Klinikum setzt mit Atoss auf ganzheitliche Patientenbetreuung

Effizientes Personalcontrolling

Mithilfe von Atoss Medical Solution und einer IT-gestützten Dienstplanung schafft das Klinikum Itzehoe die notwendige Transparenz und Flexibilität, um die Personalorganisation am Behandlungs- und Pflegeprozess auszurichten.

Eingangsbereich, Bildquelle: Klinikum Itzehoe

Das Klinikum Itzehoe ist ein Schwerpunktkrankenhaus und gleichzeitig Lehrkrankenhaus der Universitäten Kiel, Lübeck und Hamburg.

Im Klinikum Itzehoe steht der Mensch im Mittelpunkt. Die Pflege und Betreuung der Patienten endet nicht mit dem stationären Aufenthalt. Diverse Einrichtungen und ambulante Dienste arbeiten interdisziplinär, um die Patienten auf dem gesamten Weg zur Heilung zu begleiten. Das Klinikum Itzehoe ist ein Schwerpunktkrankenhaus und gleichzeitig Lehrkrankenhaus der Universitäten Kiel, Lübeck und Hamburg. Es erbringt für die Region zusätzliche Leistungen, die über seine Kernaufgaben hinausgehen. Mit der angegliederten Stadtklinik Glückstadt und dem Seniorenzentrum Olendeel mit seinen Tochtergesellschaften versorgt das Krankenhaus stationär rund 23.000 und ambulant rund 25.000 Patienten im Jahr.

Das Klinikum Itzehoe ist der größte Arbeitgeber im Kreis Steinburg und verfügt über eine nach DIN EN ISO 9001: 2008 zertifizierte Gesundheits- und Krankenpflegeschule mit 105 Ausbildungsplätzen. 1.600 Mitarbeiter, darunter rund 850 Pflegekräfte und 230 Ärzte, arbeiten interdisziplinär und am ganzen Menschen orientiert. Um eine hohe Versorgungsqualität realisieren zu können, ist eine flexible, bedarfsorientierte und bereichsübergreifende Dienstplanung notwendig. In der Vergangenheit erfolgte die Disposition anhand der Sollarbeitszeit und hinterlegter Arbeitszeitvereinbarungen. Schnelle Reaktionen auf aktuelle Anforderungen, beispielsweise ein unerwartet hohes Patientenaufkommen oder der Ausfall eines Mitarbeiters, waren schwierig. Veränderungen wurden in der Regel am Monatsende manuell bearbeitet, was einen enormen Administrationsaufwand bedeutete.

Komplexe Arbeitszeiten einfach managen

Bei der Auswahl einer neuen Lösung war es dem Klinikum besonders wichtig, dass alle erfassten Zeitdaten für eine patientenorientierte und wirtschaftliche Planung der Pflegekräfte in Echtzeit zur Verfügung stehen. Die Klinikleitung entschied sich für die Atoss Medical Solution. Hans Augustin-Stöver, Stabstelle Arbeitszeitmanagement am Klinikum Itzehoe, erklärt: „Die kontinuierliche Ausweitung unserer Leistungen – auch im ambulanten Bereich – stellt hohe Ansprüche an das Arbeitszeitmanagement. Wie komplex die Planung und Steuerung unseres Personaleinsatzes ist, zeigt die hohe Anzahl an individuellen Schichtmodellen. Mit unserer Planungssoftware können wir alle diese Einsatzszenarien mit unterschiedlichsten Dienstabfolgen problemlos managen.“

Die moderne Workforce-Management-Software integriert die Funktionen Arbeitszeitmanagement, Dienstplanung und Mitarbeiterportal. Alle 400 Arbeitsmuster, 1.100 Schichtmodelle und 780 Schichtzyklen des Klinikums wurden in der Lösung abgebildet. Neue Arbeitszeitmodelle lassen sich selbstständig anlegen. Die Arbeitszeiten werden über Terminals erfasst. Sie stehen auf Knopfdruck für Planung, Controlling und Abrechnung zur Verfügung. Die Software ermöglicht die minutengenaue Darstellung aller Arbeitszeiten, der unständigen Zuschläge und leistungsabhängigen Zulagen wie Schicht- und Wechselschichtzulagen. Lohnarten werden tagesaktuell erzeugt und direkt an das Lohn- und Gehaltssystem übertragen.

Effiziente Steuerung des Personaleinsatzes

Die Pflegedirektion profitiert von der erzielten Transparenz und Datenqualität. Die Möglichkeit der Auswertung im Hinblick auf Fehlzeiten, Minus- und Plusstunden oder Arbeitszeitentwicklung unterstützt den wirtschaftlichen Personaleinsatz und ein effizientes Personalcontrolling. Aus den Statistiken lässt sich beispielsweise ersehen, wie hoch die Inanspruchnahme der Rufbereitschaft tatsächlich ist. Die im System gespeicherten Daten dienen dem Klinikum als Grundlage für Prozess- oder Unternehmensentscheidungen. Dazu Irmgard Laibida, Pflegedirektorin am Klinikum Itzehoe: „Unsere Erwartungen an das neue Planungstool waren hoch. Durch die Onlineverfügbarkeit aller Zeitwirtschaftsdaten können wir auf aktuelle Probleme schnell und adäquat reagieren. Gleichzeitig wird das Personalcontrolling in die Lage versetzt, jederzeit Analysen zu liefern. Diese bilden die Grundlage für strategische Entscheidungen rund um die Personalorganisation.“

Bei der Einführung der Lösung wurden rund 80 Stations- und Funktionsleiter sowie deren Stellvertreter im Multiplikatorensystem geschult. Die Erstschulung nahm jeweils zwei Tage in Anspruch. Heute erfolgt die Einweisung der Planer innerhalb von zwei Stunden. Die in Echtzeit zur Verfügung stehenden Saldenstände ermöglichen es, die 850 Pflegekräfte kurzfristig zu disponieren und dabei Resturlaube und Mehrarbeitszeiten zu berücksichtigen. Um Belastungsspitzen ausgleichen zu können, wurde ein achtköpfiges Profiteam von Pflegefachkräften eingerichtet, die über alle notwendigen Qualifikationen verfügen und abteilungsübergreifend arbeiten. Die Mitarbeiter können ihre Dienstpläne ab dem 15. des Vormonats für den Folgemonat einsehen und ihre Wünsche rechtzeitig einbringen. Ideen und Vorschläge ihres Teams setzt die Stationsleitung gleich im System um.

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Mit der aktiven Einbindung der Mitarbeiter in die Dienstplanung möchte das Klinikum die Vereinbarkeit von Beruf und Familie fördern. Diese Strategie wird mit einem Ganztageskindergarten unterstützt. Dem Klinikum ist bewusst, dass neben der fachlichen Qualifikation der Mitarbeiter auch deren Motivation und Leistungsfähigkeit entscheidend zur Pflegequalität beitragen. Und auch das Mitarbeitermarketing wird adressiert: „Die Dienstplanung unterstützt uns dabei, eine ökonomisch sinnvolle und für unsere Mitarbeiter passende Arbeitszeitgestaltung zu finden und diese zu optimieren. Eine Work-Life-Balance auf der Basis flexibler Arbeitszeiten ist für unsere Mitarbeiter ein hohes Gut und gewinnt für die Arbeitgebermarke zunehmend an Bedeutung“, so Laibida abschließend.

Über den integrierten Employee and Manager Self Service können alle Mitarbeiter Urlaube sowie Fehlzeiten beantragen und Informationen einsehen. Das entlastet die Personalabteilung und schafft unternehmensweite Transparenz. Auch in den angegliederten Bereichen, beispielsweise der psychiatrischen Tagesklinik Glückstadt oder dem Seniorenzentrum Olendeel, stehen persönliche Zeitdaten oder Dienstpläne zur Verfügung. Die Einsatzplanung der Auszubildenden für Krankenpflege erfolgt ebenfalls über das System. Die Daten aus dem Schulverwaltungssystem fließen über eine Schnittstelle in die Lösung ein. Hier wird geplant, welcher Schüler wie lange und auf welcher Station zum Einsatz kommt. In einem nächsten Schritt soll auch die Dienstplanung der Ärzte über die Software erfolgen. In der Anästhesie wird bereits daran gearbeitet; die Umsetzung in weiteren Fachbereichen soll folgen.


Klinikum Itzehoe
Mit dem modernen Seniorenzentrum Olendeel und seinen fünf Tochtergesellschaften betreut das Klinikum Itzehoe etwa 50.000 Patienten im Jahr. Rund 1.600 Mitarbeiter arbeiten täglich an dem Ziel, den Klinikaufenthalt möglichst angenehm zu gestalten und so den Heilungsprozess zu beschleunigen. Träger des Klinikums Itzehoe und der angeschlossenen Einrichtungen ist ein gemeinnütziger Zweckverband des Kreises Steinburg und der Stadt Itzehoe.
www.kh-itzehoe.de


Bildquelle: Klinikum Itzehoe

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