Content-Services-Plattformen

Fundament für den Fortschritt

Content-Services-Plattformen können als technologische Basis für ein unternehmensweit einheitliches Prozess- und Dokumenten-Management dienen und dabei auch die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens deutlich steigern.

Dr. Gregor Joeris, CTO der SER Group

Dr. Gregor Joeris, CTO der SER Group: „Schnelligkeit erzeugt keinen Mehrwert, wenn sie durch zahlreiche Insellösungen in einzelnen Abteilungen erkauft wird.

Die Notwendigkeit zur digitalen Transformation ist unbestritten. Der Weg dahin gestaltet sich in der Praxis aber oft schwierig. Wenn für jedes Digitalisierungsprojekt das Rad neu erfunden werden muss, vollzieht sich der Veränderungsprozess sehr mühsam und viel zu langsam. Der Aktionismus mancher Fachabteilungen dabei nicht unbedingt weiter. Das wachsende Angebot von SaaS-Lösungen verführt dazu, schnell neue Anwendungen für spezielle Anforderungen einzuführen. Auf diese Weise überträgt man die Probleme isolierter und chaotischer Dateiablagen aber lediglich in die Cloud. Schnelligkeit erzeugt keinen Mehrwert, wenn sie durch zahlreiche Insellösungen in einzelnen Abteilungen erkauft wird, da so nur die Informationssilos vervielfacht werden. Es entsteht Chaos und eine homogene Informationsinfrastruktur rückt in weite Ferne. Das ist beschleunigte Ineffizienz, unter der auch die Innovationskraft leiden kann.

Das richtige technisches Fundament kann den Fortschritt innerhalb eines Unternehmens nicht nur stabilisieren, sondern auch aktiv fördern. „Eine homogene Content-Services-Plattform, die ein einheitliches Metadatenmanagement ermöglicht und auf der Content Services, Process Services und Analytics/ Cognitive Services integriert sind, bildet die Basis für ein zukunftsfähiges, intelligentes Informations- und Prozessmanagement. Auf dieser Grundlage lassen sich ECM-Anwendungen für unendlich viele, immer neue Einsatzbereiche beliebig kombinieren und unbegrenzt skalieren. Das bietet Unternehmen letztlich die Innovationskraft, die sie benötigen, um wettbewerbsfähig zu sein“, erklärt Dr. Gregor Joeris, Geschäftsführer und CTO der SER Group. Die Services sollten auf der Plattform bereits vorinstalliert sein, sodass sie wie bei einem Baukastensystem für weitere Unternehmens- und Aufgabenbereiche lediglich erweitert oder angepasst werden müssen – ohne aufwendigen Integrationsaufwand wie bei Drittsystemen.

Gegen den Wildwuchs

Bei der Auswahl der richtigen Plattform lohnt sich ein genauer Blick auf die Architektur und die dazugehörigen Content Services, damit man nicht in einen Wildwuchs an Microservices hineingerät. Manche Anbieter überbieten sich gegenseitig mit neuen, oft von Drittanbietern entwickelten Microservices. Wie gut diese sich in die jeweilige Plattform einfügen lassen, bleibt erstmal offen. Nur wenn sich passgenau aufeinander abgestimmte Content Services zu neuen Lösungen auf einer technologischen Plattform kombinieren lassen, entsteht eine unternehmensweite Informationsinfrastruktur, mit der sich neue Anwendungen schnell aufsetzen und im Unternehmen ausrollen lassen. Eine solche Lösung bezieht alle Informationsquellen mit ein und macht Informationen systemübergreifend nutzbar. Von so einer Plattform können alle Unternehmens- und Aufgabenbereiche, von Entwicklung bis Vertrieb, vom Rechnungswesen bis zum Service profitieren, ohne Teile davon selbst aufbauen zu müssen. Lediglich das bereichs- und aufgabenspezifische Customizing fällt dann noch an, wobei es eine Vielzahl an Templates für spezifische Branchenlösungen und Anwendungsfälle geben sollte, die diese Aufwände auf ein Minimum reduzieren.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Zum Innovationstreiber wird eine Content-Services-Plattform, wenn bestehende Services immer weiterentwickelt und per Update zur Verfügung gestellt werden. So können Unternehmen innovative Technologien wie z.B. Machine Learning kontinuierlich in die Services integrieren und den Plattformkunden anbieten. Neue Lösungen können auf diese Art und Weise schnell in der Praxis eingesetzt werden. Das ist einfacher handhabbar und weniger aufwändig, als Innovationen alle paar Jahre als „Big Bang“ einzuführen.

Was eine Content Services-Plattform leisten muss:

Content & Prozesse: Informationen und Prozesse müssen zusammen gedacht werden. Benötigt werden hybride Systeme, die ECM und BPM wirklich auf einer Plattform vereinen. Hier lohnt sich ein genauer Blick: Viele Anbieter behaupten dies, in Wahrheit handelt es sich aber doch um getrennte Systeme. Jeder Geschäftsprozess ist anders und muss unterschiedlich gestaltet, mit Informationen unterfüttert und gesteuert werden. Mit einem flexiblen, hybriden System lassen sich schnell neue, exakt zugeschnittene Lösungen erstellen und auf der Plattform aufsetzen.
Flexibilität: Der Vertrieb braucht andere Lösungen als die Personalabteilung, der Einkauf hat andere Anforderungen als die Rechtsabteilung. Die Content-Services-Plattform muss flexibel genug sein, um abteilungsspezifische Lösungen auf einer einheitlichen technologischen Basis zu realisieren.
Integration: Vom Power User bis zum Gelegenheitsnutzer muss die Plattform User in unterschiedlichen Anwendungen und Apps mit Informationen versorgen und ihnen die Mitarbeit in Prozessen ermöglichen.
Künstliche Intelligenz: Cognitive Services bringen KI-Technologien ins Informationsmanagement. Mit Content-Analytics-Verfahren aus den Bereichen Machine Learning und Natural Language Processing helfen sie Unternehmen dabei, Wissen aus unstrukturierten Inhalten zu generieren und in Geschäftsprozessen nutzbar zu machen.
Quellenunabhängiger Informationszugriff per Content Federation: Egal, wo Inhalte entstehen oder abgelegt sind, sie können über Content Federation trotzdem ins aktive Informationsmanagement einbezogen werden. So findet der Anwender alle relevanten Informationen zu einer Suchanfrage, unabhängig von ihrer Quelle. Über Verknüpfungsdokumente können Daten und Dokumente aus fremden Quellen ins ECM eingebunden, dort mit individuellen Metadaten versehen und Akten oder Prozessen zugeordnet werden.
Skalierbarkeit: Gebraucht wird ein System, das flexibel mitwächst – horizontal und vertikal, in Bezug auf Dokument- und auch Prozessvolumina. Was heißt das? Statt einer Abteilung sollen zehn mit dem System arbeiten? Dann erhöht man die Userzahl von 50 auf 500. Die elektronischen Akten im Vertrieb haben auch den Einkauf neugierig gemacht? Dann setzt man noch eine Lieferantenakte auf der Content-Services-Plattform auf – die Technologie dafür ist ja schon vorhanden.
Ausfallsicherheit: IT-Lösungen sind das Rückgrat für Unternehmen und Geschäftsprozesse. Systemausfälle sind nicht tolerierbar. Das muss auch für eine Content-Services-Plattform gelten. Garantierte Hochverfügbarkeit rund um die Uhr und über alle Standorte hinweg ist ein Muss.
Kollaboration: Unternehmen sind heute in Business-Ökosysteme eingebunden. Sie interagieren nicht nur mit Kunden und Lieferanten, sondern auch mit Projektpartnern, Entwicklungskooperationen etc. weltweit. Eine Content-Services-Plattform muss sich gezielt für externe Partner öffnen lassen, damit alle Beteiligten auf eine verlässliche Informationsbasis zugreifen können. In virtuellen Projekt- und Datenräumen organisieren und bearbeiten sie gemeinsam Dokumente, Aufgaben und Vorgänge – sicher, fristgerecht und für alle nachvollziehbar.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok