Moderne Unternehmensführung

Effektives Beteiligungsmanagement beim Tüv

Beteiligungen effizient zu verwalten und zu steuern, gehört zu den beständigen ­Herausforderungen moderner Unternehmensführung – so auch bei der Tüv Rheinland AG, die dafür eine spezielle Software von Zetvisions nutzt.

Tüv-Prüfung in der Produktion

Seit 2002 führt der Tüv als unabhängiger Prüfdienstleister in verschiedenen Ländern die Überprüfung von Sozialstandards in der Produktion und Industrie durch.

Beim Beteiligungsmanagement in Konzernen geht es nicht selten um eine dreistellige Anzahl von Unternehmen. Die Komplexität wird dadurch erhöht, dass die Tochterfirmen in unterschiedlichen Rechtssystemen angesiedelt, in den verschiedensten Gesellschaftsformen organisiert und diverse Beteiligungsquoten zu berücksichtigen sind. Nicht zuletzt sind die zeitnahe Erfassung und Freigabe von Informationen zu den einzelnen Beteiligungsgesellschaften – in entsprechender Datenqualität – wesentlich.

Das Beispiel des Tüv Rheinland zeigt, wie eine Software-Lösung das Beteiligungsmanagement unterstützen kann. Bis 2012 lagen Daten, Mandate und Dokumente meist nur dezentral bei den Gesellschaften der Unternehmensbereiche und Regionen vor; beteiligungsrelevante Informationen wurden aus diversen Datenquellen mit heterogener Datenqualität bereitgestellt. Ad-hoc-Abfragen zu gesellschaftsrelevanten Informationen erfolgten kaskadenförmig per E-Mail. Zudem waren zwar gesellschaftsrechtliche Strukturen abfragbar, mehr aber auch nicht. So war in einem System die gesellschaftsrechtliche Struktur verfügbar, in einem anderen die Dokumente, in einem weiteren die Gesellschaftsinformationen; schließlich gab es noch Excel-Tabellen, in denen die Boards geführt wurden. Folgerichtig war das Vertrauen in die Zuverlässigkeit der Beteiligungsinformationen gering. Geplant war daher eine dezentrale Ablage relevanter Daten, Mandate und Dokumente, damit die Ansprechpartner in den Regionen und Unternehmensbereichen die Informationen direkt selbst pflegen können.

Mit einer entsprechenden Software-Lösung sollten vor allem folgende Ziele erreicht werden:
– mehr Transparenz bei den Beteiligungsmanagement-Informationen,
– Verbesserung der Effizienz der Pflegeprozesse aller Daten des Beteiligungsmanagements,
– Unterstützung bei allen zentralen und lokalen kommunikativen, verwaltenden Aufgaben sowie bei der Aufgabenplanung des Beteiligungsmanagements,
– Bereitstellung einer digitalen Dokumentenablage für alle gesellschaftsrechtlichen Dokumente,
– größerer Bedienungskomfort beim Umgang mit dem Beteiligungsmanagement-System.

Jürgen Blumhofer, Leiter Zentrales Beteiligungsmanagement bei dem Anwenderunternehmen, nennt die Ziele: „Das zentrale Beteiligungsmanagement sollte künftig der ‚Single Point of Truth‘ für alle rechtlich relevanten Gesellschaftsinformationen in der Tüv Rheinland Group sein.“ Um dies zu erreichen, wurden folgende Anforderungen an die gesuchte Software definiert: Abbildung der Stammdaten pro Anteil, Darstellung der gesellschaftsrechtlichen und der Managementstruktur, Einrichten von Workflows, Terminplanung, integriertes Dokumentenmanagement, Auslieferung von Standardberichten, vordefinierte rechtliche Einstellungen zur Gesellschaftsart je nach Land, Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer, Revisionssicherheit und SAP-Basis. „Diese Anforderungen konnte allein Zetvisions mit dem Corporate Investment Manager (CIM)  abdecken“, so Blumhofer. 2013 wurde dann erstmals operativ mit dem neuen Beteiligungsmanagement-System gearbeitet. Durchschnittlich werden pro Jahr 1.500 Dokumente zu Gesellschaften hochgeladen und über 5.700 Änderungsbelege zur Dokumentation der Veränderungen maschinell erzeugt.

Berichte auf Knopfdruck


Nach drei Jahren kann festgehalten werden, dass die Software für bessere Datenqualität und effizientere Pflegeprozesse aller beteiligungsrelevanten Daten durch eine zentrale, einheitliche und konsistente Datenbasis sorgt. Für die gesellschaftsrelevanten Dokumente wurden Dokumentenklassen definiert, die einheitlich aufgeführt sind. Zu bestimmten Stichtagen bekommen die Mitarbeiter in den Regionen/Unternehmensbereichen einen Hinweis, definierte Daten/Dokumente im System zu hinterlegen. Die Nutzung von Assistenten trägt dabei zur Steigerung der Datenqualität bei, da durch zuvor definierte Freigabeprozesse die entsprechenden Zuständigkeiten auch systemseitig hinterlegt sind. Die Folge: mehr Sicherheit und Beschleunigung der zuvor zeitintensiven Prozesse. Die flexible Erstellung von Berichten und Ad-hoc-Abfragen erleichtert zudem die Arbeit. „Was früher eine umständliche E-Mail-Abfrage erforderte, ist heute über einen Ad-hoc-Bericht zugänglich, der auf Knopfdruck zur Verfügung steht“, kommentiert Blumhofer. Filter geben die Möglichkeit, Gesellschaften nach Regionen oder nach Land zu selektieren und zu detaillieren. Allein der Überblick über 900 Mandate und deren Mandatsträger wird dadurch erheblich erleichtert.

Neben besserer Datenqualität, effizienteren Pflegeprozessen und der flexiblen Erstellung von Berichten punktet die Software durch die benutzerfreundliche Oberfläche und die digitale Dokumentenablage. Die ­Aufgabenplanung und -koordination im Beteiligungsmanagement, wie Gründung/Liquidation von Gesellschaften und Standorten, Ernennung/Abberufung von Vorständen/Geschäftsführern oder Koordinierung der Aufsichtsratssitzungen, werden ebenfalls software-seitig unterstützt. Außerdem sorgten vordefinierte Einstellungen je nach Land oder Gesellschaftsart sowie Wiedervorlagen, Workflows und integriertes Dokumentenmanagement für effektive Prozesse.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 07-08/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Neben den funktionalen Anforderungen bietet Zetvisions CIM durch die SAP-Anknüpfung eine verbesserte Systemintegration und Wartung. Zusätzlich liefert die Software eine von Wirtschaftsprüfern zertifizierte Qualität und Revisionssicherheit. Das Resümee von Jürgen Blumhofer: „Wir haben eine klare aktuelle Konzern- und Managementstruktur und Übersicht über alle Mandate sowie deren Laufzeit. Die Standorte können jederzeit abgerufen werden. Und wir haben alle gesellschaftsrelevanten Dokumente im System.“


Der Tüv Rheinland …
… ist ein internationaler unabhängiger Prüfdienstleister mit mehr als 140 Jahren Tradition. Heute arbeiten im Konzern rund 19.600 Menschen an über 500 Standorten in 69 Ländern. Das Unternehmen prüft als neutraler und unabhängiger Dritter technische Anlagen, Produkte und Dienstleistungen; zudem begleitet die Gruppe Projekte und Prozesse für Unternehmen. 2015 erzielte die Tüv Rheinland Group einen Umsatz von 1,88 Mrd. Euro und zählte über 180 Beteiligungen sowie rund 70 Mitgesellschafter.


Bildquelle: Tüv

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