Automatisiertes Frachtkostenmanagement mit AEB

Frachtkosten im Visier der Logistikmanager

Laut AEB, einem Anbieter von IT-Lösungen für Logistik und Außenwirtschaft, spielt IT-gestütztes Transport- und Frachtmanagement für Firmen im Import- und Exportbereich zunehmend eine wichtige Rolle.

Frachtkosten im Visier der Logistikmanager

Ein automatisiertes Frachtkosten-Controlling ermöglicht es Unternehmen, Transportkosten genau nachzuvollziehen und den Kostenstellen zuzuordnen.

Allein durch Ladungskonsolidierung, Sendungsbündelung und die optimierte Auswahl des Spediteurs können bis zu zehn Prozent der Frachtkosten eingespart werden. Die vollständige Prüfung eingehender Rechnungen von Logistikdienstleistern führt in den meisten Fällen in vergleichsweise kurzer Zeit zu Einsparungen. Leider wird die Prüfung der Frachtrechnungen in vielen Unternehmen vernachlässigt und, wenn überhaupt, oft nur manuell und stichprobenartig durchgeführt, entweder weil zu viele Rechnungen zu bearbeiten oder die Tarifstrukturen der Spediteure und Kurierdienste zu unterschiedlich sind.

Der hohe Arbeitsaufwand für die manuelle Prüfung der Frachtkosten führt schnell zu einer Explosion der Verwaltungskosten, zumal die Rechnungen selbst oft nicht genug Informationen enthalten und der Rechercheaufwand daher enorm ist. An diesem Punkt lohnt es sich, über ein automatisiertes Frachtkosten-Controlling nachzudenken. Das nämlich ermöglicht es Unternehmen, Transportkosten genau nachzuvollziehen und den Kostenstellen zuzuordnen. Falsche Rechnungsbeträge lassen sich systematisch und schnell aufdecken. Dadurch gelingt es, Transportkosten zu senken und volle Kostenkontrolle zu erzielen.

Ein Beispiel

Das in Singapur ansässige Medizintechnikunternehmen Becton, Dickinson and Company war beim Versuch, Frachtkosten manuell zu kontrollieren, an seine Grenzen gestoßen. Die Kosten zu berechnen, den jeweiligen Business Units zuzuordnen und Unstimmigkeiten mit den Frachtführern zu klären, war so arbeitsintensiv, dass die Rechnungen nur stichprobenartig überprüft werden konnten. Zudem konnten – aufgrund von Rechenfehlern oder dem Heranziehen falscher Tarife – doppelte Rechnungsstellungen oder zu hohe Rechnungsbeträge nicht ausgeschlossen werden. Wurde ein Fehler in den Rechnungen festgestellt, war es häufig schon zu spät, um diese zu reklamieren. Die Verwaltungskosten vereitelten den gewünschten Erfolg des Frachtkostenmanagements.

Vor diesem Hintergrund entschloss sich die Firma, eine automatisierte Frachtrechnungskontrolle zu implementieren. Ein Freight-Management-System verwaltet nun alle Angebote und Tarife der Carrier, so dass Frachtkosten im Vorfeld ermittelt und automatisch mit den in Rechnung gestellten Frachtkosten abgeglichen werden. Mit der Reporting-Funktion lassen sich die erbrachten Leistungen eines Spediteurs für definierte Zeiträume darstellen und mit den in Rechnung gestellten Leistungen vergleichen. Alle Abweichungen zwischen der vom System erstellten Vergleichsrechnung und der Rechnung vom Carrier sind sofort ersichtlich. Um den Workflow zu vereinfachen, können die Rechnungsabweichungen mit Korrekturpositionen ausgeglichen werden. Die vom Spediteur anschließend korrigierte Rechnung wird automatisch den richtigen Transporten zugeordnet und für die weitere Bearbeitung aufbereitet.Die Berechnung im Freight-Managment-System ermöglicht die Rückverteilung der Transportkosten auf Geschäftsbereiche und Kostenstellen. Über flexible Schnittstellen werden die Daten dann in die ERP-Systeme und damit in die Finanz- und Buchhaltungssysteme zurückgeschrieben. Ein weiterer Vorteil ist die Kostensimulation: Dabei kann das Unternehmen per Mausklick prüfen, wie sich ein Wechsel des Carriers oder der Route auf die Frachtkosten auswirken und damit Kosten für künftige Projekte genau bestimmen.

Gewünschter Erfolg

Die Einführung des automatisierten Frachtkostenmanagements brachte den gewünschten Erfolg: Durch die Automatisierung können sich die Mitarbeiter auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren und effektiver arbeiten. Abweichungen bei Rechnungen werden sofort erkannt, zu hohe Zahlungen vermieden. Die Mitarbeiter können sich jetzt darauf konzentrieren, die Supply Chain zu optimieren und das Geschäft auszubauen statt nach fehlerhaften Rechnungen zu fahnden.

Undurchsichtigen Tarifstrukturen der Carrier mit einem automatisierten Frachtkosten-Controlling zu begegnen, ist nur ein Ansatzpunkt zur Senkung von Transportkosten. Wer weitere Möglichkeiten aufspüren will, um Frachtkosten zu senken, kommt nicht umhin, den Status Quo zu analysieren und zu bewerten. Wie können teure Luftfrachtlieferungen reduziert werden, auf welchen Strecken kann auf Seefracht umgestiegen werden? Wie lassen sich Express- und Strafzuschläge vermeiden? Durch eine Analyse der globalen und nationalen Frachtkosten können Kostentreiber identifiziert werden, die Termintreue und Lieferqualität der Carrier können besser miteinander verglichen werden. Wenn diese Daten vorliegen, können die Frachtkosten aktiv gesenkt werden. Sie sind die Basis für Gespräche mit den Spediteuren und Kurierdiensten und helfen bei der Entscheidungsfindung, welcher Carrier die besten Konditionen bietet. Damit bietet ein automatisiertes Frachtkostenmanagement einen klaren Wettbewerbsvorteil.

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www.aeb.de

Bildquelle: AEB

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