Social Business: Interview mit Andreas Forth, Agentbase

Erfolgreicher Einsatz von Social-Media-Software

Interview mit Andreas Forth, Vorstand und COO bei der Agentbase AG, über die Notwendigkeit von Social-Media-Guidelines und die Identifizierung von Wissensträgern

Andreas Forth, Vorstand und COO bei der Agentbase AG

IT-DIRECTOR: Der Einsatz welcher Social Media ist für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit in Großunternehmen sinnvoll? Welche sozialen Werkzeuge kann man getrost vernachlässigen?
A. Forth:
Wenn wir über den Einsatz von Social-Media-Software für die interne Unternehmenskommunikation sprechen, dann sprechen wir bei der Agentbase AG von Social Business. In diesem Bereich bietet sich insbesondere die Social-Software-Plattform IBM Connections an. Diese umfangreiche Lösung beinhaltet Werkzeuge wie Wikis, Blogs, Social Bookmarking, Communities, Microblogging, Foren, Umfragen, Tagging und vieles mehr. Welche Werkzeuge für einen bestimmten Anwendungsfall genutzt werden, hängt immer individuell von der zu lösenden Herausforderung ab. Grundsätzlich würde ich keins der verfügbaren Social-Business-Werkzeuge ausschließen.

IT-DIRECTOR: Inwiefern verändert sich durch die interne Nutzung sozialer Tools die Kommunikation unter den Mitarbeitern?
A. Forth:
Die Einführung von Social Business im Unternehmen ist in erster Linie ein organisatorisches und weniger ein technisches Projekt. Die Art und Weise wie mit Social Software transparent kommuniziert wird unterscheidet sich grundlegend von den herkömmlichen Kommunikationswegen, weil sich plötzlich Personen, die man vorher gar nicht kannte, als absolute Spezialisten und Know-how-Träger identifizieren lassen. Hierarchische Strukturen werden aufgebrochen und Entscheidungsfindungen beschleunigt. Damit muss insbesondere das mittlere Management lernen umzugehen.

IT-DIRECTOR: Welche Vor- und welche Nachteile bringt die Erweiterung um soziale Kommunikationskanäle mit sich (Stichworte: Aufmerksamkeitsverlust durch zu viele Informationen, Mehraufwand durch neue zusätzliche Kommunikationskanäle)?
A. Forth:
Ich denke, dass die Vorteile bei der Nutzung von Social-Business-Software ganz klar überwiegen. Nach meiner Meinung haben Unternehmen, die sich in einem harten, internationalen Wettbewerb befinden, gar keine andere Möglichkeit, als in Zukunft interne soziale Netzwerke zu nutzen, um auf Marktanforderungen und sich schnell ändernde Rahmenbedingungen so schnell wir möglich reagieren zu können. Sie stehen vor der Herausforderung, unter großem Zeitdruck Entscheidungen treffen zu müssen. Dazu benötigen sie möglichst hochwertige Informationen. Es gibt keine Zeit mehr, Doppelarbeiten durchzuführen – was bedeutet: „Ich muss wissen wer was weiß.“ Die schnelle Identifizierung der Wissensträger ist ein ganz entscheidender Wettbewerbsvorteil.

IT-DIRECTOR: Worauf sollten die Verantwortlichen bei der Erstellung von Nutzerrichtlinien besonders achten?
A. Forth:
Beim Erstellen von Nutzungsrichtlinien kann man sich sehr stark an die Social-Media-Guidelines, die es in vielen Unternehmen für die externe Kommunikation schon gibt, anlehnen. Dadurch, dass die Nutzer in einem firmeninternen sozialen Netzwerk nicht anonym agieren können, werden sich die Regeln der „Etikette“ hier auch relativ einfach durchsetzen lassen.

IT-DIRECTOR: Welche generellen Abstimmungen sollten mit dem Betriebsrat vor der Einführung von Social Collaboration auf jeden Fall erfolgen?
A. Forth:
Der Betriebsrat sollte möglichst frühzeitig mit in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Es sollte klar geregelt und besprochen sein, wie das System im Unternehmen zu nutzen ist und welche Auswertungsmöglichkeiten genutzt werden. Natürlich gibt es für Social-Business-Software entsprechende Analysetools – man muss sich gemeinsam klar darüber werden, was wirklich notwendig und wünschenswert ist. Im Übrigen haben wir die Erfahrung gemacht, das gerade der Betriebsrat sehr froh über so ein Werkzeug ist, das ihm die Möglichkeit bietet, in einer geschlossenen Community seine Betriebsratsarbeit, eventuell sogar standortübergreifend durchzuführen.

IT-DIRECTOR: Wie steht es konkret um den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter bei der Nutzung sozialer Tools – z.B. wenn es um die Erstellung von Mitarbeiterprofilen oder den Nachweis von Know-how bzw. Fachwissen geht? Welche Betriebsvereinbarungen sollten diesbezüglich getroffen werden?
A. Forth:
Soziale Netzwerke funktionieren nur auf freiwilliger Basis und wenn die Mitarbeiter merken, dass diese Systeme sie bei ihrer täglichen Arbeit entlasten. Das bedeutet: Keiner wird gezwungen, aktiv Inhalte in das System zu stellen – oftmals reicht es vollkommen aus, wenn die Mitarbeiter die für sie relevanten Informationen mitlesen und im Anwendungsfall schnell im Zugriff haben. Aus meiner Erfahrung sind viele Mitarbeiter sehr froh, wenn sie „endlich“ mal zeigen können was sie alles wissen. Dementsprechend sind sie auch gerne bereit anderen Mitarbeitern bei der Lösung von Problemen zu helfen.

IT-DIRECTOR: Wie kann man bei der Kommunikation über interne soziale Kanäle gewährleisten, dass die Mitarbeiter stets den richtigen Ton für ihre jeweiligen Anliegen treffen?
A. Forth:
Indem in den zu erstellenden Governance-Regeln klar definiert wird, wie in dem System zu agieren ist (Stichwort „Nettikette“) und welche Konsequenzen drohen, wenn dagegen verstoßen wird. Die Governance-Regeln sollten nach Abstimmung mit dem Betriebsrat und der Rechtsabteilung Bestandteil von Arbeitsverträgen werden.

IT-DIRECTOR: Wie können Großunternehmen mit tausenden Mitarbeitern und weltweit verteilten Standorten den Überblick über die Inhalte der internen Foren, Diskussionsrunden, Wikis etc. behalten?
A. Forth:
In Großunternehmen bietet es sich an, Community-Manager zu etablieren, die dafür zuständig sind, dass die von ihnen betreuten Communities technisch einwandfrei funktionieren und inhaltlich sinnvoll sind. Die Mitarbeiter behalten den Überblick, indem sie nur den Inhalten oder Personen „folgen“, die für sie relevante Informationen in das System stellen. Daneben gibt es eine Reihe von technischen Möglichkeiten, sich gezielt informieren zu lassen, z.B. über personalisierte Newsletter die dem Nutzer per E-Mail zugestellt werden oder über das Abonnieren von RSS-Feeds.

IT-DIRECTOR: Wer sollte die Kontrolle der unternehmensweiten Inhalte übernehmen? Welche Kriterien sollte man hinsichtlich der Inhalte festlegen?
A. Forth:
Die Kontrolle der einzelnen Communities obliegt den Community-Managern. Sie haben dafür Sorge zu tragen, dass die Community „funktioniert“ und in ihr sinnvoller Inhalt generiert wird. Daneben sollte man es mit den Kontrollmechanismen in so einem System nicht zu weit treiben: das ganze Konstrukt lebt von der absoluten Freiwilligkeit, werden die Kontrollen zu stark, sinkt die Motivation der Mitarbeiter sich aktiv einzubringen. Somit sollte man sich durchaus überlegen auch nichtunternehmensrelevante Informationen oder Themengebiete in dem System zuzulassen.

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