Warum Software Asset Management strategisch ist

Finger weg von Billig-Audits

Das Erstellen einer Lizenzbilanz sieht einfach aus, ist aber bei genauem Hinsehen eine schwierige Aufgabe. Diese ist umso ungeliebter je größer und komplexer die IT in einem Unternehmen ist – desto verlockender wirken vermeintlich günstige Audit-Angebote.

Ausverkauf im Kaufhauf

Bloß keine schnellen Schnäppchen: Beim Software Asset Management (SAM) kommt es auf Expertise, Sorgfalt und Zeit an.

Doch was nach einer schnellen und einfachen Lösung aussieht, kann nach hinten losgehen. Man stelle sich vor, bei mehreren Tausend Geräten sind – was durchaus vorkommt – 20 Prozent nicht richtig erfasst. In solchen Fällen kann die Nachlizenzierung in die Millionen gehen. Doch wodurch entstehen Lücken und Fehler in der Lizenzbilanz? Oder anders gefragt, wann ist eine Lizenzbilanz zuverlässig und weist die notwendige Qualität auf, um Strafzahlungen zu vermeiden und die richtigen Investitionsentscheidungen zu treffen? Und vereinfachen Cloud-Services eigentlich die Lizenzsituation?

Eine Excel-Liste ist keine Lizenzbilanz

Kurz gesagt kommt es bei Software Asset Management (SAM) auf die Vollständigkeit und Korrektheit der Daten an. Das heißt, bei allen PCs, Servern, Laptops, Smartphones etc. muss klar sein, was damit gemacht wird, welche Anwendungen sich darauf befinden und wie diese lizenziert sind. Diese Aspekte gilt es, aus kaufmännischer sowie technischer Sicht zu prüfen und dafür zu sorgen, dass die Informationen – wie Lizenznachweise, Verträge, Rechnungen und Zusatzvereinbarungen – in elektronisch lesbarer Form vorliegen und zentral abrufbar sind.

Es liegt auf der Hand, dass eine Excel-Liste dafür nicht ausreicht. Dennoch ist es in vielen Unternehmen Brauch, dass ein IT-Mitarbeiter versucht, die Assets auf diese Weise zu erfassen. Das ist gefährlich, denn Informationslücken entstehen schnell – insbesondere in Firmen mit mehreren Standorten. Schließlich müssen auch versteckte Netzwerke, Domains oder Clients erfasst werden. SAM-Auditoren, die eine schnelle Prüfung über das Netz versprechen, stellen in der Regel keine Fragen nach solchen Assets. Mit dem Ergebnis fühlen sich die IT-Abteilung und die Geschäftsführung zwar sicher, eigentlich ist dieses aber unbrauchbar.

Die Probleme fangen schon bei der Anzahl der Geräte und Lizenzen an. Nehmen wir an, ein Unternehmen hat beispielsweise 100 Geräte, kann davon aber nur 80 erfassen, und nimmt demnach an, dass 20 Lizenzen weniger ausreichend seien. Umgekehrt könnten etwa einige Geräte doppelt erfasst werden, sodass statt 100 Assets plötzlich 120 Assets in der Bilanz auftauchen – und das Unternehmen daraufhin nachlizenziert. In beiden Fällen stimmt am Ende die wirtschaftliche Bilanz nicht mehr und jede weitere Investitionsentscheidung basiert auf falschen Informationen.

Beim Gang in die Cloud ist SAM unabdingbar

Wer jetzt glaubt, dass SAM durch den Wechsel in die Cloud einfacher oder sogar obsolet wird, der irrt sich leider. Die IT-Abteilung muss insbesondere Cloud-Services verwalten und sicherstellen, dass die Lizenzen entsprechend den Herstellervorgaben eingesetzt werden. Es gilt zu klären, ob das Unternehmen vorhandene Lizenzen für Cloud-Dienste weiterhin nutzen oder als Basis für eine Subscription verwenden darf.

Auch wenn dieses Feld komplex ist, zahlt sich der Aufwand aus. Denn SAM liefert Daten zur eigenen IT-Infrastruktur, die bei der Migration in die Cloud hilfreich sind: Beispielsweise, ob die genutzte Hard- und Software die Mindestanforderungen für den Einsatz von Cloud-Services erfüllt. Oder, ob die Datenbasis als Entscheidungsgrundlage für die Frage dienen kann, welche Firmenbereiche für einen Proof-of-Concept der Migration zu einem Cloud-Dienst geeignet sind. Anwender können Überlizenzierung verhindern, wenn sie, noch bevor sie die Cloud-Dienste nutzen, eine Kosten-Nutzen-Rechnung durchführen – das heißt: alle SAM-Prozesse hinsichtlich der Beschaffung, Bereitstellung, Verwaltung und Ausmusterung von Software prüfen.

Für eine belastbare, lückenlose Lizenzbilanz ist Expertise, Sorgfalt und Zeit sowie eine enge Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung und SAM-Provider nötig. Die initiale Bilanz ist ein gemeinsames Projekt und Rückfragen des Dienstleisters sind ein Qualitätskriterium – keine Schikane. Spezialisten versuchen, wo immer möglich, die IT-Assets automatisiert zu erfassen und brauchen dafür die entsprechenden Zugänge. Sie schaffen Schnittstellen zum Active Directory (AD), der VMware-, Citrix- oder Microsoft-HyperV-Konsole für die Scanner. So fallen Ungereimtheiten im IT-Asset-Management (ITAM) bei einem Blick ins Dashboard schnell auf und können korrigiert werden. Geräte wiederum, die nicht automatisch erfasst werden können, muss der Dienstleister separat abfragen.

Strafzahlungen vermeiden ist Pflicht

Um aus der ersten Bilanz ein aktives Lizenzmanagement zu ermöglichen, sind weitere Informationen über die Geräte vonnöten. Dazu gehören zum Beispiel Prozessor, Festplattengröße sowie die installierte Software inklusive deren Einsatzzweck. Erst wenn jeder einzelne Datensatz sauber ist, kann man von einer validen Lizenzbilanz ausgehen. So lassen sich erfahrungsgemäß 20 bis 25 Prozent an Lizenzkosten sparen. Denn mit Know-how und Kreativität findet sich oft ein besseres Modell, beispielsweise wenn es für einen Client zwei unterschiedliche Lizenzarten eines Herstellers gibt. Weiterhin ist eine sinnvolle Planung des Budgets für Software nur mit absolutem Durchblick möglich. Es geht also nicht nur darum, Strafzahlungen abzuwenden.

Die Erstellung einer Lizenzbilanz ist nichts, das Unternehmen als Bringschuld des Providers nach dem Motto „schneller, höher, weiter“ sehen sollten. Vielmehr gilt es, durch einen engen Austausch eine hochwertige Datenbasis für strategische und geschäftliche Entscheidungen zu schaffen. Automatisierung erleichtert einen Teil der Arbeit und verbessert die Datenqualität von Grund auf. Spezialisten können dann am kreativen Part ansetzen, um die richtigen Lizenzmodelle zu finden. Insbesondere im Cloud-Umfeld ist hohes Expertenwissen gefragt, denn dabei entstehen oft hybride Lizenzsituationen, die sehr komplex werden können. Die Bilanzierung übers Knie zu brechen, wäre eine schlechte Wahl. Vielmehr sollten Unternehmen die Chance ergreifen, den Durchblick im Lizenz-Dschungel zu bekommen und darauf basierend eine moderne Software-Strategie entwickeln.

* Der Autor Mathias Sellnow ist Senior Consultant SAM und Teamleiter mit Schwerpunkt öffentliche Einrichtungen bei Axians IT Solutions.

Bildquelle: iStock/Getty Images Plus

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