Erstellung mobiler Strategien

Enterprise Mobility verändert das Geschäft

Interview mit Dr. Kai Höhmann, Vorstand für Vertrieb und Marketing bei der Seven Principles AG in Köln, über die wichtigsten Eckdaten einer Enterprise-Mobility-Strategie und worauf es bei deren Umsetzung ankommt

  • Dr. Kai Höhmann, 7P

    Dr. Kai Höhmann, Vorstand für Vertrieb und Marketing bei der Seven Principles AG

Mit rund 1.000 Mitarbeiter, darunter ca. 750 Festangestellten sowie projektbezogenen Mitarbeitern, generiert die Seven Principles Group aus Köln einen jährlichen Umsatz von etwa 100 Mio. Euro. Dabei teilen sich die Geschäftsfelder des Anbieters zu drei gleichen Teile in Beratung, Software-Entwicklung sowie den Betrieb von IT-Plattformen auf. „Diese Aufstellung spielt uns insbesondere im Bereich  Enterprise Mobility in die Karten, da wir den Kunden je nach Bedarf von Anfang bis zum Ende eines Projektes begleiten können“, betont 7P-Vorstand Kai Höhmann im Gespräch mit IT-DIRECTOR. Allerdings erweist sich der Mobility-Markt noch als ein recht neues Betätigungsfeld, da viele Unternehmen erst mit der Realisierung ihrer mobilen Strategie beginnen. Zudem weisen bereits konkrete Mobility-Vorhaben die unterschiedlichsten Facetten auf, abhängig davon, ob der Fachbereichsleiter, der IT-Verantwortliche oder das Top-Management den Anstoß für derartige Projekte geben.

IT-DIRECTOR: Herr Höhmann, worauf sollten die Verantwortlichen bei der Erstellung einer unternehmensweiten Mobilstrategie vor allem achten?
K. Höhmann:
Mobility-Projekte verfolgen keinen Selbstzweck, vielmehr kommt es stets auf den konkreten Nutzen für den Kunden an. In der Regel treffen dabei zwei Welten aufeinander – zum einen die neue mobile, sehr dynamische Welt und zum anderen die zumeist heterogenen, bestehenden IT-Landschaften. Bestenfalls sollte eine Mobility-Lösung eng mit vorhandenen Applikationen, IT-Systemen und Prozessen verzahnt sein. In diesem Zusammenhang müssen Geschäftsprozesse auf den Prüfstand gestellt und meistens auch verändern werden.

IT-DIRECTOR: Welche Prozesse werden heute bereits mobil abgebildet?
K. Höhmann:
Unserer Erfahrung nach steht die mobile Arbeitswelt erst am Anfang. Zwar gehören Telefonie und E-Mails mittlerweile zum Standard und auch die klassische Kommunikation per Inter- oder Intranet wird zunehmend mobil genutzt. Allerdings spiegelt sich die Mobilisierung noch nicht umfänglich in den eigentlichen Unternehmensprozessen wider. Durch die zunehmende Nutzung von Smartphones oder Tablets werden zwar die Mitarbeiter mobiler, die Unternehmensprozesse an sich jedoch nicht automatisch.

IT-DIRECTOR: Können Sie ein Beispiel nennen?
K. Höhmann:
Ein Außendienstmitarbeiter sollte möglichst mobil ans firmeneigene CRM und Auftragsmanagement angebunden sein. Somit muss er im Büro weder Daten umständlich synchronisieren noch Papiernotizen manuell in Softwaresysteme übertragen. Mithilfe eines mobilen Endgeräts kann er nicht nur einen Auftrag, eine Bestellung oder einen Reparaturservice direkt erfassen, sondern zeitgleich auch alle dafür benötigten Informationen aus dem Unternehmensnetz elektronisch abrufen.

IT-DIRECTOR: Wie wird die Vor-Ort-Verfügbarkeit der Daten garantiert?
K. Höhmann:
Ist der Außendienstler vor Ort beim Kunden offline, dann ist das sicherlich kontraproduktiv. Von daher gilt die Sicherstellung der Verfügbarkeit als überaus wichtig. Diese hängt einerseits von der Netzabdeckung ab. Andererseits muss das Unternehmen in der Lage sein, alle relevanten Informationen mobil an den Anwender auszuliefern. Dabei geht es um die Datenmenge sowie deren Aufbereitung, denn es macht einen großen Unterschied, ob man mit einem übersichtlichen Desktop-PC- oder einem kleinen Tablet-Bildschirm arbeitet.

Neben der Verfügbarkeit müssen auch Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet sein. Dabei sollten sich die Verantwortlichen folgende Fragen stellen: Wie sicher gestaltet sich der Zugriff auf die Daten? Kann jemand unberechtigt darauf zugreifen? Könnten über die mobilen Endgeräte Viren oder Trojaner ins Firmennetz gelangen?

IT-DIRECTOR: Würde hier ein Schutz mit VPN-Verbindung und leistungsfähiger Firewall nicht ausreichen?
K. Höhmann:
Die eigentliche Sicherheitsproblematik betrifft nicht die mobile Lösung an sich. Denn die mobile Kommunikation unterscheidet sich von der herkömmlichen allein durch die Übertragung per Luftschnittstelle auf der letzten Meile. Ein Beispiel sind die öffentlichen WiFi-Zugänge in Hotels oder an Flughäfen. Die User sind hier gefühlt mobil unterwegs, sie bewegen sich jedoch nicht im klassischen Mobilfunknetz, sondern über einen WLAN-Router im Internet. Die Gretchenfrage lautet daher: An welcher Stelle gelangen die Daten ins Internet und über welche Webverbindungen werden diese übertragen? In den meisten Fällen nutzt man bei WiFi eine nicht komplett getunnelte IP-Strecke, so dass die Daten in der Regel nicht am Funkmast, sondern an den Internetknoten verlorengehen.

Darüber hinaus werden Smartphones oder Tablets häufig liegengelassen, gehen verloren oder werden gestohlen. Von daher sollten IT-Verantwortliche alle Firmengeräte entsprechend absichern und zu jedem Zeitpunkt kontrollieren können. Um die Devices im Griff zu behalten, bieten wir beispielsweise unsere Lösung „7P Mobile Device Management (MDM)“ an.

IT-DIRECTOR: Welche Funktionen machen eine gute MDM-Lösung aus?
K. Höhmann:
Sie sollte  Sicherheitsfunktionen beherrschen, um beispielsweise ein verlorenes Gerät sofortsperren zu können. Reist ein Mitarbeiter ins Ausland, kann zudem für einen gewissen Zeitraum der Zugriff auf bestimmte Daten verhindert werden. Des Weiteren geht es um administrative Aspekte: So kann die IT-Abteilung bestimmte Software automatisiert auf das Gerät aufspielen und gleichzeitig jedoch auch verhindern, dass sich der User jede beliebige App herunterlädt. Solche Standardfunktionen sind mittlerweile in den meisten  Device-Management-Lösungen Standard. Darüber hinaus ist unsere Lösung nicht nur TÜV-zertifiziert, sondern  verfügt  über ein zusätzliches Sicherheitszertifikat, um im Banken- oder Behördenumfeld eingesetzt werden zu können. Nicht zuletzt muss man mit dem MDM alle gängigen mobilen Betriebssysteme problemlos anbinden können.

Generell gilt wie eingangs erwähnt: Der Nutzen mobiler Endgeräte kommt erst dann zum Tragen, wenn damit Unternehmensprozesse optimiert werden. Dies setzt natürlich voraus, dass eine nahtlose Anbindung an die bestehende IT gegeben ist.

IT-DIRECTOR: Wie gestaltet sich eine solche Anbindung?
K. Höhmann:
Als Fundament dienen interne Kommunikationsplattformen inklusive der Netzwerke wie VPN, LAN oder WAN. Darüber setzt die Ebene der klassischen IT, z.B. mit ihren IBM-, SAP- oder Oracle-Applikationen, auf. Die Crux: Mächtige Softwaresysteme für ERP, Dokumentenmanagement oder Customer Relationship Management treffen in der mobilen Welt auf Hersteller wie Apple, Google oder Microsoft, die mit ihren Betriebssystemen iOS, Android oder Windows Phone eigene Standards vorgeben. Hier müssen die IT-Verantwortlichen eine Verbindung der beiden Welten schaffen, die systemseitig gar nicht vorgesehen ist. Zwar bietet beispielsweise SAP eine standardisierte Schnittstelle in die mobile Welt an, aber andere im Unternehmen eingesetzte Systeme bleiben dabei außen vor. Muss nun für jedes System eine eigene Schnittstelle bzw. App entwickelt werden, steigt der Aufwand immens an.

IT-DIRECTOR: Wie können die IT-Verantwortlichen dieses Dilemma lösen?
K. Höhmann:
Die native Entwicklung einzelner mobiler Anwendungen ist sehr aufwendig und teuer, da sie bei den Updates der mobilen Betriebssysteme jedes Mal angepasst werden müssen. Als bessere Alternativen gelten die Entwicklung hybrider Apps oder Lösungen auf Basis von HTML5. Wir bieten die Möglichkeit, Apps mittels eines Enabling Layers zu entwickeln. Inbegriffen sind hierbei drei Funktionen: Das Management der Endgeräte, das Management der eigentlichen Contents sowie ein mobiles Application Management. Letzteres gleicht die mobile App fortlaufend an die vorhandene IT-Landschaft an. Nimmt ein Kunde in seinen IBM-, SAP- oder Oracle-Systemen eine Änderung vor, wird diese automatisch in die App übertragen und dort sichtbar..

IT-DIRECTOR: Inwieweit besitzen deutsche Großunternehmen bereits dedizierte Mobility-Strategien?
K. Höhmann:
In unseren Projekten stoßen wir auf verschiedenste Szenarien. Generell machen wir bei den Kunden drei Antriebsmotoren aus, sich mit dem Thema zu beschäftigen: So fragen oft einzelne Mitarbeiter mobile Lösungen nach. Denn die aktuelle Smartphone-Welt mit ihren Flatrates und gestiegenen Bandbreiten hat dazu geführt, dass der private Nutzer technologisch mitunter viel weiter ist als der Geschäftsanwender. Bislang verlief diese Entwicklung eigentlich andersherum. PC, Laptop, Handy oder Laserdrucker sind Geräte, die man im Büro deutlich früher zur Verfügung hatte als zuhause. Aufgrund dieser Veränderungen werden immer mehr CIOs damit konfrontiert, dass Mitarbeiter ihre eigenen Geräte ins Firmennetz einbinden oder auf bestehende Firmengeräte zusätzliche Applikationen aufsetzen – etwa Dropbox oder Yammer. Auf diese Weise kommen zunehmend neue Risiken auf die Unternehmens-IT zu, die die Verantwortlichen kaum noch kontrollieren können.

IT-DIRECTOR: Sie sprachen von drei Szenarien ...
K. Höhmann:
Ja, denn mittlerweile erkennen auch immer mehr IT-Verantwortliche die Zeichen der Zeit. Um nicht von den mobilen Entwicklungen überrollt zu werden, bereiten sie sich entsprechend darauf vor. Dabei raten wir ihnen, sich mit den konkreten Anforderungen der Nutzer auseinanderzusetzen. Man könnte etwa mit der Einführung eines Mobile Device Management beginnen, um eine wichtige Sicherheitssäule zu etablieren. Im nächsten Schritt folgt die Entwicklung einer ersten mobilen Applikation. Kommt diese bei den Nutzern an und wird sie rege genutzt, können die Verantwortlichen nachziehen und eine umfassende mobile Plattform aufsetzen. Nicht zuletzt wird das Mobility-Thema von den Fachabteilungen vorangetrieben. Sie haben eine konkrete Problemstellung und wollen diese mithilfe einer App lösen.

IT-DIRECTOR: Welche Fachabteilungen sind am aktivsten?
K. Höhmann:
Zum Beispiel die Personalverantwortlichen, die Prozesse wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen mobilisieren möchten. Oder der Finanzchef, der eine mobile Lösung für Budgetfreigaben benötigt, um von unterwegs zeitnah Rechnungen oder Reisekosten freigeben zu können. Mit solchen Anliegen treten sie an den CIO heran und wollen das eingesetzte HR-Programm bzw. die Fibu-Software auch als mobile Variante nutzen. Sicherlich bieten die meisten Softwarehersteller mittlerweile entsprechende Schnittstellen an – geht es aber um die Integration in die vorhandene Infrastruktur oder um die Anbindung an andere IT-Systeme, ist ein hohes Maß an Customizing vonnöten, was die Kosten immens ansteigen lässt. Von daher sollten sich CIOs zuerst über ihre strategische mobile Ausrichtung im Klaren sein, bevor sie beginnen, ihr SAP-System oder ihre BI-Lösung zu mobilisieren.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass sich die IT-Verantwortlichen mit der Fachseite zusammensetzen und das Mobilitätsthema definieren. Der CIO kennt die Leistungsfähigkeit der Unternehmens-IT. Zudem weiß er, welche Legacy-Anforderungen seitens der Infrastruktur erfüllt werden müssen. Demgegenüber definiert die Fachseite nutzbringende Anwendungsfälle und weiß, welche mobilen Lösungen ihre Prozesse verbessern könnten. Da sich die Anforderungen nicht täglich grundlegend ändern, sollte man diese auf Papier festschreiben und anschließend im Gleichklang mit der darunterliegenden Infrastruktur die mobile Welt gestalten. Dabei sollten IT-Verantwortliche Mobility immer als Chance begreifen. Zum Risiko wird sie nämlich erst, wenn man dem Markt nicht mehr folgen kann, Technologien verschläft und damit den Entwicklungen hinterherhinkt.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen die einzelnen User im Rahmen von Mobility-Strategien?
K. Höhmann:
Bei der Bereitstellung des mobilen Equipments sollte der Arbeitgeber stets die Mitarbeiterbedürfnisse berücksichtigen. Will man seine Geschäftswelten mobilisieren, sollte dies auf der einen Seite über die reine Nutzung der Endgeräte für Internet, soziale Medien oder Fotos und Videos hinausgehen. Auf der anderen Seite darf der Schritt nicht zu groß sein und weit über das, was die Mitarbeiter bislang privat nutzen, hinausgehen. Denn dann wird es für die User schnell kompliziert und die Lösung bleibt unbenutzt. Von daher raten wir den Verantwortlichen, sich am gängigen privaten Nutzerverhalten, neudeutsch User Experience, zu orientieren.

IT-DIRECTOR: Welche weiteren Herausforderungen gibt es?
K. Höhmann:
Die Einführungsgeschwindigkeit von mobilen Lösungen divergiert in den Unternehmen sehr stark. Manche gehen sehr progressiv vor, so dass wir deren Eifer eher abbremsen müssen. Demgegenüber müssen wir insbesondere auf der Fachseite – egal ob Finanzabteilung, HR oder Marketing – noch viel Aufklärungsarbeit hinsichtlich der Chancen der mobilen Welt leisten.

IT-DIRECTOR: Wo lassen sich Apps sinnvoll einsetzen?
K. Höhmann:
Mobile Applikationen machen sich etwa im B2C-Bereich bezahlt. Denn immer mehr Endkunden fragen mobile Apps nach, wobei hier das Gebot der Einfachheit gilt. Denn eine App, die niemand versteht, hat keinen Nutzen.

IT-DIRECTOR: Was halten Sie von mobilen Bezahlverfahren?
K. Höhmann:
Technologien für das Mobile Payment existieren bereits seit längerem in zahlreichen Varianten, so dass die Technik längst kein Hinderungsgrund mehr darstellt. Vielmehr geht es darum, sie sauber in einer wirklich nützlichen Anwendung abzubilden, beispielsweise für Bezahlprozesse im Taxi. Denn M-Payment ist immer dort sinnvoll, wo Bargeld heute an seine Schranken stoßen kann. Des Weiteren wird sich das mobile Bezahlen an Orten, an denen man heute problemlos mit Kredit- oder EC-Karte bezahlen kann, kaum durchsetzen. Geht es jedoch um Micropayment – etwa im öffentlichen Nahverkehr oder in Parkhäusern, funktioniert die Kreditkarte eher schlecht als recht, hier könnte ein durchaus lukratives Geschäftsfeld für mobile Bezahlverfahren entstehen.

IT-DIRECTOR: Wo steckt weiteres Potenzial?
K. Höhmann:
Beispielsweise beim Car Sharing. Dieses Konzept funktioniert nicht, wenn ein physischer Schlüssel von einem zum nächsten Fahrer weitergegeben werden muss. Denn eine so innovative Idee lässt sich kaum mit „Steinzeitmethoden“ abwickeln. Von daher liegt nichts näher, als diesen Prozess via Smartphones zu mobilisieren. Das Problem: Was passiert, wenn das Auto in einem Parkhaus, einer Tiefgarage oder auf dem  Land in einem Funkloch abgestellt wird? Hier wird es weder über GPS gefunden noch kann es über GSM kommunizieren. Das Fahrzeug befindet sich sozusagen im Off. Solche Szenarien hat man mittlerweile wie folgt gelöst: Der Nutzer ist über sein Mobilgerät als Car-Sharing-Teilnehmer registriert. Von seinem Gerät aus schickt er eine Nachricht ans Auto, über NFC oder  Bluetooth. Damit ist klar, dass er als Berechtigter die Tür öffnen und mit dem im Fahrzeug deponierten Schlüssel seine Fahrt beginnen kann.

IT-DIRECTOR: Ein interessantes Beispiel, gibt es noch weitere?
K. Höhmann:
Eine vornehmlich im Güterverkehr tätige Bahngesellschaft stand vor folgendem Problem: Die Arbeitszeit eines Lokführers beginnt, wenn er an der ihm zugewiesenen Lok ankommt. Da Güterbahnhöfe bekanntlich sehr groß sind und keine nummerierten Stellplätze besitzen, sorgte es bei den Mitarbeitern für Unmut, dass sie – außerhalb ihrer offiziellen Arbeitszeit – bis zu 45 Minuten herumliefen, um ihre Lok zu finden. Von daher haben wir die Lokalisierung der Fahrzeuge mit der Zeiterfassung im HR-Prozess kombiniert. Damit ergibt sich folgendes Szenario: Über eine App auf seinem Tablet oder Smartphone erhält der Lokführer alle notwendigen Materialien für seinen Arbeitstag, darunter auch den Standort seiner Lok. Über Google Maps wird er direkt dorthin geleitet. Er kommt an dem Fahrzeug an, wird dort automatisch in der Zeiterfassung erfasst und startet seine Arbeit. Zum Feierabend stellt er seine Lok auf dem ihm zugewiesenen Stellplatz eines Güterbahnhofs ab und loggt sich aus dem HR-Managementsystem aus – gleichzeitig wird mit der Ortung des Lokführers auch der Standort des Fahrzeugs selbst erfasst.

IT-DIRECTOR: Von der Ortung einzelner Mitarbeiter wird der Betriebsrat nicht so begeistert sein ...
K. Höhmann:
Hinsichtlich des Datenschutzes und des Schutzes von Persönlichkeitsrechten sollten in Mobility-Projekten zwei wesentliche Regeln berücksichtigt werden: Zum einen kann der Mitarbeiter selbst entscheiden, ob bzw. wann er die Ortungsfunktion aktiviert oder wieder abschaltet. Für den Betriebsrat ist dieses Verfahren unkritisch, da der Mitarbeiter die Oberhand behält. Zum anderen muss bei kritischen Geschäftsfällen – wie etwa beim Geldtransport – eine permanente Ortung möglich sein. Dies wiederum muss stets mit dem Betriebsrat geregelt werden. Solche Dinge sollten bei der Erstellung einer Mobilitätsstrategie von vornhinein bedacht und zu Beginn grundlegend mit dem Betriebsrat und der Rechtsabteilung geklärt werden.

IT-DIRECTOR: Wie oft haben Sie in Ihren Projekten mit Betriebsräten zu tun?
K. Höhmann:
Da die Abstimmung mit den Arbeitnehmervertretern oftmals vergessen wird, ist es unsere Aufgaben, frühzeitig daran zu erinnern. Denn die Abstimmung mit dem Betriebsrat ist häufig ein wichtiger Meilenstein in Mobility-Projekten. Hier stehen wir unseren Kunden vor allem beratend zur Seite.

 

Dr. Kai Höhmann
Alter: 47 Jahre
Werdegang: Höhmann war u.a. als Berater bei Bain & Company sowie mehr als zehn Jahre im Top-Management der Deutschen Telekom tätig. Im Juli 2011 wurde er in den Vorstand der Seven Principles AG berufen und verantwortet dort die Bereiche Vertrieb und Marketing. Zudem ist er Lehrbeauftragter an der Hochschule für Ökonomie und Management für „Unternehmensführung und Marketing“.
Derzeitige Position: Vorstand bei Seven Principles
Hobbys: Skifahren, Tennis, Laufen, Familie, Reisen

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