Handlungsbedarf bei Unternehmen

Gas geben bei der SEPA-Umstellung 


Am 1. Februar 2014 wird das deutsche DTA-Verfahren größtenteils abgeschaltet. Ab diesem Zeitpunkt treten für den Zahlungsverkehr die Richtlinien des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area, SEPA) in Kraft.

Die daran geknüpften Versprechen: eine schnellere, günstigere und einfachere Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Für einen Großteil der Unternehmen heißt es nun aber zunächst: Jetzt muss gehandelt werden, denn nur wenige sind bereits „SEPA-ready“.

Ein kurzer Rückblick: Seit Januar 2008 ist der einheitliche Zahlungsverkehrsraum SEPA Realität: Die neue Euro-Überweisung kann für 32 europäische Länder einschließlich der Schweiz genutzt werden. Ein weiterer Schritt wurde im November 2009 mit der Einführung der SEPA-Lastschrift getan. Bis zum gesetzlich festgelegten Enddatum der Migration, dem 1. Februar 2014, werden diese beiden neuen Zahlungsverkehrsinstrumente die bislang bestehenden nationalen Überweisungs- und Lastschriftinstrumente fast vollständig abgelöst haben.

Sichtbarstes Merkmal der SEPA-Umstellung sind BIC (Bank Identifier Code) und IBAN (International Bank Account Number). Sie ersetzen die bisherige Kontonummer und Bankleitzahl. Entsprechend müssen diese Informationen an allen betroffenen Stellen im Unternehmen geändert werden. Dies reicht von den Buchhaltungssystemen über den Vertrieb bis hin zum Kundenservice.

Doch die Umsetzung der SEPA-Richtlinien bedeutet weit mehr als das: Sie umfasst eine ganze Reihe von weiteren Veränderungen, zum Beispiel im Hinblick auf Datenformate und Einreichungsfristen. Ein komplexes Projekt, das die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche einschließt: Neben Buchhaltung, Treasury und Rechnungsstellung sind auch Abteilungen betroffen, die nicht vorrangig für den Zahlungsverkehr verantwortlich sind.

Einige Beispiele: Für das Lastschriftverfahren ist künftig ein schriftliches Mandat des Kunden notwendig. Ohne schriftliche Autorisierung können Kontoinhaber Lastschriften rückgängig machen. Die Vertriebsabteilung muss ihre Prozesse so anpassen, dass künftig für jede Abrechnung schriftlich gültige Mandate eingeholt werden. Die Personalabteilung hat die Aufgabe, IBAN und BIC der Angestellten für die Gehaltsüberweisung einzuholen. Der Vertrieb muss die Kundendaten aktualisieren, gegebenenfalls neue Verträge und Formulare etablieren.

Welche Prozesse sind betroffen?

Handlungsbedarf besteht in nahezu allen Unternehmen, doch die Anforderungen sind sehr unterschiedlich: Während sich Großkonzerne ihre Prozesse oft schon seit geraumer Zeit auf SEPA vorbereiten, sind sich viele kleinere Unternehmen der Problematik noch zu wenig bewusst. Auch die notwendigen Maßnahmen variieren stark. Besonders betroffen: wachsende Unternehmen mit einer heterogenen Infrastruktur. Hier muss genau analysiert werden, welche Prozesse von den neuen Richtlinien betroffen sind. Um die Zeit bis Februar 2014 optimal zu nutzen, dienen strukturierte Ansätze wie beispielsweise umfangreiche Checklisten, die den individuellen Handlungsbedarf erkennen lassen. Dabei ist Hilfe von außen oft ein Pluspunkt: Verschiedene Dienstleister bieten umfassende Unterstützung bei SEPA an. Sie unterstützen nicht nur bei der Festlegung eines konkreten SEPA-Fahrplans, sondern übernehmen bei Bedarf auch die praktische Durchführung des Projekts.

Schritt eins ist dabei eine detaillierte Bestandsanalyse: An welchen Stellen sind Kontonummer und Bankleitzahl hinterlegt, wie lassen sie sich technisch und organisatorisch durch IBAN und BIC ersetzen. In einem zweiten Schritt wird untersucht, welche internen Systeme betroffen sind, welche Schnittstellen berücksichtigt und welche Maßnahmen eingeleitet werden müssen. Das im ersten Moment unübersichtliche Thema wird strukturiert und vor allem so priorisiert, dass die dringlichsten Aufgabenstellungen auch noch innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit umgesetzt werden können. Zur Schnittstellenanalyse und Planung von Anpassungen kommt die Entscheidung, ob mit Standard- oder Individualsoftware gearbeitet werden soll. Die Auswirkungen neuer Fristen, beispielsweise auf Mahnwesen oder Fälligkeitsdaten wird geprüft. Müssen aufgrund der neuen Fristen bei SEPA-Lastschriften aktuelle Geschäftsprozesse in Frage gestellt werden, die derzeit mit der DTA-Lastschrift funktionieren? Während heute die DTA-Lastschrift am Tag der Belastung beim Kreditinstitut eingereicht wird, so müssen zukünftig SEPA-Lastschriften mit bis zu fünf Tagen Vorlauf eingereicht werden. Beispiel Versicherungsabschluss: Wurde bislang eine Versicherung am 29.12. eines Jahres abgeschlossen, konnte die Lastschrift bis zum 31.12. erfolgen, so dass die Police für das Jahr noch gültig war. Mit SEPA würde diese Zeit nicht ausreichen.

Wird die SEPA-Umstellung professionell durchgeführt, können Unternehmen davon profitieren. Denn was nicht vergessen werden darf: Der eigentliche Zweck der neuen Richtlinien war es ja, den Zahlungsverkehr in Europa zu vereinfachen. Von den Möglichkeiten durch die Standardisierung und Vereinheitlichung im Rahmen der SEPA-Umsetzung können beispielsweise die Treasury-Abteilungen profitieren. Denn wenn für den gesamten europäischen Zahlungsverkehr nur noch eine Bankverbindung notwendig ist, wird das Cash-Pooling über Ländergrenzen hinweg einfacher. Durch die neuen Vorwarnzeiten für Lastschriftabbuchungen, die sogenannten "Pre-Notification"-Fristen, lässt sich außerdem der Cashflow genauer steuern. Das erleichtert das Liquiditätsmanagement.

Doch die Zeit drängt. Zwar versuchen Dienstleister und Banken, die Aufmerksamkeit für SEPA zu steigern – durch Checklisten oder SEPA-Apps. Trotzdem besteht dringend Nachholbedarf. Ein Beispiel: Unternehmen müssen bei der Bundesbank eine Gläubiger-ID beantragen, um Lastschriften tätigen zu können. Nur ein Bruchteil hat dies bislang getan. Die Umstellung kann trotzdem noch gelingen: Mit Unterstützung von Spezialisten und einem professionellen SEPA-Fahrplan.

Der Autor, Michael Budde, ist Principal Consultant International Business Consulting bei der GFT Technologies AG

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