Tools erleichtern die Projektarbeit

Geheimnisse eines guten Projektmanagers

Mit entsprechenden Tools wird Projektmanagement zum Kinderspiel. Vor allem das Social Task Management soll dabei die bessere Zusammenarbeit der Projektmitarbeiter fördern, wie Alan Lepofsky von Constellation Research erklärt.

Alan Lepofsky, Constellation Research

Alan Lepofsky, Vice President von Constellation Research

Um die Geheimisse erfolgreicher Projektarbeit zu ergründen, kann man Informationen sammeln, Veranstaltungen besuchen oder mit Menschen sprechen, die sich seit Jahren mit dem Projektmanagement beschäftigen. Alan Lepofsky ist Vice President von Constellation Research und beobachtet seit 20 Jahren, wie sich Projektarbeit entwickelt und verändert – aber auch wie die Menschen zusammenarbeiten und welche Lösungen ihnen helfen.

IT-DIRECTOR: Herr Lepofsky, welche ist die größte Veränderung, die Sie in den letzten Jahren im Projektmanagement bemerkten?
A. Lepofsky:
Vor ein paar Jahren begann man, sich Gedanken über die mangelnde Flexibilität im Projektmanagements zu machen. Schnell bemerkte man, dass ein Social Task Management den Mitarbeitern mehr Mitbestimmungsrecht gibt und dass sie sich so eher als fester Bestandteil eines Teams empfinden. Damit fühlen sie sich viel besser eingebunden – Projektpläne sind frei verfügbar und transparent.

Im Rahmen von Social Task Management kann sich jeder Mitarbeiter eine Aufgabe herauspicken und diese erledigen – freiwillig und ohne, dass sie ihm zugeordnet wird. Das ist einer der größten Unterschied zu der Art und Weise, wie kurz vorher noch gearbeitet wurde. Der Fortschritt eines Projekts kann auf diese Weise einfacher nachvollzogen werden. Zudem wird alles übersichtlich dargestellt – und Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung und eben nicht nur in wöchentlichen Abstimmungstelefonaten. Die auf Social Task Management basierenden Veränderungen führen dazu, dass sich Mitarbeiter als festen und wichtigen Bestandteil eines Teams fühlen und nicht wie eine kleines Rädchen in einer Maschine.

IT-DIRECTOR: Wie hat sich ihre persönliche Arbeitsweise in den letzten Jahren verändert?
A. Lepofsky:
Mittlerweile befindet sich das Verantwortungsbewusstsein auf einem völlig anderen Niveau. Dank moderner Projektmanagement-Tools kann man zum einen sehen, wenn ein Mitarbeiter seine Aufgabe lediglich zur Hälfte erledigt hat. Jeder, auch die Projektmanager, könne sehen, ob jemand zurückfällt, Hervorragendes leistet oder eventuell Unterstützung benötigt. Zum anderen existieren heutzutage deutliche kollaborativere Arbeitsumgebungen. Man weiß viel mehr darüber, wie Menschen zusammenarbeiten. So können die Verantwortlichen besser loben oder belohnen, um Mitarbeiter zu motivieren. Diese transparente Arbeitsweise gibt dem Menschen ein kameradschaftlicheres Gefühl.

IT-DIRECTOR: Glauben Sie, dass es für die Mitarbeiter einfacher ist, die Planung und Umsetzung eines Projekts mithilfe eines Tools zu stemmen?
A. Lepofsky:
Unabhängig von den Tools ist Entschlossenheit der entscheidende Erfolgsfaktor eines jeden Projekts. Wenn die Mitarbeiter verstehen, warum sie gemeinsam an etwas arbeiten und wie sie sich gegenseitig unterstützen können, dann sind sie umso motivierter und engagieren mehr.

Dennoch sind auch Tools wichtig, sowohl hinsichtlich ihrer Möglichkeiten als auch in Bezug auf das Erreichen der gewünschten Resultate – etwa wenn ein Unternehmen etwa ein Produkt auf den Markt bringt, eine Kampagne launcht oder einen Rechtsstreit beendet. Denn wer große Ziele im Hinterkopf hat, für den ist Projektarbeit mehr als nur das Abarbeiten von Aufgaben. Von daher ist es durchaus wichtig, dass die Mitarbeiter mit dem richtigen Tool arbeiten. Leider stellen wir in der Praxis immer wieder fest, dass E-Mails im Rahmen der Projektarbeit nach wie vor oft falsch eingesetzt werden. Überdies fehlt es auch an Möglichkeiten, mit denen sich Aufgaben koordinieren und Projekte umsetzen lassen. Hier lohnt es  sich, Social-Task-Management Tools zu verwenden, um bessere Projekterfolge zu erzielen.

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