Der korrekte CO₂-Fußabdruck

Energieeffizienz beim Output-Management

Bei der Auswahl von Druckern und Multifunktionsgeräten legen IT-Verantwortliche ihr Augenmerk zunehmend auf Energieeffizienz und ökologisch korrekte Verbrauchswerte.

Schritte im Sand

Beim Output-Management achten Firmen zunehmend auf einen ökologisch korrekten Fußabdruck.

Themen wie Nachhaltigkeit und Umweltschutz haben in den letzten Jahren in vielen Firmen an Relevanz gewonnen. „Viele unserer Ansprechpartner sind sichtbar bestrebt, ihren individuellen Carbon Footprint zu senken. Von daher legen sie auch im Output-Management verstärkt Wert auf Nachhaltigkeitsaspekte“, berichtet ­Andreas Duthel, Director Global Services bei Lexmark. Generell können dabei bereits mit vermeintlich kleinen Veränderungen im Büroalltag – etwa die Verringerung des Papieraufkommens oder die Senkung des Energieverbrauchs der Output-Geräte – schnell beachtliche Summen eingespart werden.

Die Bemühungen um einen ökologisch korrekten Fußabdruck sowie die Senkung der eigenen CO₂-Emissionen, kennt Kurt Berthold, General Manager bei TA Triumph-Adler, ebenfalls allzu gut. Seiner Einschätzung nach stellen IT-Verantwortliche bei Ausschreibungen zunehmend hohe Anforderungen an nachhaltige Prozesse – insbesondere im Gesundheits- und Bildungswesen sowie im Behördenumfeld. „Denn in diesen Märkten entscheiden Kriterien wie Umweltschutz, Energiebilanz und Emissionswerte, welche Druck- und MFP-Systeme angeschafft werden“, berichtet Berthold.

Doch nicht immer werden die Bemühungen der IT-Verantwortlichen um eine „grünere“ IT-Umgebung von den eigenen Mitarbeitern auch bemerkt. In diesem Zusammenhang verweist Reinhold Schlierkamp, Geschäftsführer bei Kyocera Document Solutions Deutschland, auf eine gemeinsam mit dem Statistikportal Destatis umgesetzte Umfrage. Gemäß der Erhebung glaubt knapp ein Drittel der in deutschen Büros arbeitenden Kollegen, dass ihre Betriebe nicht ausreichend auf umweltfreundliche Maßnahmen am Arbeitsplatz achten.

Um die Nachhaltigkeit der eigenen Büroorganisation zu verbessern, sollten die Verantwortlichen bei der Auswahl von Output-Geräten auf entsprechende Zertifizierungen achten. „Neben dem bekannten Umweltzeichen Blauer Engel, gibt der Energy Star Aufschluss über die Eigenschaften eines Systems“, erklärt Reinhold Schlierkamp. Ferner lohne sich ein Blick auf die Tec-Werte (Typical Energy Consumption), die den Verbrauch des jeweiligen Systems angeben.

Die grüne Lieferkette


Doch nicht nur für die Anwenderunternehmen, sondern auch für die Gerätehersteller selbst werden ökologische Aspekte immer wichtiger. In diesem Zusammenhang erklärt Jens Greine, Leiter Vertrieb Fachhandel bei Epson Deutschland, was sich hinter der „Agenda 2050“ seines Unternehmens verbirgt. „Wir wollen unsere CO₂-Emissionen bis zum Jahr 2050 über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg um 90 Prozent senken“, beschreibt Greine das Vorhaben. Zudem will der Hersteller eine optimierte Nutzung natürlicher Ressourcen bereits in der Designphase der Produkte berücksichtigen und alle Schritte in einen Recycling-Kreislauf einbeziehen.

Neben Epson engagieren sich die meisten Output-Spezialisten dafür, die Nachhaltigkeit ihrer Produkte sowie des eigenen Unternehmens zu steigern. So hat man sich bei Lexmark die Zielmarke „2020“ für das Erreichen besonderer Umweltstandards gesetzt. „Bislang haben wir alle Zulieferer neuer und relevanter Geräteteile umfassend hinsichtlich ihrer ökologischen Verträglichkeit, ihres Materialmanagements und ihrer sozialen Verantwortung überprüft, um unsere Lieferkette „grün“ zu machen“, erklärt Andreas Duthel.

Bei den Anbietern Kyocera, TA und Xerox wird Nachhaltigkeit ebenfalls hoch aufgehängt. Letztere sind im Jahr 2003 dem U.S. EPA Climate Leaders Program beigetreten und haben sich dazu verpflichtet, ihre CO₂-Emissionen zu reduzieren. „Aktuell gilt für das Gesamtunternehmen das im Jahr 2012 festgelegte Ziel, den Energieverbrauch bis zum Jahr 2017 um weitere zehn Prozent zu senken“, so Dr. Heiner van den Berg, Sales Direktor bei dem Anbieter. Und weiter: „Um die Umwelt zu entlasten, betrachten wir die Nachhaltigkeit der Drucksysteme über den kompletten Produktlebenszyklus hinweg.“ Dazu zählen laut van den Berg die Rohstoffgewinnung, chemische Herstellung, Produktion, Montage, Versand und Verpackung sowie die Nutzung, das spätere Recycling bzw. die Entsorgung.“

Managed Print Services

Glaubt man Branchenkennern sind neben der Reduktion von Energiekosten auch sogenannte Managed Print Services (MPS) ein weiterer Dauerbrenner für die IT-Verantwortlichen. Dabei haben sich nach Einschätzung von Kurt Berthold Managed Print Services mittlerweile bei Unternehmen jeder Größe etabliert. „Das bestätigen auch die Nutzerzahlen unserer Fleet-Monitoringlösung. Im Auftrag unserer Kunden verwalten wir über die Software bereits 150.000 Systeme online und sorgen so für mehr Transparenz im Output-Management“, berichtet Berthold.

Managed Print Services können für mehr Transparenz und Kontrolle der Output-Ausgaben sorgen. „Unsere Kunden kennen ihre Druckvolumina exakt und wissen, in welchen Bereichen sehr viel oder eher wenig gedruckt wird. Auf diese Weise lässt sich die gesamte Flotte fortlaufend optimieren. Prozesse können gestrafft und beschleunigt werden. Und das in zunehmendem Maße im Rahmen multinationaler Projekte“, erläutert Andreas Duthel einige MPS-Details.

Weitere Vorteile von Managed Print Services beschreibt Reinhold Schlierkamp: „MPS bzw. Managed Document Services sind ein wirksamer Hebel, um die direkten Druck- und Betriebskosten zu senken. Alltägliche Abläufe – wie etwa der Eingang und die Bearbeitung von Rechnungen – können schneller und kosteneffizienter ablaufen.“ Mögliches Einsparpotential verdeutlicht er an einem Praxisbeispiel: Demnach erzielte der Rhein-Kreis Neuss bei der Optimierung seiner Dokumentenprozesse gemeinsam mit uns eine Kostensenkung von 70.000 Euro im Jahr.

Keine Chance für Hacker

Nicht nur aufgrund der zahlreichen NSA-Ausspähaktionen der letzten Jahre, sondern auch aufgrund der jüngsten Cyber-Angriffe auf deutsche Behörden rückt das Thema Sicherheit im Output-Umfeld immer mehr in den Fokus. Doch der Wissensstand rund um Compliance und IT-Sicherheit variiert stark von Unternehmen zu Unternehmen.

Vor diesem Hintergrund ergab eine gemeinsame Umfrage von Xerox und Intel McAfee, dass es rund 54 Prozent der Befragten versäumen, im Umgang mit vertraulichen Informationen die nötige Sorgfalt walten zu lassen. Ernsthafte Gedanken um die Sicherheit der kopierten, gescannten oder ausgedruckten Dokumente machen sich der Befragung zufolge nur 39 Prozent der Teilnehmer. „Auf diesem Gebiet besteht also vielerorts noch Aufklärungsbedarf“, schließt Heiner van den Berg daraus. Dabei können MPS-Projekte nicht nur zu einer deutlichen Verbesserung der Compliance, sondern auch zu mehr Datensicherheit verhelfen.

Darüber hinaus erhöht sich der Stellenwert von IT-Sicherheit im Output-Umfeld aufgrund der neuen EU-Grundschutzverordnung (GDPR), die Anfang 2015 in Kraft getreten ist. „Die Verordnung enthält strengere Auflagen für den Schutz persönlicher Daten, die die Unternehmen erfüllen müssen. Besonders dann, wenn sie international tätig sind und über Ländergrenzen hinweg Daten austauschen“, schätzt Kurt Berthold die Sachlage ein. Er rät dazu, im Zuge der Umsetzung der GDPR die IT-Sicherheitsstandards in den Unternehmen zu erhöhen. Dabei sei neben den rein technischen Vorkehrungen unbedingt auf die Prozesse zu achten, die von Menschen ausgeführt werden. Denn laut Kurt Berthold liegen hier die größten Risiken verborgen – beispielsweise verursacht durch fehlende Anweisungen, Kontrollen oder Unachtsamkeit.

Drucken von unterwegs

Immer mehr Mitarbeiter nutzen mobile Endgeräte, um von unterwegs aus zu arbeiten. Damit einher geht nicht selten der Wunsch, dabei schnell und unkompliziert Dokumente scannen oder ausdrucken zu können. Für letzteres gibt es speziell für Firmenkunden verschiedene Ansätze. So bieten Branchengrößen wie Apple oder Google ihre proprietären Systeme Airprint oder Cloudprint an, die allerdings nur innerhalb der Infrastrukturen der jeweiligen Plattformanbieter verfügbar sind. Um unabhängig davon agieren zu können, wird das sogennante E-Mail-Printing zunehmend beliebter. Hierbei wird einem Drucker oder einem Multifunktionsgerät eine E-Mailadresse zugewiesen, an die Dateien gesendet und schließlich ausgegeben ­werden.

Darüber hinaus haben die meisten Gerätehersteller eigene Apps im Angebot. So bietet etwa Epson den Anwendern von iOS-, Android-, Blackberry- und Windows-Mobile-Geräten mit der kostenlosen App „iPrint“ die Möglichkeit des mobilen Druckens und Scannens. „Die Anwender öffnen mit dieser App die zu druckende Datei, verbinden sich dann mit dem gewünschten Drucker und starten den Druck“, berichtet Jens Greine.

Bei Xerox hingegen hat man sich dem Open-Source-Gedanken verschrieben. So soll die sogenannte Mopria-App das mobile Drucken über mehrere Gerätetypen unterstützen. „Als Gründungsmitglied der Mopria Alliance (www.mopria.org) haben wir diese App mitgestaltet. Derzeit können Druckaufträge auf Mopria-fähigen Mobilgeräten aus den Apps für E-Mail, Galerie und Webbrowser gestartet werden“, erklärt Heiner van den Berg. Zu den weiteren Gründungsmitgliedern der Initiative zählen Canon, HP und Samsung.

Über klassische Printing-Apps hinaus hat TA zudem eine mobile Anwendung zur Fotodokumentation für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen entwickelt. Die App basiert auf dem Android-Betriebssystem und soll sich laut Hersteller einfach bedienen lassen: Der Arzt scannt mit der Kamera eines Smartphones den Barcode des Patientenarmbandes ein. Daraufhin werden die Patientendaten des Barcodes mit den im Krankenhausinformationssystem (KIS) sowie in der digitalen Patientenakte hinterlegten Daten abgeglichen. „Die erfolgreiche Zuordnung wird quittiert, so dass der Arzt nun fotografieren kann. Sobald er alle Fotos zum jeweiligen Patienten erstellt hat, erfolgt per Touchscreen die direkte und sichere Übertragung der Bilder in die digitale Patientenakte“, beschreibt Kurt Berthold den Vorgang.


Was bringen Managed Print Services (MPS)?

Neben der Konsolidierung der Druck- und Kopierumgebung geht es bei der MPS-Einführung, um die weitergehende Automatisierung dokumentenintensiver Prozesse, wie der digitalen Erfassung von Dokumenten, deren automatische Konvertierung, Indexierung, Datenextrahierung, Verteilung und Archivierung. Dies bestätigt eine IDC-Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft: Insbesondere bei der Aufbereitung, Be- und Verarbeitung von Informationen und Dokumenten werden Datenflut und Medienkonvergenz künftig weiter zunehmen. In diesem Kontext können individuelle Managed Print Services einen wichtigen Wertbeitrag leisten.

Quelle: Heiner van den Berg, Sales Direktor bei Xerox


Bildquelle: Thinkstock/iStock

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok