Viele kleine Schritte führen zum Erfolg

Erfolgreicher Einstieg in Digitalprojekte

Interview mit Andreas Schumann, Geschäftsführer bei der Tangro Software ­Components GmbH in Heidelberg, über den erfolgreichen Einstieg in Digitalprojekte

Andreas Schumann, Tangro

Andreas Schumann, Tangro

IT-DIRECTOR: Herr Schumann, inwieweit verändern sich die geschäftlichen Abläufe im Zuge der zunehmenden Digitalisierung?
A. Schumann:
Wir befinden uns inmitten eines strukturellen Wandels, der in Unternehmen alle Bereiche durchdringt und Abläufe, Arbeitsweisen und Kundenverhalten verändert. Durch die neuartige Vernetzung klassischer Computing-Techniken und die Möglichkeit, riesige Datenmengen auszuwerten – Stichwort Big Data –, entstehen völlig neue Geschäftsmodelle, die früher technologisch nicht realisierbar waren. Darüber hinaus sorgt die zunehmende Digitalisierung dafür, dass Unternehmen bestehende Prozesse mithilfe der neuen Technologien weiter verbessern. Das betrifft insbesondere auch Support-Funktionen wie Rechnungswesen, Controlling und Kundenservice.

IT-DIRECTOR: Was sind die Treiber der Digitalisierung?
A. Schumann:
Smartphones, mobiles Breitband-Internet und die Auswertung von Massendaten haben neue Möglichkeiten geschaffen: Im Handel etwa durch personalisierte Angebote, in der Produktion durch die Kommunikation von Maschine zu Maschine, Stichwort digitale Fabrik. Gemeinsamer Nenner ist die Verknüpfung unabhängiger Systeme, sodass Prozesse automatisch ohne menschliche Interaktion ablaufen können. Voraussetzung für eine solche Vernetzung ist das Vorhandensein maschinenlesbarer Daten. Insofern ist die Bereitstellung maschinenverwertbarer Daten ein wichtiger Treibstoff der Digitalisierung.

IT-DIRECTOR: Wie sollte man Digitalisierungsvorhaben am besten starten?
A. Schumann:
Für den Umgang mit der digitalen Transformation gibt es kein Patentrezept. Generell ist für viele Unternehmen eine Evolution mit kleinen, überschaubaren Schritten sinnvoller als eine Revolu­tion in großen Sprüngen. Das Beispiel der Digitalisierungpioniere wie Uber, Airbnb und Co. taugt höchstens als Anstoß, den Wandel tatsächlich anzugehen. Dabei dann Schritt für Schritt voranzuschreiten und sich immer wieder neuen Entwicklungen anzupassen, ist für viele Firmen sicherlich die bessere Strategie, um neue Geschäftspotentiale zu erschließen. Ein Beispiel hierfür ist, wenn ein Hersteller von Schaltschränken im ersten Schritt die Infos der Schaltmodule nutzt, um seinen Kunden neue Services zur Verbesserung der Energieeffizienz anzubieten.

IT-DIRECTOR: Worauf sollten die Verantwortlichen, die ­solche Vorhaben angehen wollen, besonders achten?
A. Schumann:
Nicht in Hektik verfallen und nicht jedem ­Hype kritiklos folgen. Nicht jede neue Strategie ist für jedes Unternehmen gleichermaßen erfolgversprechend. Auch ergibt es nicht unbedingt Sinn, sich als First Follower einer neuen Technologie einem unnötig hohen Risiko auszusetzen.

IT-DIRECTOR: In welchen Geschäftsbereichen lässt sich wohl das meiste Potential heben?
A. Schumann:
In erster Instanz geht es darum, bestehende Prozesse zu verbessern. Ein pragmatischer Ansatz, der direkte Erfolge zeigt, ist hier die Digitalisierung und automatische Abwicklung von E-Mail- und papierbasierten Prozessen. Geschäftsinformationen werden ohne Medienbrüche zugänglich. Nachfolgende Prozesse können durchgängig automatisiert und damit erheblich effizienter gestaltet werden. Dies gilt für alle dokumentenabhängigen Abläufe im Unternehmen.

IT-DIRECTOR: Können Sie uns ein Beispiel skizzieren?
A. Schumann:
Im Beschaffungsprozess lassen sich Informationen durchgängig digital nutzen und Einzelschritte zu einem ganzheitlichen Prozess vernetzen. Sämtliche Routinetätigkeiten werden von Software-Systemen übernommen und alle relevanten Beleginhalte automatisch erkannt. Auch damit einhergehende interne Kontroll- und Freigabeprozesse werden elektronisch abgewickelt. Manuelles Eingreifen ist nur dann erforderlich, wenn es zu Abweichungen kommt. Schon der erste Schritt im Beschaffungsprozess, die Feststellung von Bedarfen, sollte digital erfolgen, in dem die benötigten Warenanforderungen direkt am Arbeitsplatz systemseitig erfasst werden. Sämtliche Schritte zur Genehmigung bzw. Klärung können im Anschluss – noch vor oder während des Bestellprozesses – ebenfalls vollständig elektronisch ablaufen. Dies gilt für die Prüfung und Genehmigung der Materialanforderung ebenso wie für die Klärung von Kontierungsfragen. Damit kann die Bestellung automatisch angelegt werden.

IT-DIRECTOR: Welche Vorteile bringt dies mit sich?
A. Schumann:
Die nachfolgenden Abläufe werden dadurch deutlich einfacher. Da bereits alle wichtigen Informationen zum Beschaffungsvorgang vorhanden sind und Bestellbezug besteht, lassen sich auch eingehende Auftragsbestätigungen und Lieferscheine schneller verarbeiten. Die wichtigen Inhalte werden durch die Software automatisch erkannt. Der Abgleich mit der vorhandenen Bestellung erfolgt systemseitig.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 03/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

IT-DIRECTOR: Welche Vorteile bringt dies mit sich?
A. Schumann:
Die nachfolgenden Abläufe werden dadurch deutlich einfacher. Da bereits alle wichtigen Informationen zum Beschaffungsvorgang vorhanden sind und Bestellbezug besteht, lassen sich auch eingehende Auftragsbestätigungen und Lieferscheine schneller verarbeiten. Die wichtigen Inhalte werden durch die Software automatisch erkannt. Der Abgleich mit der vorhandenen Bestellung erfolgt systemseitig. Ein Großteil der Wareneingänge kann damit erheblich beschleunigt werden. In der Rechnungsverarbeitung wird der Anteil manueller Arbeit ebenfalls stark reduziert. So erfolgt der Abgleich mit der Bestellung auch hier automatisch. Zudem wurden alle Fragen zur Kontierung bereits im Vorfeld geklärt. Mehrstufige Workflows werden daher obsolet. Ein Sachbearbeiter muss nur noch eingreifen, wenn Klärungsbedarf besteht. Stellt das System keine Abweichungen fest, kann die Rechnung direkt im Hintergrund gebucht werden, falls dies gewünscht ist.

Bildquelle: Tangro

©2018 Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH