Schonung der Umwelt

EnBW sattelt auf Zugferd um

Die Bridging IT GmbH hat die elektronische Rechnungsstellung nach dem Standard Zugferd (Zentrale User Guidelines Forum elektronischer Rechnung in Deutschland) eingeführt und fungierte damit als Pilotlieferant für ihren Kunden EnBW Energie Baden-Württemberg AG.

Vor allem bei den großen Lieferanten will EnBW nach und nach komplett auf den Standard Zugferd umsatteln.

Denn damit die Rechnungsverarbeitung mit dem Format Zugferd funktioniert, muss der Rechnungslauf des Absenders einige Anforderungen erfüllen. Zugferd-Rechnungen sind elektronische Rechnungen im PDF-Format mit integrierter XML-Datei – ein sogenanntes Hybrid-Format. Der Aufbau des Dokuments muss den Vorgaben des Standards entsprechen. So können die Systeme des Empfängers die Dateien direkt elektronisch weiterverarbeiten. Arbeitsschritte wie Briefe öffnen, entklammern und vorsortieren, Dokumente einscannen oder Rechnungsdaten manuell erfassen sind nicht mehr nötig. Der Vorteil für den Absender: Es werden keine Ausdrucke mehr verschickt, wodurch aufwändiges Kuvertieren und Frankieren der Papierrechnungen wegfällt.

„Für die Einführung von Zugferd haben wir zunächst die erforderliche Infrastruktur bereitgestellt und unsere eigenen Software-Lösungen zur Rechnungserstellung angepasst“, sagt Philipp Raquet, Projektleiter von Bridging IT. „Auf Seiten der EnBW wurde eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang der digitalen Rechnungen eingerichtet und das System für die Rechnungsbearbeitung um ein Modul zum Auslesen erweitert.“

Zeitnahe Erfassung von Rechnungen


Als einer der größten Energieversorger in Deutschland arbeitet die EnBW mit zahlreichen Lieferanten und Dienstleistern zusammen und verarbeitet jeden Monat mehr als 20.000 Rechnungen. „Aktuell nutzen wir papierbasierte und digitale Rechnungsstellung parallel. Vor allem bei unseren großen Lieferanten wollen wir aber nach und nach komplett auf Zugferd umsteigen“, sagt Gerald Künzig, Prozessverantwortlicher Kreditorenprozess bei EnBW. „Einige Dienstleister nutzen Zugferd bereits. Deren Rechnungen werden bei uns automatisch ausgelesen und die Daten direkt ins Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) übertragen. Allein bei den jährlich rund 4.000 Rechnungen von Bridging IT und Crafting IT bringt das eine Zeit- und Kostenersparnis.“

Auch für alle anderen Geschäftspartner der EnBW soll das digitale Verfahren von Vorteil sein. Sie sparen Kosten für Papier und Versand, schonen die Umwelt und können durch die zeitnahe Erfassung der Rechnungen auch Zahlungsfristen verkürzen.

Der Standard basiert auf Vorgaben des Bundesministeriums für Finanzen zur elektronischen Buchführung. Derzeit ist Zugferd nicht gesetzlich verpflichtend. Ab 2018 wird die elektronische Rechnung laut Richtlinie des Europäischen Parlaments Pflicht für öffentliche Verwaltungen und damit auch für die Privatwirtschaft erforderlich.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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