Digitale Fußfessel: Interview mit Christoph Müller-Dott, OBS

Eindämmung der E-Mail-Flut

Interview mit Christoph Müller-Dott, Managing Director Germany & Austria bei Orange Business Services, über das Für und Wider flexibler Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mit sozialen Unternehmensnetzen die unsägliche E-Mail-Flut einzudämmen

Christoph Müller-Dott, ­Orange Business Services

Christoph Müller-Dott, ­Orange Business Services

IT-DIRECTOR: Herr Müller-Dott, die Arbeitswelt wird immer mobiler, Mitarbeiter sind dadurch rund um die Uhr – unabhängig von Ort und Zeit – für Vorgesetzte, Kollegen, Partner, Lieferanten erreichbar? Sehen Sie hierin eine Form moderner Sklaverei?
C. Müller-Dott:
Definitiv nein, denn aus vielen Gesprächen sowie aus der Praxis unserer Kunden weiß ich, dass Mitarbeiter dies im Gegenteil schätzen. Denn die Mobilität gibt ihnen die Freiheit, manche Arbeiten dann zu erledigen, wenn es ihnen am besten passt, z.B. bei Leerläufen auf Reisen. Ich denke, dass in der Diskussion um gesundheitsgefährdende Überlastung von Arbeitnehmern häufig Ursache und Wirkung miteinander verwechselt werden.

IT-DIRECTOR: Wie meinen Sie das?
C. Müller-Dott:
Überlastung droht nicht aufgrund einer permanenten technischen Erreichbarkeit, sondern wenn erwartet wird, dass der Empfänger unmittelbar darauf reagiert, egal, wann und wo sie ihn erreicht. Das aber ist eine Frage der Kultur im Unternehmen: Erwartet ein Absender noch eine prompte Antwort, wenn man eine Mail nach 18 Uhr verschickt? Oder wenn man am späten Vormittag etwas an einen Kollegen in San Francisco weiterleitet, bei dem erst früh am Morgen ist?

IT-DIRECTOR: Einige große Unternehmen sind dazu übergegangen, nach bestimmten Uhrzeiten keine E-Mails mehr zuzustellen. Ist diese Vorgehensweise sinnvoll?
C. Müller-Dott:
Das ist ein Akt der Verzweiflung und noch dazu Augenwischerei. Ich halte so etwas für wenig zielführend, denn damit werden nur die Symptome, nicht aber die Ursachen bekämpft. Den Kopf in den Sand stecken hilft nicht weiter: Denn wenn der Mitarbeiter genau weiß, dass ihn die E-Mail-Flut am nächsten Morgen ereilt, schläft er sicher auch nicht besser, denn bearbeitet werden müssen sie ja trotzdem – und das erhöht den Druck für den nächsten Tag. In der Praxis zeigt sich häufig, dass Mitarbeiter Mittel und Wege finden, solche starren Regelungen zu umgehen: Wer z.B. die zulässige Arbeitszeit überschreitet, stempelt aus – und setzt sich wieder an seinen Schreibtisch, wenn es nötig ist. So gut diese Regelungen auch gemeint sind, so wenig bringen sie faktisch, wenn die Rahmenbedingungen nicht stimmen und der Mitarbeiter dieses Pensum erledigen muss.

IT-DIRECTOR: Wie können Unternehmen solchen Aus­wüchsen gegensteuern?
C. Müller-Dott:
Am besten ist es, wenn genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die die anfallende Arbeit bewältigen können. Ein anderer Ansatz kann sein, neue Formen der Zusammenarbeit zu etablieren, um die teils untragbare E-Mail-Flut einzudämmen. Unternehmen haben hier bereits gute Erfahrungen mit Social-Media-ähnlichen Plattformen gemacht.

IT-DIRECTOR: Eine neue Plattform löst die Probleme nicht allein …
C. Müller-Dott:
Jein. Zuviel Arbeit ist auf Dauer nicht gesund, keine Frage. Aber diese neuen Plattformen bieten das Potential, Arbeitnehmer zu entlasten – und eine Organisation effizienter zu machen: Inhaltliche Diskussion über ein bestimmtes Thema werden an einem zentralen Ort geführt – und man ruft Informationen zu einem Thema dann ab, wenn man sie braucht, statt sie immer wieder zur unpassenden Zeit per Mail in den Posteingang zu bekommen. Das kollaborative Arbeiten an gemeinsamen Dokumenten, die an einem zentralen Speicherort liegen, kann eine Menge bewirken: Statt die Dokumente dutzendfach in verschiedenen Versionen hin- und herzuschicken, kann jeder auf das Dokument zugreifen, seine Änderungen sichtbar für andere vornehmen, die zudem auf Wunsch benachrichtigt werden. Dies lässt sich auch über Apps statt behäbiger Office-Suiten erledigen.

Teils bieten diese Plattformen auch die Möglichkeit, sich über Hashtags miteinander zu vernetzen, auch wenn man nicht direkt zusammenarbeitet. Oder man kann weltumspannende Gruppen innerhalb dieser Plattformen bilden, in der z.B. das Teilen von Informationen – wie im privaten Umfeld – selbstverständlich ist. Es geht dabei um nicht weniger, als die immer dezentraler werdenden Strukturen in Unternehmen auch in der IT abzubilden: Da wirken  Desktop-Rechner fast wie ein Anachronismus. Denn bereichsübergreifend müssen Silos aufgebrochen werden, um die Menschen zusammenzubringen, die an einem Projekt arbeiten.

IT-DIRECTOR: Heißt das, dass Unternehmen diese Infra­strukturen nur schaffen, damit die Mitarbeiter mehr ­arbeiten, es aber mit einem besseren Gefühl tun?  
C. Müller-Dott:
Nein, es geht dabei um den Trend, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwinden – Stichwort „Consumerization“. Wer mobile ­Endgeräte privat nutzt, möchte im Büro darauf nicht verzichten. Dies stellt die Informationstechnologie in den Unternehmen vor Pro­bleme, ist aber auch Teil der neuen Arbeitswelt. Und so wie sich die Endanwender weiterentwickeln, müssen die IT-Verantwortlichen umdenken und sich als Teil der Wertschöpfungskette sehen.

Unsere aktuelle Studie zeigt, dass der Trend hin zu flexibleren und mobil(er)en Arbeitsformen ungebrochen ist: 42 Prozent der befragten Unternehmen haben bereits ein Social Network oder denken darüber nach, noch im Laufe dieses Jahres eines einzusetzen. Social Corporate Networks werden in 50 Prozent der großen Unternehmen bis 2016 Alltag und 30 Prozent davon werden dann so geschäftskritisch sein wie heute Mail oder Telefon.

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok