für die Prüfung aus dem XML-Datensatz für den Beleg mit ausgelesen werden. Das würde zu einem rund fünfmal so schnellen Durchlauf und automatisch zu höheren Bearbeitungszahlen führen.

Die E-Rechnung leistet auch einen wichtigen gesellschaftlich-ökologischen Beitrag durch CO2-Einsparungen; das dürfen wir nicht vergessen.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist ZUGFeRD besonders relevant und warum?
P. Spahn:
Wir glauben an das Format und dessen Durchsetzung sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in der Privatwirtschaft. Das Format kombiniert bekannte Technologien (PDF und XML) und fördert so die Akzeptanz bei denen, die später damit arbeiten sollen. Den Anwendern ist wichtig, dass man die Rechnung immer noch einfach lesen kann.

Das Bundesverwaltungsamt und wir sind der Meinung, dass diese Entwicklung heute zwingend ist. Schon lange beschäftigt sich die öffentliche Verwaltung mit der Modernisierung ihrer Prozesse, sei es auf Beschaffungs- und/oder auf Rechnungsseite. Wir sehen die E-Rechnung als logisches Brückenglied zu einer höheren Automatisierung in der Rechnungsbearbeitung.

Der Wirtschaftlichkeits- und Veränderungsdruck, der seitens Bürgern, Politik und Wirtschaft ausgeübt wird, ist allgemein enorm hoch. Der demografische Wandel tut sein übriges: Mit immer weniger Personal müssen in Zukunft die gestellten Verwaltungs- und E-Government-Aufgaben bewältigt werden. Die Weichen müssen deshalb früh gestellt werden. Optimale IT-gestützte Verwaltungsprozesse – und damit die E-Rechnung – gehören einfach dazu.

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