Risiken und Vorteile des Modernen Arbeitens

Einfach mal weg

Strand, Garten oder das Szenecafé um die Ecke – im Zeitalter von Cloud Computing und Mobility wird (fast) jeder beliebige Ort zum Arbeitsplatz.

Lisegagne/Istockphoto

Cloud Computing, Konsumerisierung der IT, Mobilität oder Social Media sind nur einige Begriffe, die in den Unternehmen nicht nur für einen Technologiewandel stehen, sondern auch das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter maßgeblich verändern. Der seit Jahrzehnten etablierte, klassische Büroarbeitstag, während dem man zwischen 9 und 17 Uhr seinen Schreibtisch höchstens für Besprechungen oder die Mittagspause verließ, wird nach Ansicht von Analysten schon bald der Vergangenheit angehören. „Arbeitsplätze im örtlichen Sinne, also ein bestimmter Schreibtisch und Stuhl, wird es künftig immer seltener geben“, bestätigt Michael Müller, Head Product Line Management EMEA bei Dell. Mögliche Konsequenzen daraus zieht Thomas Schröder, Geschäftsführer bei Microsoft Deutschland: „Der moderne Arbeitsplatz ist flexibel und mobil und überlässt es den Mitarbeitern, wie, wann, wo und mit welchen Endgeräten sie ihre Arbeit erledigen.“ Wichtig ist nicht mehr die Anwesenheitszeit im Unternehmen, sondern das Ergebnis der Arbeit. Demzufolge passen sich die Mitarbeiter nicht mehr dem Arbeitsplatz an, sondern der Arbeitsplatz den ganz persönlichen Bedürfnissen des Mitarbeiters.

Vor diesem Hintergrund preisen immer mehr Anbieter wie Analysten derzeit die neue Flexibilität in der Arbeitswelt an. Die daraus resultierenden Vorteile lassen sich sicherlich nicht von der Hand weisen. Teure Mieten für so manchen Unternehmensstandort können reduziert oder komplett hinfällig werden, wenn die Mitarbeiter vorrangig am Heimarbeitsplatz weilen. Ebenso können zum Pendeln gezwungene Kollegen dem täglichen Verkehrskollaps auf deutschen Straßen ebenso entgehen wie den regelmäßigen Verspätungen des öffentlichen Nahverkehrs. Das spart nicht nur Zeit, sondern schont vor allem auch die Nerven.

Doch die schöne neue Arbeitswelt ist nicht nur rosarot. So gibt es mitunter Kollegen, die über die neu gewonnene Freiheit, zu Hause zu arbeiten, alles andere als frohlocken. Vielleicht, weil sie sich schnell von nebensächlichen Dingen ablenken lassen und nicht genug Selbstdisziplin aufbringen, um konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten. Oder weil sie trotz vereinbarter Vertrauensarbeitszeit dazu neigen, deutlich zu viel zu arbeiten.

Die Grenzen verschwimmen

Neben dem Trend hin zur Nutzung von Heimarbeitsplätzen können auch moderne Konzepte wie die Konsumerisierung der IT oder „Bring your own device“ (BYOD) Risiken für Mitarbeiter wie Unternehmen gleichermaßen bedeuten. Denn wenn das eigene Smartphone oder Tablet gleichzeitig für sämtliche berufliche wie private Kommunikation genutzt wird, verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit immer mehr. Das dadurch zwangsläufige „Always on“ führt zwar nicht zwingend dazu, dass man rund um die Uhr arbeitet. Aber vielleicht ist der eine oder andere dadurch jederzeit auf dem Sprung – sei es im Biergarten oder auf einer Geburtstagsfeier –, vermeintlich wichtige Geschäfts-Mails zu beantworten. Jörn Dierks, Chief Security Strategist EMEA bei NetIQ, meint hierzu: Der Druck, rund um die Uhr verfügbar zu sein, mache es manchmal schwer, „nein“ zu sagen, wenn Anfragen außerhalb der „normalen“ Arbeitszeit eintreffen. Dies gelte insbesondere für weltweit agierende Unternehmen, in denen immer irgendwo gearbeitet wird.

Weit weniger dramatisch schätzt Robert Gratzl, Geschäftsführer der Online Services Division von Citrix, die Situation ein: „Eine mobile Arbeitsweise bedeutet bei weitem nicht Always on, sondern die flexible Gestaltung von Arbeitszeit, Arbeitsort und Arbeitsmethode.“ Einer Studie zufolge, die Ipsos im Auftrag von Citrix im März 2012 in Deutschland durchführte, glaubt fast die Hälfte der befragten Mitarbeiter (47 Prozent), dass ihnen die Möglichkeit öfter von zu Hause aus zu arbeiten helfen würde, ihr Berufs- und Privatleben besser zu organisieren. Mehr als drei Viertel der Befragten (78 Prozent) sehen in der Arbeit von zu Hause aus insbesondere Vorteile für berufstätige Mütter. Und 66 Prozent meinen laut Studie, dadurch mehr Zeit zu Hause und mit ihrem Partner verbringen zu können. „Richtig verstanden wird eine mobile Arbeitsweise gegenüber psychischen Gefahren, die das Arbeitsleben mit sich bringt, eher vorbeugend wirken und zu einer deutlich verbesserten Work-Life-Balance führen“, glaubt Robert Gratzl und stellt mögliche Risiken des „Always on“ damit in Abrede.

Ulrich Schnabel, Projektmanager und Consultant für Performance-Management beim Fraunhofer-Institut Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), relativiert den Fluch der ständigen Erreichbarkeit ebenfalls. Gerade Unternehmer, die ihr Leben für ihre Firma geben, wüssten, dass eine ständige Erreichbarkeit höhere Gewinnchancen verspricht. „Insbesondere Inhaber oder die Gründer einer Garagenfirma verfügen über eine hohe leistungsorientierte Motivation, leben für ihre unternehmerische Vision und Idee. Für sie ist die ständige Erreichbarkeit eine Chance und kein Problem, dass man mit dem Betriebsrat besprechen muss“, so Schnabel.

Um einen Ausgleich zwischen Arbeit und Freizeit zu finden, ist es sowohl für den Arbeitgeber als auch den betroffenen Mitarbeiter ratsam, klare Richtlinien festzulegen. „Die bereits erwähnte Work-Life-Balance ist wichtig“, betont Michael Müller von Dell. So müssten die Mitarbeiter zu festen Zeiten abschalten können, um ihre Batterien wieder aufzuladen. „Zudem müssen“, so Müller, „die Unternehmen eine entsprechende Kultur entwickeln und Vorgesetzte mit gutem Beispiel vorangehen.“ Eine Ansicht, die Thomas Schröder von Microsoft unterstreicht: „Alle Beteiligten müssen darauf achten, dass man nicht 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche erreichbar sein kann und darf.“ Das habe zum einen viel mit Selbstdisziplin zu tun, zum anderen aber auch mit der Verantwortung des Unternehmens und der Vorgesetzten. Das Prinzip des modernen Arbeitsplatzes sei daher Bestandteil einer gelebten Unternehmens- und Führungskultur und ihrer aufgestellten Leitlinien. „Ob man etwa den Mail-Server übers Wochenende abstellt, muss jedes Unternehmen – in Abstimmung mit dem Betriebsrat – für sich selbst entscheiden. Hier gibt es keine allgemeingültigen Regeln“, erklärt Schröder weiter.

Das Arbeitsrecht im Blick

Nicht zuletzt sollte bei der Diskussion um flexible Arbeitsmodelle der Blick auf die arbeitsrechtliche Situation gerichtet sein. „Grundsätzlich gelten für festangestellte Mitarbeiter, die von unterwegs oder zuhause aus arbeiten, dieselben arbeitsrechtlichen Vorschriften wie für Kollegen, die ihrer Arbeit im Büro nachgehen“, weiß Robert Gratzl. Dennoch empfiehlt er, dass der Mitarbeiter und Vorgesetzte gemeinsam feste Absprachen hinsichtlich der Arbeitsplatzgestaltung im Home Office und der erwarteten Erreichbarkeit treffen.

Darüber hinaus bemerkt Ulrich Schnabel vom Fraunhofer IAO, dass die derzeitige Wirtschaftsordnung hierzulande aus einer sehr hohen Regulierungsdichte besteht. Die Gesetze und Regularien formulieren umfangreich, wie lange und in welchem Zeitabschnitt wer wo arbeiten darf und was dabei auf alle Fälle zu berücksichtigen ist. „Um jedoch strategische Wettbewerbsvorteile im internationalen Vergleich zu schaffen, benötigen wir flexiblere Rahmenbedingungen für Wissensarbeiter“, so Schnabel. Hierzu gehört die Eigenverantwortung, Arbeitsprozesse selbst bestimmen zu können. Zudem sollten aufwendige Kontrollmechanismen abgebaut werden. Wenn Wissensarbeiter eine hohe Eigenverantwortung übernehmen, müssten überdies flexible materielle und immaterielle Gewinnbeteiligungsmodelle umgesetzt werden. „Always on und Leistung müssen sich entsprechend dem Engagement signifikant lohnen, sodass es nicht zu Gratifikationskrisen kommt“, unterstreicht Schnabel.

Nicht zuletzt sind rund um das Konzept des flexiblen Arbeitens noch viele Fragen offen, gibt Jörn Dierks zu bedenken. So müssten bestehende Arbeitsverträge entsprechend ergänzt werden. Und im Zusammenhang mit „Bring your own device" stellt sich zum Beispiel die Frage, ob der Arbeitgeber ein privates Gerät, das im Arbeitseinsatz zerstört wurde, ersetzen muss oder wie die Mitarbeiter mit vertraulichen Firmendaten auf ihrem Smartphone umzugehen haben.

Neue Aufgaben für die IT

Nicht nur Mitarbeiter und Unternehmensführung, sondern auch die IT-Verantwortlichen müssen sich auf die flexiblen Arbeitsmodelle einstellen. Bei letzteren stehen weniger Arbeitsethik oder Arbeitsrecht im Mittelpunkt als vielmehr neue Anforderungen an die Datensicherheit, das Infrastrukturmanagement oder den User-Helpdesk. „Der Trend hin zu mehr Mobilität, die wachsende Bedeutung der Cloud sowie die Integration sozialer Netzwerke stellen eine große Herausforderung für die IT-Sicherheit von Organisationen dar“, erläutert Kay Ohse, Area Sales Vice President Central EMEA bei Polycom. Sie müssen mit Risiken wie Datenverlust, Datenschutzproblemen oder Nicht-Einhaltung der Compliance-Vorgaben umgehen. Daher sei es extrem wichtig, eine effektive Sicherheitsstrategie zur Kontrolle von Geräten, Nutzern und Anwendungen zu erstellen.

Arbeiten Mitarbeiter heute an unterschiedlichen Orten, gestaltet sich überdies die Definition und Eingrenzung des Unternehmensnetzwerks zunehmend schwieriger. „Für die Verantwortlichen bedeutet dies, dass sie einen ungleich breiteren Zugriff auf sensible Systeme verwalten müssen. Hier besteht die Gefahr, dass Zugriffspunkte von unberechtigten Eindringlingen missbraucht werden, um Informationen zu stehlen oder Services zu stören“, berichtet Jörn Dierks von NetIQ. Potentiell könnten Remote-Zugriffspunkte über Smartphone oder Laptop für einen Hacker die Tür zum Unternehmensnetzwerk öffnen und unbefugtes Eindringen ermöglichen. „Die Komplexität des Zugriffsmanagements macht es für Sicherheitsverantwortliche deutlich schwieriger, mögliche Bedrohungen zu identifizieren“, sagt Dierks. So könnten Eindringlinge etwa ihre Angriffe im Rahmen der normalen Aktivitäten eines mobilen Mitarbeiters verschleiern. Um allein den berechtigten Nutzern Zugang zu gewähren, seien daher ein zuverlässiges Management von Identitäten und Authentifizierungen sowie die Integration mit Sicherheits-Monitoring-Systemen entscheidend.

Laut Robert Gratzl von Cirtrix lauert nicht zuletzt eine Gefahr im Einsatz von – oftmals kostenlosen, semi-professionellen oder konsumentenorientierten – Softwarelösungen, die meist keine der für Unternehmen notwendigen Sicherheitsstandards bieten. Beispiele dafür sind privat heruntergeladene Apps oder die gesamte Palette sozialer Medien. Als Antwort auf das Prinzip „Bring your own Software“ müssen die Verantwortlichen „mit adäquaten Regeln reagieren, um den sicheren Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen zu gewährleisten“, fordert Gratzl. <

Bildquelle: Lisegagne/istockphoto

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