Süßwarenproduzent spart Papier und Porto

Elektronischer Rechnungsaustausch via Zugferd

Im Jahr 2014 führte die August Storck AG das Zugferd-Datenmodell zum elektronischen Rechnungsaustausch ein. Damit konnte der Schokoladen- und Zuckerwarenspezialist seine Prozesse hinsichtlich ihrer Verarbeitung nachhaltig optimieren und automatisieren. Und auch die Lieferanten profitieren: Sie erhalten schneller ihr Geld und sparen Papier- und Portokosten.

Merci-Schokolade

Der Süßwaren- und Schokoladenfabrikant August Storck vertraut auf das Zugferd-Datenmodell.

Seit über 100 Jahren schlägt das Herz von Storck für ein Ziel: den Menschen ein wenig Freude zu schenken. Mit bekannten Süßwarenmarken wie Werther’s Original, Nimm2, Riesen, Merci, Toffifee, Mamba, Knoppers oder dem Super-Dickmann macht das Unternehmen täglich und weltweit das Leben der Menschen ein Stückchen süßer. In über 100 Ländern sind diese Marken heute begehrt. Was 1903 mit drei Personen begann, wuchs über vier Generationen zu einem der führenden Süßwaren- und Schokoladenproduzenten. Mehr als 5.000 Mitarbeiter setzen sich heute für die Storck-Gruppe ein.

Im Rahmen einer generellen Strategie zur Verarbeitung eingehender Dokumente setzt das Unternehmen für eine Vielzahl von Prozessen in der Finanzbuchhaltung, dem Einkauf und dem Vertrieb die Doxis4-Produktsuite des deutschen ECM-Anbieters SER ein, bis zu 20.000 Dokumente Monat für Monat. Als Eingangskanäle kommen dabei die klassische Briefpost, E-Mails und der Import externer Dateien zum Einsatz, die von der Software klassifiziert und deren Inhalte mittels OCR erschlossen werden. Die aus den Dokumenten extrahierten Informationen werden dann zur betriebswirtschaftlichen Verarbeitung an das zentrale SAP-ERP-System übergeben. Beispiele für Dokumente sind Zahlungsavisen, Auftragsbestätigungen, Reklamationen, Gelangensbestätigungen und Eingangsrechnungen.

Austausch strukturierter Daten


Bereits 2014 führte Storck als einer der ersten produktiven Anwender auf Basis des Release-Kandidaten mit ausgewählten Lieferanten das Zugferd-Datenmodell ein. Dieses vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitete Format für elektronische Rechnungen ermöglicht den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger. Dabei sind die Rechnungsdaten in Form eines XML-Datensatzes und das visuelle Abbild im PDF/A-Format in einer PDF/A-3 enthalten. Rechnungsempfänger können die Rechnungsdaten dann direkt an weiterverarbeitende Systeme übermitteln.

„Mit der Einführung des Datenmodells verbinden wir das Ziel, die Verarbeitung unserer Eingangsrechnungen weiter zu optimieren bzw. zu automatisieren“, erläutert Werner Brinkkötter, Head of Accounting der August Storck KG. Nach den ersten Erfahrungen weitete das Unternehmen den Lieferantenkreis aus. Grundlage bildete hierfür die seit Juni 2014 verfügbare Version 1.0 von Zugferd. Dieses gibt es in den Ausprägungen Basic, Comfort und Extended, wobei Storck, bis auf wenige Felder, das Basic-Profil verwendet. Um das Volumen der Zugferd-kompatiblen Eingangsrechnungen zu steigern, ist das Team um Werner Brinkkötter kontinuierlich mit Lieferanten in Kontakt.

Effektivität in der Finanzbuchhaltung


Erhält Storck eine Zugferd-konforme Rechnung, werden die darin enthaltenen XML-Informationen von der SER-Software unter Verwendung des „Luratech Zugferd Extraction SDK“ direkt an SAP übergeben. Ist keine oder eine ungültige XML-Datei vorhanden, werden die Dokumente wie bisher über die OCR gelesen. „Durch den somit möglichen ‚sanften‘ Umstieg von OCR auf XML als Hybrid-Lösung gewährleisten wir eine vollständige Transparenz für die Folgeprozesse und die beteiligten Benutzer“, erläutert Brinkkötter. Für den Bereich der Ausgangsseite erfolgen die Erstellung und der Versand von Zugferd-konformen Fakturen aus dem SAP-ERP-System über die Daten-Management-Software Lobster_data, eine Software für EDI (Elektronische Datenintegration) und EAI (Enterprise Application Integration).

Brinkkötter fasst zusammen: „Trotz einer in der Vergangenheit funktionierenden OCR-Lesung der Dokumente erlauben Zugferd-Rechnungen eine echte Ende-zu-Ende-Kommunikation. Etwaige Unsicherheiten, Unvollständigkeiten und Unlesbarkeiten der OCR-Informationen haben wir somit beseitigt und die Quote der vollautomatisch gebuchten Belege erhöht. Die mit der Nachbearbeitung betrauten Mitarbeiter haben nun Zeit für höherwertige, buchhalterische Aufgaben und erhöhen die Effektivität der Finanzbuchhaltung. Eine weitere Zielsetzung ist der Ersatz von Prozessen, die weder für Storck noch für dessen Lieferanten optimal sind, z.B. das sogenannte ‚Gutschriftsverfahren‘. Dieses generiert u.a. zusätzlichen Verwaltungsaufwand auf der Lieferantenseite, da die Storck-Gutschrift der Lieferantenrechnung zugeordnet werden muss. Das entfällt nun.“


August Storck KG

Was 1903 mit drei Personen begann, wuchs über vier Generationen zu einem der führenden Süßwaren- und Schokoladenproduzenten. Heute zählt die August Storck KG, mit Hauptsitz in Berlin, mehr als 5.000 Mitarbeiter. Bekannte Marken sind z.B. Werther’s Original, Nimm2, Riesen, Merci, Toffifee, Mamba, Knoppers oder Super-Dickmann.


Bildquelle: August Storck

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