Standards für die moderne Verwaltung

Elektronische Rechnungsstellung

Im Zuge der jüngsten Preiserhöhungen beim Postversand geben Unternehmen rund 1,5 Mrd. Euro im Jahr mehr für das Porto von Geschäftskorrespondenz aus als bisher. Mit dem Umstieg auf einen digitalen Dokumentenaustausch könnte man hier einiges sparen.

Marcus Laube, Geschäftsführer von Crossinx

Die Deutsche Post hat das Briefporto erneut um zwei Cent erhöht: Seit Anfang  Januar 2014 kostet ein Standardbrief 60 Cent und auch internationale Briefsendungen, Pakete, Einschreiben und Päckchen sind teurer geworden. Erst zum Jahresbeginn 2013 erhöhte der Konzern erstmalig nach 15 Jahren das Porto um drei Cent auf 58 Cent. Hintergrund ist ein Vorschlag der Bundesnetzagentur, die als Regulierungsbehörde der Post die Porto-Erhöhung für die nächsten fünf Jahre in einem definierten Rahmen erlaubt.

Allein in Deutschland werden jährlich 30 Milliarden Rechnungen ausgestellt; davon sind aber derzeit gerade einmal fünf bis zehn Prozent digitalisiert. Der Rest wird nach wie vor postalisch versendet. Bei einer Preiserhöhung von fünf Cent pro Brief innerhalb eines Jahres macht diese Portoerhöhung rund 1,5 Mrd. Euro aus. Eine Möglichkeit zur Kostenersparnis bietet der elektronische Versand von Rechnungen.

Digitalisierung von Rechnungen

Gerade in finanzkritischen Zeiten, in denen Steuergelder- und Ressourcenverschwendung heftig debattiert werden, steht der öffentliche Sektor in der Pflicht, moderne Technologien wie die Digitalisierung von Rechnungen anzuwenden, die Kosten und Zeit einsparen.

Im Koalitionsvertrag zwischen CDU, CSU und FDP wurde bereits 2009 die Ermöglichung einer unbürokratischen, elektronischen Rechnungsstellung angekündigt. Im aktuellen Koalitionsvertrag gehen die Parteien nicht mehr darauf ein. Dabei sind Behörden mit Abstand der größte Rechnungsempfänger und -steller: Schätzungen zufolge unterhalten 45 bis 65 Prozent aller Unternehmen Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Einrichtungen, liefern Waren oder erbringen Dienstleistungen. Hier lässt sich erahnen, welchen Umfang die Mehrbelastung durch die anstehende Portoerhöhung haben wird.

Umstellung im öffentlichen Sektor vorantreiben

Das Bundesministerium des Inneren (BMI), das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) und der Hightech-Verband Bitkom haben in einer gemeinsamen Erklärung an Verbände, Wirtschaft und Verwaltung appelliert, die Anstrengungen zur Einführung der elektronischen Rechnung weiterhin zu unterstützen und einen effektiven Beitrag zur Senkung der Bürokratiekosten zu leisten.

Um nun selber mit gutem Beispiel voranzugehen, werden im Geschäftsbereich des BMI derzeit Lösungen für die Einführung des elektronischen Rechnungsaustauschs zwischen Institutionen der öffentlichen Verwaltung und ihren Partnern aus der Privatwirtschaft erprobt. Das Frankfurter Unternehmen Crossinx bietet beispielsweise in einem zunächst bis Ende 2014 terminierten Pilotprojekt des BMI eine mögliche Lösung für die Digitalisierung des Rechnungseingangs der Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW), einer Behörde im Geschäftsbereich des BMI.

Moderne Verwaltungsprozesse

„Die Kosten für die Umstellung auf elektronische Rechnungslegung sind in der Regel innerhalb eines halben Jahres, spätestens nach anderthalb Jahren wieder eingespielt. Europaweit könnten pro Rechnung unter Berücksichtigung der gesamten Prozess- und Weiterverarbeitungskette 60 bis 70 Prozent Kosten eingespart werden, das entspricht bis zu 23 Euro pro Stück“, kommentiert Marcus Laube, Branchenexperte und Geschäftsführer von Crossinx. „Die Einsparungen, die durch eine konsequente Zentralisierung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse erreicht werden können, sind enorm. Das BMI war in den vergangenen Jahren federführend, gemeinsam mit Branchenverbänden und Anbietern die entsprechende Infrastruktur zu schaffen, um die Vorteile der elektronischen Rechnung flächendeckend nutzbar zu machen. Mit der Pilotierung in ausgewählten Bundesbehörden gehen wir nun selber mit gutem Beispiel voran“, erläutert Dr. Stefan Werres vom Projekt Elektronische Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung des BMI.

Ziel des BMI ist es, Behörden aller föderalen Ebenen mit den Pilotprojekten eine Richtung vorzugeben, wie sie die Digitalisierung der Rechnungsprozesse umsetzen können. Gleichzeitig können die zur Umsetzung der Projekte gewählten Partner auch für andere Einrichtungen der öffentlichen Hand direkt als Dienstleister zur Verfügung stehen. Auch die Stadt Herford hat sich zum Ziel gesetzt, den Wechsel von der postalischen Rechnung hin zum elektronischen Empfang noch stärker zu beschleunigen.

„Die Projekte des BMI sollen dabei helfen, das gemeinsam im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelte, einheitliche und übergreifende Datenformat für den Rechnungsaustausch – das ZugFeRD-Format – voranzutreiben“, erläutert Dr. Friedrich Wilhelm Haug, Ministerialrat im Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie. „Binnen sechs Jahren können durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor 39 Mrd. Euro gespart werden. Auch die Zugkraft der Unternehmen, die in der Zusammenarbeit mit Behörden bei der Umstellung auf E-Invoicing mitziehen, ist wirtschaftlich nicht zu unterschätzen“, so Dr. Haug weiter.

Vereinfachungen für elektronische Rechnungen

„Bis 2011 konnten Unternehmen und Behörden nur von elektronischen Rechnungen Gebrauch machen, wenn sie über eine qualifizierte digitale Signatur verfügten. Seit dem Steuervereinfachungsgesetz, das im Juli 2011 verabschiedet wurde, dürfen Rechnungen als PDF-Datei jedoch auch ohne eine qualifizierte digitale Signatur versendet werden. Viele Unternehmen und Organisationen zögern dennoch nach wie vor elektronische Rechnungen zu empfangen, da sie eine zu komplexe Umstellung befürchten. Dabei könnten sie sich durch die Einführung elektronischer Rechnungen lästige manuelle Eingabeprozesse, interne Transporte und unnötige Druck- und Portokosten im In- und Ausland ersparen. Außerdem würde durch zuverlässige und schnelle Abhandlungen die Kunden- und Lieferantenzufriedenheit erhöht. Die Lieferanten profitieren wiederum von der schnelleren Rechnungsstellung und somit gleichzeitig zügigeren Zahlungsbegleichung und die Rechnungsempfänger sparen sich zusätzliche Kosten“, analysiert Marcus Laube.

Internationaler Trend

Der Austausch der Dokumente zwischen unterschiedlichen Rechtsräumen wächst stetig, weshalb die Europäische Kommission und nationale Behörden versuchen, rechtliche Hürden zu mindern, beziehungsweise zu beseitigen. Globale Prozesse sind mittlerweile somit kein Hindernisgrund mehr, denn weltweit akzeptieren fast alle Länder elektronische Rechnungen als steuergültige Originale, solange diese korrekt verarbeitet und archiviert werden. Die Gesetze zur Verarbeitung  und Archivierung elektronischer Rechnungen wurden von Anfang an strikt definiert. Durch neue Technologien werden immer innovativere Verfahren ermöglicht. Ziel ist die Vereinfachung der Anforderungen für elektronische Rechnungen.

Skandinavien, Island, Spanien, Italien und weitere Länder haben es vorgemacht, am 1. Januar 2014 folgte auch Österreich und führte die verpflichtende digitale Rechnung ein. Alle Rechnungen über Warenlieferungen und Dienstleistungen an den Bund müssen ab diesem Zeitpunkt in strukturierter, elektronischer Form zugestellt werden, denn weder Papierrechnungen, noch die im PDF-Format werden mehr akzeptiert. Auf europäischer Ebene wird in naher Zukunft eine die Verwaltung verpflichtende Richtlinie zur Entgegennahme von elektronischen Rechnungen in Kraft treten, die die weitere Verbreitung des Verfahrens immens beschleunigen wird.

www.crossinx.de

www.ferd-net.de

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