Der positive Einfluss digitaler Dokumente

ECM-Systeme machen Dokumenten-Management effizient

Weil schnelle Informations- und Dokumentenverfügbarkeit heute Trumpf ist, sollten Unternehmen sich mit der Umstellung auf ein digitales Archiv vorbereiten. Wie das gelingt, erläutert Olaf Stammer, Head of Solution Marketing bei der TA Triumph-Adler GmbH.

Oliver Stammer, TA Triumph Adler

„ECM-Systeme sind die nächste Stufe zu mehr Effizienz im Rahmen des Dokumenten- und Informationsmanagements", glaubt Olaf Stammer.

IT-DIRECTOR: Herr Stammer, wie weit verbreitet ist das digitale Archiv in Großunternehmen (ab 1.200 Mitarbeitern)?
O. Stammer:
Bei solchen Unternehmen ist die Abdeckung mit einem elektronischen Archiv im Vergleich zum kleinen und mittleren Mittelstand, schon sehr hoch. Doch längst nicht alle Unternehmen in dieser Größe haben sich der Herausforderung der Digitalisierung gestellt. Die elektronische Archivierung ist zumindest bei vielen aber der erste Schritt, den Zugriff auf eine Vielzahl an Dokumenten für die Mitarbeiter erheblich zu vereinfachen.

IT-DIRECTOR: Wann sollten sich Unternehmen für eine Migration vom papierbasierten Archiv in die digitale Version entscheiden? Und wie gelingt dies problemlos?
O. Stammer:
Am besten gestern! Das Zeitalter der Digitalisierung ist keine Vision mehr, sondern bestimmt bereits unseren Alltag. Der Schlüssel für eine möglichst reibungslose Umstellung ist eine gute Vorplanung und das richtige Projektmanagement. Hier ist ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen der Projektleitung des Unternehmens und seines Dienstleisters gefragt. Damit dies gelingt, sollten Ziele definiert, der Projektrahmen abgesteckt und der Faktor "Mensch" vor allem von der Anwenderseite her berücksichtigt werden.

IT-DIRECTOR: Welche Argumente sprechen aus Ihrer Sicht für die digitale Archivierung. Welche Aspekte sprechen dagegen?
O. Stammer:
Durch die Digitalisierung wird alles schnelllebiger, insbesondere die Kommunikation und der Informationsaustausch. Das betrifft auch die Dokumente im täglichen Geschäftsleben, denn schnelle Informations- und Dokumentenverfügbarkeit ist heute Trumpf. Auf der einen Seite hilft es, Kunden und Lieferanten schnell mit den gewünschten Informationen zu versorgen. Auf der anderen Seite ermöglicht dies, die eigenen personellen Ressourcen richtig einzusetzen. Die Mitarbeiter können sich dann voll auf das operative Kerngeschäft fokussieren, denn unnötige Suchzeiten im alten Papierarchiv gehören der Vergangenheit an.

Gegen die Einführung eines elektronischen Archivs sprechen in der Regel nur die Aufwände, die viele Unternehmen immer noch scheuen. Meist ist für die Projekte "zu wenig Zeit", da das tägliche Geschäft die Mitarbeiter heute schon voll einspannt. Wie nahezu bei jedem anderen IT-Projekt bindet auch hier die Einführung natürlich personelle Ressourcen. Doch es lohnt sich! Wer den Aufwand nicht scheut, gewinnt nach der Umsetzung Zeit, da die meist aufwändigen papierbasierten Prozesse entfallen.

IT-DIRECTOR: Nutzen Unternehmen Software-Lösungen zur elektronischen Archivierung, müssen eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen berücksichtigt werden. Welche Kriterien müssen bezüglich der Rechtskonformität beachtet werden? Welche Daten, Informationen und Dokumentarten müssen wie lange aufbewahrt werden?
O. Stammer:
Neben Aufbewahrungsfristen, Format und Langzeitabsicherung, ist vor allem die Dokumentation des angewendeten Verfahrens ein wichtiger Bestandteil. Welche konkreten Anforderungen zu welcher Dokumentart bestehen, sollte ihn jedem Projekt gezielt und individuell bewertet werden.

IT-DIRECTOR: Welchen Vorteil bieten ECM-Software-Lösungen bei der digitalen Archivierung?
O. Stammer:
ECM-Systeme sind die nächste Stufe zu mehr Effizienz im Rahmen des Dokumenten- und Informationsmanagements. Bei vielen Systemen ist heute die Archivierung schon fast ein "Nebenprodukt", da der Fokus für die Umsetzung in der elektronischen Optimierung von Prozessen wie beispielsweise der Eingangsrechnungsbearbeitung liegt. Informationen und Dokumente sind hier unternehmens- und standortübergreifend verfügbar, ein ECM-System bietet daher die ideale Plattform für die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter auf dem optimalen Informationsstand. Im Hintergrund läuft dann die tatsächliche Archivierung, die nach definierten Regeln die Dokumente in die Langzeitspeicherung überführt.

IT-DIRECTOR: Inwiefern beeinflussen digitale Dokumente den Workflow im Unternehmen?
O. Stammer:
Digitale Dokumente sind ein positiver Einfluss, ob in Form eines elektronischen Archivs oder als ECM mit digitalen Workflows. Denn sie erleichtern den Zugriff und gekoppelt mit der richtigen Organisation beschleunigen sie Arbeitsprozesse immens. Sind gerade die Faktoren Transport und Liegezeit im klassischen "Papierkrieg" echte Zeitfresser, entfallen diese bei digitalen Workflows meist ganz.

IT-DIRECTOR: Ein digitales Dokumentenmanagement umfasst wesentlich mehr als das bloße Ablegen von Daten, welche Bereiche sind das?
O. Stammer:
Hier geht es neben der reinen Recherche viel mehr um den Aspekt der aktiven Arbeit mit den Dokumenten. Angefangen bei Wiedervorlagen auf Vertragsfristen, über die aktive Zusammenarbeit an komplexen Dokumenten, bis hin zur Abbildung von Arbeitsprozessen in digitalen Workflows. Dabei spielt mehr und mehr auch der mobile Zugriff eine wichtige Rolle, um zum Beispiel auch von unterwegs über ein Tablet Zugriff auf eine Projektakte zu haben, Statusinformation "live" abzurufen und bei Bedarf neue Aufgaben direkt im Team zu verteilen.

IT-DIRECTOR: Welche Bedeutung haben das In- und Output-Management?
O. Stammer:
Sie verschmelzen immer mehr miteinander, was die Arbeit deutlich erleichtert. Das richtige Input-Management sorgt für hohe Automatisierung und eine gute Grundstruktur. Auch die Ausgabemöglichkeit spielt immer noch eine große Rolle. So schön digital auch alles sein kann, es gibt Situationen in denen Papier auch praktisch sein kann. Dabei sollte man dann stets den Rückweg in die digitale Welt im Auge behalten, denn die Informationen sollen ja später wieder der digitalen Akte zugeführt werden. Daher verschmelzen moderne Hard- und Software zum Beispiel zu intelligenten Multifunktionsprodukten (MFP). Was früher mal ein Kopierer war, ist heute die direkte Schnittstelle aus und in ein elektronisches Archiv.

IT-DIRECTOR: Welche Herausforderungen stellt die digitale Transformation generell an aktuelle DMS- und ECM-Software-Lösungen?
O. Stammer:
Der permanente Wandel treibt auch die Notwendigkeit der Weiterentwicklung für DMS- und ECM-Systeme. Die digitale Transformation ist dabei ein positiver Treiber, da jetzt alles mehr und mehr digital wird, wodurch sich die Möglichkeiten der Systeme deutlich erhöhen. Wo früher noch viele Wege manuell zu gehen waren um Dokumente zu digitalisieren, verschiebt sich der Fokus bei der Weiterentwicklung solcher Lösungen mehr in Richtung der intelligenten Nutzung verfügbarer Dokumente und Informationen, also hin zu Big Data und Business Intelligence (BI).

IT-DIRECTOR: Geben Sie drei Tipps zur Einführung eines digitalen Archivs und worauf bei der Software-Auswahl geachtet werden muss.
O. Stammer:

  1. Das eigene Unternehmen kennenlernen und sämtliche Anforderungen vor der Suche aufarbeiten.
  2. Den Fokus nicht nur auf die Technologie, sondern auch auf eine gute Beratung und Vorplanung legen. Wie bei einem Hausbau ist die Planung und die Definition des Ergebnistyps der Grundstein für das spätere Resultat und die damit verbundene Akzeptanz bei den Anwendern.
  3. Nicht alles auf einmal versuchen. Für das Pilotprojekt den Bereich und den Prozess mit der größten Wertschöpfung identifizieren und damit anfangen.

 

 

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