Benimmregeln 2.0: Interview mit Peter Fischer, Microsoft

Gesunder Mix in der sozialen Kommunikation

Interview mit Peter Fischer, Product Manager Sharepoint & Enterprise Search bei der Microsoft Deutschland GmbH, über die mit Social-Enterprise-Lösungen erreichbaren Erleichterungen im Arbeitsalltag

Peter Fischer, Product Manager Sharepoint & Enterprise Search bei der Microsoft Deutschland GmbH

IT-DIRECTOR: Der Einsatz welcher Social Media ist für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit in Großunternehmen sinnvoll? Welche sozialen Werkzeuge kann man getrost vernachlässigen?
P. Fischer:
Eine gesunde Mischung macht`s. Diese sollte auf der Wahlfreiheit der Mitarbeiter beruhen. Gute Ideen können beispielsweise mit den Kollegen persönlich ausgetauscht werden. Bei der Umsetzung helfen dann Yammer und/oder Lync. Der Trend zeigt, dass die E-Mail in der internen Zusammenarbeit weniger Bedeutung findet – aber eben nur in der internen Zusammenarbeit. Für die Kommunikation mit Kunden und Partner ist sie so unerlässlich wie der Telefonhörer. Zühlke, ein Unternehmen für Software-Engineering, Managementberatung und Startup-Finanzierung, hat diese Kultur für sich entdeckt. Jörg Dierbach von Zühlke sieht Yammer als ideales Knowledge-Management-Instrument. Dabei tauschen die Mitarbeiter mit Yammer permanent neue Ideen aus und lernen neue Dinge. Das Beste sei dabei, dass die Kollegen genau die Erfahrungen austauschen können, die zielgerichtet zu Arbeitsergebnissen führen.

IT-DIRECTOR: Inwiefern verändert sich durch die interne Nutzung sozialer Tools die Kommunikation unter den Mitarbeitern?
P. Fischer:
Social Tools können Interaktionen unter den Mitarbeitern auf ein völlig neues Niveau heben. Das System wandelt sich dabei von einem „Push-System“ zu einem strukturierten Miteinander. Unternehmen werden mit Social Enterprise ein Stück menschlicher. Zusammenarbeit wird transparenter – vor allem wenn es über Abteilungsgrenzen hinausgeht. Diese Neuerungen führen Schritt für Schritt weg von starren Arbeitsprozessen hin zu mehr Kreativität und kooperativem Miteinander.

IT-DIRECTOR: Welche Vor- und welche Nachteile bringt die Erweiterung um soziale Kommunikationskanäle mit sich?
P. Fischer:
Mit Social-Enterprise-Lösungen können sich standortübergreifende Teams mühelos selbst organisieren, Kollegen effizient an Projekten und Dokumenten zusammenarbeiten und gemeinsam die Herausforderungen ihres Arbeitsalltags meistern. Lernmöglichkeiten mithilfe von Peer-to-Peer-Methoden, ein verbesserter Zugang zu Informationen und selbstverständlich der Kontakt über geografische Entfernungen hinweg sind Potentiale, die durch soziale Kommunikationskanäle erschlossen werden. Diese sind mit veralteter Technologie allerdings nicht zu heben.

IT-DIRECOR: Worauf sollten die Verantwortlichen bei der Erstellung von Nutzerrichtlinien besonders achten?
P. Fischer:
Es geht weniger um Richtlinien als mehr um eine Weiterentwicklung der Unternehmenskultur. Hier spielen die Kommunikatoren und HR-Kollegen eine zentrale Rolle. Benimmregeln 2.0 können durchaus Charme haben. Sie führen Mitarbeiter in die richtigen Umgangsformen im Social Web ein und erläutern die Feedbackkultur auf sozialen Plattformen – ohne Vorschriften zu machen.

IT-DIRECTOR: Welche generellen Abstimmungen sollten mit dem Betriebsrat vor der Einführung von Social Collaboration auf jeden Fall erfolgen?
P. Fischer:
Social Enterprise gibt allen Mitarbeitern eine Stimme auf wirklich gleicher Ebene. Es ist ganz einfach – die beste Idee trägt sich weiter und zählt für den Erfolg. Natürlich sind neue Technologien einer kritischen Überprüfung durch den Betriebsrat zu unterziehen. Wir sind aber der Meinung, dass genau der Betriebsrat die Instanz sein sollte, der ein Social-Enterprise-Projekt zum Wohle der Mitarbeiter vorantreiben sollte. Wie immer bei neuen Technologien ist eine frühe Einbindung des Betriebsrates oder sogar die aktive Projektleitung durch den Betriebsrat ein Schlüssel zum Erfolg.

IT-DIRECTOR: Wie steht es konkret um den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter bei der Nutzung sozialer Tools – z.B. wenn es um die Erstellung von Mitarbeiterprofilen oder den Nachweis von Know-how bzw. Fachwissen geht? Welche Betriebsvereinbarungen sollten diesbezüglich getroffen werden?
P. Fischer:
Die Wahrung der Vertraulichkeit und Sicherheit von Daten gehört bei Netzwerken wie Yammer zu den höchsten Prioritäten. Alle Daten werden als vertraulich eingestuft und auch so behandelt. Aber auch in der internen Nutzung gelten bestimmte Nutzerrichtlinien, die die Akzeptanz innerhalb des Unternehmens sicherstellen – dies sollte in den Benimmregeln definiert werden.

IT-DIRECTOR: Wie kann man bei der Kommunikation über interne soziale Kanäle gewährleisten, dass die Mitarbeiter stets den richtigen Ton für ihre jeweiligen Anliegen treffen?
P. Fischer:
Was richtig und was falsch ist, ist eine Frage der Unternehmenskultur. Schließlich geht es um menschliche Anliegen, unterschiedliche Bedürfnisse sowie Sender- und Empfängerrollen. Wir Kommunikatoren mit einer Passion für Social Media können mit Benimmregeln für die digitale Welt den Kollegen eine Hilfestellung geben. Grundsätzlich gilt: Umgangsformen, die jenseits des Internets gelten, besitzen auch im Netz Gültigkeit.

IT-DIRECTOR: Wie können Großunternehmen mit tausenden Mitarbeitern und weltweit verteilten Standorten den Überblick über die Inhalte der internen Foren, Diskussionsrunden, Wikis etc. behalten?
P. Fischer:
Mit der Kombination von Yammer und Sharepoint wird die Zusammenarbeit von Projektteams gefördert. Diese kombinierte Plattform, die den Dialog aller Beteiligten abbildet und gleichzeitig die Möglichkeit bietet, auch Dritten den Projektstatus zu übermitteln, erleichtert den Überblick und bündelt Foren, Diskussionsrunden oder Wikis.

IT-DIRECTOR: Wer sollte die Kontrolle der unternehmensweiten Inhalte übernehmen? Welche Kriterien sollte man hinsichtlich der Inhalte festlegen?
P. Fischer:
Bei der Nutzung sozialer Tools für die interne Kommunikation geht es keineswegs um Kontrolle. Es geht darum, eine Plattform für Projektarbeit zu schaffen. Kreative Ideen und Diskussionen müssen genauso Platz finden wie Dokumente und Notizen. Das Silo-Denken wird aufgelöst. Social Enterprise muss von der Kommunikationsabteilung orchestriert und gesteuert werden, sich aber facettenreich und vielfältig im gesamten Unternehmen entfalten können.

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