Mehr Zeit für das Wesentliche

Effiziente Personalverwaltung für die Stadt Würzburg

Die Mainfranken-Metropole Würzburg mit ihren 2.800 Beschäftigten hat eine Vielfalt von Aufgaben und Bereichen zu managen: Theater, Feuerwehr, Bau- und Gartenamt, Verkehrsüberwachung, Stadtreinigung und Verwaltung. Um hier als eine der sechs größten Städte Bayerns attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben, wurden die ­Personalprozesse bereichsübergreifend verbessert.

Stadt Würzburg

Würzburg ist eine der sechs größten Städte Bayerns und möchte wettbewerbsfähig bleiben.

Dabei waren die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Einsatzbereiche eine besondere Herausforderung. Doch mit einem IT-gestützten Workforce Management hat die Stadt ein zukunftsweisendes Personalmanagement etabliert. Die Lösung integriert den Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) und stellt eine gesetzeskonforme Abrechnung in allen Bereichen sicher. Zugleich baut die Behörde die Anwendungsmöglichkeiten überall konsequent aus. So reduziert etwa die in der Verkehrsüberwachung eingesetzte elektronische Personaleinsatzplanung den Planungsaufwand und stellt eine wirtschaftliche Disposition der wertvollen Personalressourcen sicher. Durch das Mitarbeiterportal Employee & Manager Self Services und die Nutzung der mobilen App für Monteurtrupps, Baukolonnen oder Mitarbeiter mit wechselnden Einsatzorten haben die Mitarbeiter zudem jederzeit Zugriff auf für sie relevante Informationen.

Der administrative Aufwand rund um die Zeitwirtschaft und Einsatzplanung ist laut der Stadt Würzburg gesunken. Gleichzeitig sollen die Arbeitgeberattraktivität und die Zufriedenheit bei den Beschäftigten steigen. Der Nutzen lässt sich messen: Insgesamt wurden bei der Stadt im administrativen Bereich der Zeitwirtschaft jährlich Kapazitäten in Höhe von mehr als 14.000 Stunden frei, die für wertschöpfende Tätigkeiten und mehr Bürgernähe genutzt werden. „Bürgernähe, zügiger Service und Mitarbeiterorientierung haben bei uns höchste Priorität. Workforce Management führt gerade im öffentlichen Dienst zu mehr Effizienz in der Personalverwaltung und zu optimierten Prozesskosten. Wir gewinnen Zeit für das Wesentliche“, erklärt Claus Erlenbach, Projektleiter Arbeitszeitmanagement der Stadt Würzburg, die Entscheidung für die IT-gestützte Lösung von Atoss.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2015. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Neben der aufwändigen Erfassung von Arbeitszeiten und Kostenstellen per Hand war bei der Stadt Würzburg vor allem die manuelle Berechnung von Lohnbestandteilen ein großer Zeitfresser. Schließlich machten im Jahre 2005 die komplexen Anforderungen des TVöD die Einführung einer elektronischen Zeitwirtschaft unabdingbar. Eine manuelle Abbildung der Tarifbedingungen war nahezu unmöglich. Heute erfolgt die Erfassung der täglichen Arbeitszeiten von aktuell ca. 2.250 Beschäftigten der Stadt Würzburg an 50 Zeiterfassungsterminals. Die Bewertung der Arbeitszeiten und deren Übergabe an das angebundene Lohn- und Gehaltsystem erfolgt vollautomatisch, Fehlerquellen und manuelle Aufwände werden reduziert. Eine transparente Abrechnung der geleisteten Arbeitszeiten inklusive etwaiger Zuschläge soll lückenlos gewährleistet sein. Die Zufriedenheit bei den Beschäftigten und dem Personalbereich sei gestiegen. Auch die Erfassung von Tätigkeiten in Form von Kostenstellenkombinationen über die Zeiterfassungsgeräte sei für viele Beschäftigte mittlerweile täglicher Standard und die Basis von Gebührenkalkulationen und Abrechnungen.

Mit der Atoss-Personaleinsatzplanung werden auch die Dienstanforderungen im Bereich Verkehrsüberwachung geplant und abgebildet. Das Schichtsystem mit wechselnden Arbeitsplätzen und vorgegebenem Arbeitszeitverhältnis im Außen- und Innendienst stellte die Planer vor Herausforderungen. Heute werden Schichtvorgaben, gesetzliche Regelungen und TVöD automatisch berücksichtigt. Gleichzeitig herrscht durch die Online-Auskünfte Transparenz. Planungsverantwortliche und Mitarbeiter können rechtzeitig reagieren und die Vorgaben der Stadt einhalten.

Mehr Selbstverantwortung

Durch das Mitarbeiterportal Employee & Manager Self Services haben die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf relevante Informationen wie gestempelte Arbeitszeiten, Saldenstände oder Abwesenheiten. Zusätzlich hat jeder Mitarbeiter die volle Verantwortung für seine eigenen Zeitkonten. Zeitaufwändige Rückfragen bei der Personalabteilung oder vergessene Buchungen gehören der Vergangenheit an. Dadurch wird die Administration entlastet. Mithilfe der Online-Auskünfte werden die für den TVöD erforderlichen 32 Zeitkonten für den Mitarbeiter transparent. Im Intranet finden die Beschäftigten umfassende Dokumentationen zu allen für sie relevanten Bereichen der Anwendung in Form von PDF-Dokumenten und Videos.

Mobile Zeitwirtschaft

Mit Einführung der mobilen Zeitwirtschaft eröffnen sich nicht zuletzt neue Chancen für den Alltag bei der Stadt Würzburg. Über das dienstliche Smartphone erfassen aktuell etwa 125 Beschäftigte jederzeit und überall ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten, Tendenz steigend. Nacherfassungen oder Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig wird die Verrechnung beschleunigt. Auch die eigenen Zeitsalden können laut Anwender jederzeit unabhängig vom Standort eingesehen werden. Die mobile App sei ein echter Problemlöser für mobil Beschäftigte. Punktgenaue Zeiterfassung, Gruppenbuchungen und untertägige Kontierungen via Smartphone seien inzwischen gelebte Praxis.
Die Nutzung der Smartphones hat einen weiteren Vorteil: Eine städtische E-Mail-Adresse direkt vor Ort ermöglicht beispielsweise Zugriff auf Rundschreiben und Stellenausschreibungen. Zukünftig sind noch weitere dienstliche Anwendungen auf diesen Geräten geplant, denn die Stadt Würzburg baut ihre Workforce-Management-Lösung konsequent aus.


Die Stadt Würzburg
Im Wirtschafts- und Wissenschaftsraum Würzburg sind Tradition und Fortschritt gleichermaßen zu Hause. Für ca. 125.000 Einwohner ist die Universitätsstadt der wirtschaftliche und kulturelle Mittelpunkt in der Region. Als moderner Dienstleister mit Eigenbetrieben beschäftigt die Mainfranken-Metropole ca. 2.800 Mitarbeiter, die größtenteils über eine IT-gestützte Workforce-Management-Lösung transparent und effizient ­geplant und gesteuert werden.


Bildquelle: Thinkstock/iStock

©2020Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok