Stammdatenmanagement

Einfacher, schneller und günstiger zu S/4HANA

Bei der Umstellung der Kunden- und Lieferantenstammdaten für S/4HANAändert sich die Art der Datenverwaltung. Der Migrationsaufwand lässt sich deutlich reduzieren.

Einfacher, schneller und günstiger zu S4/HANA

S/4HANA führt zu schnellerem Stammdatenmanagement.

Am Mittwoch dieser Woche berichtete die F.A.Z. über den wachsenden Druck, der bei sehr vielen Unternehmen weltweit durch die Umstellung auf die SAP-Software S4/HANA entsteht. Ab 2025 wird SAP sein aktuelles ERP-System nicht mehr warten und weiterentwickeln. Dass der Umstieg auf S/4HANA erfolgen muss, steht also außer Frage. Obwohl das Produkt seit 2015 auf dem Markt ist, haben aber von den 437.000 Unternehmenskunden der SAP bisher nicht einmal zehn Prozent umgestellt. Rund 400.000 Unternehmen weltweit steht die Aufgabe also noch bevor oder sie sind mitten drin. Auch in der DACH-Region gehen die SAP-Anwender die S/4HANA-Transformation zögerlich an, wie dieser Tage das Beratungshaus Lünendonk berichtet. Aktuell befinde sich in etwa die Hälfte (52 Prozent) der befragten 153 Großunternehmen und Konzerne unterschiedlicher Branchen erst in der Erstellung von Business Cases, während weitere 30 Prozent bereits an der Umsetzungsstrategie arbeite.

Brownfield: Fallstricke bei der Customer-Vendor-Integration

In seinem Kommentar zur aktuellen Lage bei der S/4HANA-Transformation schreibt Bernd Freytag in der F.A.Z.: „Warten ist keine Lösung.“ In der Tat, die Unternehmen sind gefordert. Jetzt. Zu den wesentlichen Entscheidungen gehört: Greenfield-Ansatz (System wird von Grund auf neu geplant) oder Brownfield-Ansatz (Umstellung eines bestehenden ERP-Systems). Laut Lünendonk wird sich mehr als jedes zweite untersuchte Unternehmen (57 Prozent) nach aktuellem Planungsstand für den Brownfield-Ansatz entscheiden. Mit der Konvertierung eines bestehenden ERP-Systems ist der Aufbau der neuen S/4HANA-Umgebung schneller möglich, da die bestehenden Prozesse zum Großteil übernommen werden. Gleichzeitig setzt die Brownfield-Migration „eine hohe Stammdatenqualität voraus und hält beispielsweise hinsichtlich der Customer-Vendor-Integration oder der Analyse der Eigenentwicklungen verschiedene Fallstricke bereit“, wie Alexander Haas, Consultant SAP Logistics bei GISA, betont. In der Tat ist die Integration der Kunden- und Lieferantenstammdaten ein wichtiger Punkt.

SAP „Business Partner“: Umstellung im Datenmodell erforderlich

Im bisherigen ERP-System werden Kunden und Lieferanten als „Debitor“ und „Kreditor“ – also zweimal – angelegt. In S/4HANA ist es verpflichtend, beide als „Geschäftspartner“ („Business Partner“) abzubilden. Für den neuen SAP „Business Partner“ muss eine Umstellung im Datenmodell vorgenommen werden. Es geht also nicht nur um die Migration der Daten, sondern es ändert sich auch die Art der Datenverwaltung. In S/4HANA werden zentrale Daten (Name, Adresse, Bankverbindung, Beziehungen) lediglich in den Stammdaten des Business Partners gepflegt und von dort aus an die Kreditoren- und Debitorenstammdatensätze transferiert.

Technisch gesehen bedeutet die Umstellung von SAP alt (Kunde, Lieferant) auf SAP neu (Geschäftspartner), dass die im alten System zweimal angelegten Daten zusammengeführt werden müssen. Das ist ein nicht zu unterschätzender Aufwand. Dieser lässt sich mit Hilfe einer Softwarelösung, die die alte und die neue Welt verbindet, erheblich reduzieren. Der Vorteil: Mit der Lösung lässt sich das neue Datenmodell bereits nutzen, gleichzeitig kann sie aber auch das alte abbilden. Unternehmen, zu den Geschäftsbeziehungen bestehen, können als „Geschäftspartner“ (mit den jeweiligen Rollen) angelegt, gleichzeitig können an das alte ERP-System weiter „Debitor“- und „Kreditor“-Daten übertragen werden. Unternehmen können also in der neuen Art Daten anlegen und weiterhin ihre gewohnte ERP-Welt bedienen. Zudem haben sie den Nutzen einer zentralen Stammdatenpflege.

Vorteile vor, während und nach der Migration

So kann der notwendige Anpassungsschritt vor die eigentliche S/4HANA-Migration vorgezogen werden, bei der dann auch die operativen Buchungsdaten umgestellt werden. Unternehmen haben zum einen ihre Stammdatenprozesse (Data Governance) und Datenqualität bereits verbessert, zum anderen gelingt die Überführung nach S/4HANA wesentlich einfacher, schneller und kostengünstiger. Die Data Governance-Vorteile wirken nicht nur vor und während der Migration, sondern auch danach. Der Vorteil des Redesigns der Prozesse – der schlanken Prozesse – bleibt auch in der S/4-Welt vollständig erhalten.

Bildquelle: ThinkStock/iStock

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