Managed Print Services (MPS)

Effiziente Verwaltung der Druckerflotte

Interview mit Kurt Berthold, General Manager Consulting & Solution Experts CSE der TA Triumph-Adler GmbH, über die effiziente Verwaltung der Druckerflotte per Managed Print Services (MPS)

Kurt Berthold, TA Triumph-Adler

Kurt Berthold, General Manager Consulting & Solution Experts CSE der TA Triumph-Adler GmbH

IT-DIRECTOR: Herr Berthold, „Managed Print Services (MPS)“ werden bereits seit längerem angeboten. Wie schätzen Sie aktuell deren Verbreitung bei Großkunden bzw. in mittelständischen Unternehmen ein?
K. Berthold:
Managed Print Services etablieren sich zunehmend in Unternehmen jeder Größe. Die Vorteile einer transparenten Druckumgebung überzeugen: Sie unterstützt die Anwender dabei, produktiver zu arbeiten und liefert einen kontinuierlichen Kostenüberblick. Das bestätigen auch die Nutzerzahlen unserer eigenen Fleet-Monitoringlösung „Cockpit“. Wir verwalten im Auftrag unserer Kunden bereits 150.000 Systeme über die Software online und sorgen so für mehr Effizienz und Transparenz im Output-Management.

IT-DIRECTOR: Was veranlasst die Verantwortlichen heutzutage konkret dazu, auf Managed Print Services zu setzen?
K. Berthold:
Nach der Konsolidierung der Druck- und Kopierumgebung, darum geht es bei der MPS-Einführung, sind Unternehmen heute bereit dafür, den nächsten Schritt zu gehen. Dazu gehört, dokumentenintensive Prozesse weiter zu optimieren und automatisierten Abläufen, wie der digitalen Erfassung von Dokumenten, deren automatische Konvertierung, Indexierung, Datenextrahierung, Verteilung und Archivierung offen gegenüberzustehen. Dies bestätigt auch die Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft, die IDC in unserem Auftrag durchgeführt hat. Insbesondere bei der Aufbereitung, Be- und Verarbeitung von Informationen und Dokumenten werden Datenflut und Medienkonvergenz weiter zunehmen. Wir müssen daher die passenden Antworten auf die Frage liefern, wie wir die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort für die richtige Person zugänglich machen können. Individuell zugeschnittene Managed Print Services leisten in diesem Kontext einen wichtigen Wertbeitrag.

IT-DIRECTOR: Welche wirtschaftlichen und technologischen Gründe sprechen vor allem für die Nutzung von Managed Print Services?
K. Berthold:
MPS stellen eine einfache, effiziente Abwicklung von dokumentenbasierten Prozessen sicher. Damit lassen sich Kosten reduzieren und Effizienz steigern. Sie lassen sich zudem problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Sämtliche Services funktionieren idealerweise herstellerunabhängig und sind mit allen gängigen Betriebssystemen und IT-Welten kompatibel. Darüber hinaus sind MPS flexibel skalierbar, wodurch Unternehmen Lastspitzen einfacher abfedern können. Und auch die Themen Datenschutz und Datensicherheit können weiter vorangetrieben werden.

IT-DIRECTOR: Welchen Stellenwert nehmen Sicherheitsfragen sowie die Einhaltung bestimmter Compliance-Vorgaben seitens der Kunden in MPS-Projekten ein?
K. Berthold:
Sicherheit war schon immer sehr wichtig, ist aber im Zuge der NSA-Affäre in den Fokus gerückt. Mit der neuen EU-Grundschutz-Verordnung (GDPR), die Anfang 2015 in Kraft getreten ist, erhöht sich der Stellenwert noch weiter. Die Verordnung enthält strengere Auflagen für den Schutz persönlicher Daten, und Unternehmen müssen diese erfüllen. Besonders dann, wenn sie international tätig sind und über Ländergrenzen hinweg Daten austauschen. Mit Inkrafttreten der GDPR können Betriebe ihre IT-Sicherheitsstandards erhöhen. Neben den rein technischen Vorkehrungen ist hier unbedingt auf die Prozesse zu achten, die von Menschen ausgeführt werden. Denn hier liegen die größten Risiken verborgen, beispielsweise verursacht durch fehlende Anweisungen, Kontrollen oder Unachtsamkeit. Mit gängigen Rahmenwerken wie die ISO-2700X-Serie oder Cobit lassen sich solche Sicherheitsrisiken minimieren. Dieses Know-how decken wir in unserer Abteilung Consulting & Solution Experts ab.

IT-DIRECTOR: Wie wichtig sind den IT-Verantwortlichen im Rahmen von Output-Projekten generell verschiedene Umweltaspekte, z.B. die Energieeffizienz oder Toner-Emissionen der Geräte?
K. Berthold:
Die IT-Verantwortlichen stellen bei Ausschreibungen zunehmend hohe Anforderungen an den Umweltschutz, besonders in Märkten wie im Gesundheits- und Bildungswesen sowie im behördlichen Umfeld. Auf diesen Märkten entscheiden Kriterien wie Umweltschutz, Energiebilanz und Emissionswerte, welche Druck- und MFP-Systeme angeschafft werden. Mit unserer MPS-Monitoring-Software können Unternehmen beispielsweise Echtdaten ihres Stromanbieters einspeisen und sich so den Stromverbrauch, Kosten und CO2-Verbrauch kalkulieren lassen. Auf diese Weise lassen sich die Systeme wirklich bedarfsgerecht und ökologisch zugleich einstellen.

IT-DIRECTOR: Auf welche Zertifizierungen oder Gütesiegel sollte man in diesem Umfeld besonders achten?
K. Berthold:
Wichtig in diesem Umfeld sind Gütesiegel wie der „Energy Star“, das den Stromkonsum bewertet. Auch die RAL-UZ 171, die Grundlage für die Vergabe des Umweltzeichens „Der Blaue Engel“, spielt hier eine Rolle. Die Kriterien hierfür wurden Anfang letzten Jahres weiter verschärft. Sie stellen sicher, dass die Leistungsaufnahme der Systeme nach dem Drucken und Kopieren den vorgegebenen Grenzwert nicht übersteigt. Stromkosten lassen sich natürlich auch dann einsparen, wenn Einzelsysteme von Multifunktionslösungen ersetzt werden, die Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen miteinander kombinieren.

IT-DIRECTOR: Wie wichtig ist die Reduzierung von CO2-Emissionen für Sie als Hersteller? Welche Wege haben Sie hier eingeschlagen?
K. Berthold:
Nachhaltigkeit haben wir als Wert in unseren Führungsleitlinien verankert und nehmen dies daher als Hersteller sehr ernst. Unsere Fleet-Monitoringlösung haben wir kürzlich um Analysefunktionen erweitert, mittels derer Unternehmen den CO2-Ausstoß und die Energiebilanz ihrer im Netzwerk angeschlossenen Systeme erfassen können. Zusätzlich gibt die Lösung Empfehlungen für eine Verbrauchsreduzierung ab. Damit erhalten IT-Administratoren alle Informationen, um ihre Systeme an unternehmensinterne Richtlinien und Umweltziele anzupassen und dadurch die Energiebilanz und Kosten nachhaltig zu verbessern. Die Vollversion „Cockpit Green“ lässt sich zudem auch mobil nutzen und bietet die Möglichkeit, Prozesse direkt vom mobilen Endgerät aus anzustoßen.

IT-DIRECTOR: Mit der zunehmenden Verbreitung mobiler Endgeräte wird das Drucken von unterwegs für die Nutzer immer wichtiger. Welche praktikablen Methoden und Technologien existieren hierfür im Moment?
K. Berthold:
Mobile Print Apps für iOS und Android haben sich in der Praxis durchgesetzt. Mit den Apps lassen sich Mobilgeräte ohne großen Aufwand drahtlos mit Druckgeräten und Multifunktionsdruckern eines lokalen Netzwerks verbinden. Die Anwendungsszenarien sind vielfältig: Fotos und Dokumente, die auf dem Mobilgerät gespeichert sind, lassen sich drucken, Dokumente auf einem kompatiblen Multifunktionsdrucker scannen, auf dem Mobilgerät speichern und per E-Mail versenden sowie Webseiten drucken, auf die die Anwender über den in der App integrierten Webbrowser zugreifen.

IT-DIRECTOR: Wie haben Sie als Anbieter die mobile Thematik gelöst – welche Lösungen haben Sie speziell hierfür im Portfolio?
K. Berthold:
Neben den gängigen Mobile Printing Apps werden wir demnächst auch eine mobile Follow-me-Printing-Lösung anbieten. Außerdem haben wir beispielsweise eine mobile Anwendung zur Fotodokumentation speziell für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen entwickelt. Die App basiert auf dem Betriebssystem Android und lässt sich einfach bedienen. Der Arzt scannt mit der Kamera eines Smartphones den Barcode des Patientenarmbandes, woraufhin die Patientendaten des Barcodes mit den hinterlegten Daten im KIS und in der digitalen Patientenakte abgeglichen werden. Die erfolgreiche Zuordnung wird quittiert, so dass der Arzt nun fotografieren muss. Sobald er alle Fotos zum jeweiligen Patienten erstellt hat, erfolgt per Touchscreen die direkte und sichere Übertragung der Bilder in die digitale Patientenakte.

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