Blick von außen durch IT-Berater

„Große Projekte in mehrere kleine unterteilen“

Im Interview erläutert Torben Belz, Geschäftsführer der Plutex GmbH, wie sich der Beginn eines erfolgreichen IT- und Strategie-Consultings gestaltet und was für ihn „Beratung auf Augenhöhe“ bedeutet.

Torben Belz, Geschäftsführer der Plutex GmbH

„Beratung auf Augenhöhe heißt, die Sprache des Kunden zu sprechen und sich keiner ‚abgehobenen Techsprache‘ zu bedienen“, betont Torben Belz von Plutex.

ITD: Herr Belz, in welchen Bereichen bzw. bei welchen Themen haben Großunternehmen bzw. Konzerne derzeit den größten Beratungsbedarf?
Torben Belz:
Unternehmen haben besonders Bedarf im Bereich „Outsourcing“. Meist fehlt hier der Blick von außen, um herauszufinden bzw. zu erkennen, welche Teilbereiche auslagerungsfähig sind, damit sowohl der zeitliche als auch der Know-how-Druck aus den eigenen Abteilungen genommen werden kann. Großunternehmer stellen sich in diesem Kontext häufig die Frage, inwieweit es Sinn macht, eine IT-Abteilung inhouse mit eigenen Hardware- und Know-how-Ressourcen aufzubauen, oder ob es sich eher empfiehlt, die benötigten Services komplett oder zumindest teilweise an einen Managed-IT-Service-Provider mit eigenen Rechenzentren auszulagern.

Unserer Erfahrung nach sind sogenannte Mischumgebungen, also IT inhouse in Kombination mit IT-Services, die bei einem externen Rechenzentrum liegen, oftmals die effizienteste Lösung. Großer Beratungsbedarf besteht desweiteren im Bereich der passenden Storage-Lösungen für die Ablage von Daten, deren Dokumentation und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen diesbezüglich. Ein immer wiederkehrender Komplex sind zudem Fragen zu sicherheitsrelevanten Themen wie sichere Datenverbindungen zwischen Mitarbeitern und einzelnen Standorten sowie sichere Netzwerke und Kommunikation mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

ITD: Worauf sollten die Anwender bei der Auswahl ihres IT- und Strategieberaters besonders achten?
Belz:
Ganz wichtig bei der Auswahl des passenden IT-Beraters sind Ansprechbarkeit und gute Erreichbarkeit. Für die Kunden sollten stets ein persönlicher Ansprechpartner sowie eine Vertretungsperson für diesen verfügbar sein. Regionale Nähe kann sich zudem als sinnvoll erweisen, da sich so Berater und Kunden ohne hohen Zeit- und Kostenaufwand persönlich treffen können. Oftmals sind kleinere regionale Managed-Service-Provider mit eigenen Rechenzentren auch für Consulting-Fragen der ideale Partner: Sie verfügen über Expertenteams, die sich um den Betrieb von Rechenzentren und Server kümmern, also in der Praxis und am Puls der Zeit sind, und kennen die regionalen Gegebenheiten hinsichtlich des Netzausbaus. Zudem haben die Kunden meistens die Möglichkeit, auch direkt den Geschäftsführer ans Telefon zu bekommen, was Verantwortung und Verbindlichkeit schafft. Gute IT- und Strategieberater bieten ein Team von Beratern mit unterschiedlichen Spezialisierungen an und achten auf Praxistauglichkeit der Beratung. Natürlich steht die Ausarbeitung einer für den Kunden idealen Lösung im Vordergrund, dabei sollte jedoch beachtet werden, dass diese sich in einem überschaubaren Zeitrahmen implementieren lässt und die veranschlagten Kosten nicht übersteigt. Der Berater sollte anschließend einen Plan zum langfristigen Betrieb und zur Pflege der IT-Lösungen für den Anwender ausarbeiten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gute IT-Beratung bei einer detaillierten und verständlichen Darstellung der Lösung beginnt, darauf aufbauend einen Kosten- und Zeitplan zur Implementierung sowie einen Projektplan mit definierten Milestones und QA-Phase erstellt. Desweiteren gibt es ein Konzept für den langfristigen Betrieb und der Pflege. Dazu gehören Aufgaben wie Monitoring und Sicherheits-Updates oder auch Backup- und Update-Management.

ITD: Wie gestaltet sich der Beginn einer erfolgreichen IT- und Strategieberatung? Was sind die ersten Schritte, wenn sich Anwender und Berater „gefunden“ haben?
Belz:
Allen voran steht die Evaluation. Zu diesem Zweck setzen sich Anwender und Berater zusammen und grenzen die zu lösende Aufgabe genau ein. Es wird besprochen, welche Prozesse verbessert oder effizienter gemacht werden müssen. Die Erfahrung zeigt, dass hierbei alle Details ausführlich und strukturiert dokumentiert werden sollten. Als zweiter Schritt erfolgt dann das Festlegen der Verantwortlichkeiten sowie die Erstellung eines Zeit- und Kostenplans, damit alle Beteiligten die Rahmenbedingungen kennen.

ITD: Wie viele und vor allem welche Personen sollten sinnvollerweise in die Beratung involviert sein?
Belz:
Das hängt vom Umfang der Beratung ab. Es empfiehlt sich, einen auf das jeweilige Problem spezialisierten IT-ler, eine Person zur kaufmännischen Beurteilung sowie, bei Bedarf, eine Person zur Kommunikation und Abstimmung mit den Kunden hinzuzuziehen. Letztere bringt idealerweise eine hohe technische Affinität mit, ist aber gleichzeitig so nah am Anwender, dass sie auch nicht IT-affinen Kunden die vorgeschlagenen Lösungen in verständlicher Weise darlegen kann.

ITD: Welche innovativen Techniken und Tools kommen bei Beratungen oftmals zum Einsatz?
Belz:
Wir setzen auf open-source-software-basierte Ticketsysteme und Projektmanagement-Tools. Mithilfe dieser Service-Management-Werkzeuge, auf die auch die Kunden mittels leicht bedienbaren Webinterface Zugriff haben, können in standardisierter Weise Projektpläne erstellt werden. Diese zeigen, welche Schritte wovon abhängig sind, welcher Mitarbeiter verantwortlich ist und welche Milestones erreicht sein müssen, bevor das Projekt in die nächste Phase geht. Das Ticketsystem erfasst die gesamte Kommunikation sowie die einzelnen Arbeitsschritte inklusive der jeweiligen Zeitvorgaben. So lassen sich Verzögerungen frühzeitig erkennen und Fehler vermeiden, wodurch die Qualität des Services nicht nur sichergestellt, sondern auch verbessert wird.

ITD: Was sind häufige Herausforderungen bzw. Stolpersteine in den Beratungsphasen?
Belz:
Eine Herausforderung, mit der wir uns mitunter konfrontiert sehen, ist eine falsche Erwartungshaltung des Kunden. Dies ist mit ein Grund, weshalb dem Evaluationsgespräch zu Beginn der Zusammenarbeit so viel Bedeutung zufällt. Die Kundenwünsche und der Leistungsrahmen des Beraters werden offen und klar definiert, um spätere Unzufriedenheit auf beiden Seiten zu vermeiden. Es kommt beispielsweise vor, dass der Anwender eine eindeutige Vorstellung hat, diese sich jedoch nicht mit seinen Kostenvorstellungen realisieren lässt.

Mitunter treten die Kunden auch mit sehr zahlreichen Wünschen an uns heran, die aus ihrer Sicht idealerweise alle sofort umgesetzt werden sollen. In solchen Fällen muss der Berater früh intervenieren und dem Kunden nahelegen, dass es sinnvoller wäre, das große Projekt in mehrere kleine zu unterteilen und diese dann nach und nach zu implementieren. Ein weiteres Problem ist die zu späte Integration der Kundenmitarbeiter. Besonders wenn Schulungsmaßnahmen notwendig sein sollten, kann dies in der Konsequenz zu internen Widerständen führen.

ITD: Wie werden die IT- und Strategieberatungskosten in der Regel abgerechnet? Per Stundensatz, Beratungspaket …?
Belz:
Das kann bei uns der Kunde selbst entscheiden. Es gibt zum einen die Möglichkeit, einen IT-Consultant für die Evaluation und Beratung vor Ort mit einem Stundensatz von 95 Euro zu buchen. Zum anderen bieten wir Beratungspakete an, die sich vor allem für komplexere Fragestellungen und Projekte eignen. Die Kosten liegen hier zwischen 799 und 1.599 Euro. Bei diesen Beratungspaketen steht ein vorher vereinbarter Festpreis, unabhängig von der geleisteten Stundenzahl unserer Consultants. Teil eines jeden Beratungspaketes ist eine umfassende Dokumentation mit Entscheidungshilfen und konkrete Vorschläge für den Einsatz passender Lösungen.

ITD: Was heißt für Sie letztlich „Beratung auf Augenhöhe“?
Belz:
Beratung auf Augenhöhe heißt, die Sprache des Kunden zu sprechen und sich keiner „abgehobenen Techsprache“ zu bedienen. Wir haben den Anspruch, so zu beraten, dass auch nicht IT-affine Kunden in der Lage sind, eine Entscheidung hinsichtlich ihrer Unternehmens-IT-Strategie zu treffen. Desweiteren bedeutet es, dass wir, einschließlich unserer Geschäftsführer, immer erreichbar und ansprechbar sind.

Bildquelle: Plutex

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