Prozessverbesserung: Interview mit Andreas Nowottka, Bitkom

Großes Interesse an Mobile ECM

Im Interview betont Andreas Nowottka, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom, dass gerade in Großkonzernen das Interesse an mobilen ECM-Lösungen sehr stark ansteigt.

Andreas Nowottka, Bitkom

„Mobile Lösungen werden die klassischen Systeme nicht verdrängen“, sagt Andreas Nowottka, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

IT-DIRECTOR: Herr Nowottka, laut Bitkom sind in diesem Jahr im Bereich „ECM“ mobile Lösungen der wichtigste Branchentrend. Der „DMS/ECM Trend Report 2014“ von Softselect sagt wiederum aus, dass Cloud-Lösungen nur schleppend in Fahrt kommen. Widersprechen sich diese Aussagen nicht ein wenig?
A. Nowottka:
Die ECM-Anbieter entwickeln zunehmend mobile Produkte. Noch zögern einige Anwender mit der Einführung solcher Angebote, sie werden sich dem Trend aber nicht entziehen können. Der Druck der Mitarbeiter wird einfach zu groß werden: Die Generation Cloud benutzt im privaten Umfeld schon lange Cloud-Speicher. Gemäß einer Bitkom-Umfrage lagert jeder Dritte (34 Prozent) der 14- bis 29-jährigen Internetnutzer Dateien in der Cloud. Sollten die Anwender ihren Mitarbeitern keine eigenen Lösungen anbieten, werden diese ihre gewohnten Tools nutzen. Dies gilt es aber für die Anwenderunternehmen aus Gründen der Datensicherheit zu vermeiden. Mit ihren mobilen Lösungen bietet die ECM-Branche professionelle und bezahlbare Lösungen für dieses Problem. Mobil bedeutet außerdem nicht unbedingt, dass die Daten in einer Public Cloud liegen. Die Daten können auch auf firmeneigenen Servern liegen, auf die von unterwegs zugegriffen werden kann.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie das aktuelle Interesse der Großunternehmen an mobilen DMS/ECM-Lösungen ein?
A. Nowottka:
Gerade in Großkonzernen steigt das Interesse an mobilen ECM-Lösungen sehr stark an. Unternehmen führen zwar zunächst meist „klassische“ ECM-Systeme ein, machen ihre Kaufentscheidung aber von der Möglichkeit abhängig, auch eine mobile Lösung zu erhalten. Das Ausrollen mobiler ECM-Software erfolgt heute zumeist erst im zweiten Schritt. Die Treiber für die Einführung sind hier oft nicht die IT-Abteilungen, sondern die Geschäftsleitung selbst. Diese sieht meist sehr große Potentiale zur Prozessvereinfachung, wenn einzelne Prozessschritte, beispielsweise eine Rechnungsfreigabe, von unterwegs stattfinden können. Das spart Zeit und bares Geld, etwa durch die Einhaltung von Skontofristen.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist Mobile ECM/DMS besonders interessant und warum?
A. Nowottka:
Viele Branchen zeigen großes Interesse an mobilen ECM-Lösungen. Allen voran sehen die Nutzer in der Healthcare/Pharma-Branche enorme Prozessverbesserungen, die mit der Einführung verbunden sind. Hat früher der Chefarzt bei der Visite zur Aktenführung seine Assistenzen einen Aktenwagen und vielleicht noch ein Diktiergerät mitführen müssen, so kann er heute sein Tablet nehmen, sieht die komplette Akte auf einen Blick und kann selbst schnell und einfach Eintragungen vornehmen. Auch im Groß- und Einzelhandel wird das Potential erkannt: Man kann beispielsweise den Warenbestand bzw. Lieferungen sofort vor Ort am Regal überprüfen. Ähnlich sieht es in der Logistikbranche aus. Allerdings ist diese Branche vielfach bereits mit mobilen Geräten speziell für ihre Logistiksysteme ausgestattet. Zudem ist hier noch die Fertigungsindustrie zu nennen, die z.B. ihre Protokolle direkt mobil erfassen möchte.

IT-DIRECTOR: Welche Funktionalitäten mobiler ECM/DMS-Lösungen fragen die Großunternehmen besonders nach und welchen Nutzen erwarten sie von deren Einsatz?
A. Nowottka:
Die am meisten nachgefragten Funktionalitäten sind der mobile Zugriff auf Eingangsrechnung und Eingangspost sowie auf E-Mail-Management-Systeme. Die Möglichkeit, Prozesse zu beschleunigen und damit Zeit und Kosten zu sparen, ist hier besonders hoch. Bei der Freigabe von Rechnungen liegt dies auf der Hand: Hängt der Freigabeprozess an einer Person, die viel unterwegs ist – was häufig der Fall ist –, kann die Rechnungsbearbeitung stark beschleunigt werden, wenn sie mobil freigegeben werden kann. Dadurch können Skontofristen eingehalten werden, was bares Geld spart. Durch schnellere Bearbeitung von Eingangspost und E-Mails kann man ebenfalls eine Prozessbeschleunigung und auch eine Steigerung der Kundenzufriedenheit erwarten.

IT-DIRECTOR: Inwiefern beschäftigen sich die Anwender in diesem Zusammenhang mit dem Thema „Sicherheit“ jener Lösungen?
A. Nowottka:
Gerade in Deutschland spielt das Thema „Datensicherheit“ eine besondere Rolle. Die Frage „Sind denn da meine Daten überhaupt sicher?“ kann viele innovative Ansätze im Keim ersticken. Bei mobilem ECM spielen drei Aspekte eine besonders wichtige Rolle: der Zugang, die Übertragung und die Ablage bzw. Zwischenspeicherung. Für alle Bereiche gibt es Lösungen, die mehr oder weniger komplex in der Umsetzung und der Bedienung sind. Hier gilt: Sicherheit kostet Geld und Komfort. Es fängt schon beim Log-in an: Eine einfache Pin ist einfach, ein komplexes Kennwort ist sicher.

IT-DIRECTOR: Sind für den Bereich „Mobile ECM/DMS“ heutzutage eher native Applikationen oder Web-Apps auf HTML5-Basis sinnvoll? Woran lässt sich das festmachen?
A. Nowottka:
Nativ oder nicht kann immer nur im Kontext beantwortet werden. Generell steigt die Diversität der Geräte. Gleichzeitig werden mittelfristig drei Betriebssysteme den „mobilen Markt“ dominieren, weitere Systeme sind verfügbar. Daher empfiehlt es sich, auf solche Technologien zu setzen, die für alle Plattformen verfügbar sind und im Idealfall auch den Desktop im Büro berücksichtigen. Dies mindert Wartungskosten und erleichtert die Pflege der Systeme. HTML5 und CSS3 können diese Technologien sein. Sofern nicht intensiv auf Hardwareressourcen zugegriffen werden muss, wie beim Video-Rendering oder beim CAD, lohnt der Einsatz moderner Webtechnologien.

IT-DIRECTOR: Welche Bedeutung und Wichtigkeit schreiben Sie in diesem Zusammenhang einem „Responsive Webdesign“ zu?
A. Nowottka:
Beim Einsatz von HTML5 ist Responsive Webdesign ein Muss. Es ist keinem Nutzer argumentativ darzulegen, warum die Nutzeroberfläche über die gängigen Smartphones oder Tablets nicht ansprechend dargestellt wird. Gleichzeitig steigert eine gefällige Oberfläche die Akzeptanz bei Nutzern und Kunden, was letztlich zu langjährigen Kundenbeziehungen führt.

IT-DIRECTOR: Welche Faktoren sollten bei der Software-/App-Entwicklung generell im Mittelpunkt stehen?
A. Nowottka:
Zunächst erwartet der Nutzer eine funktional einwandfreie Software, die heutige Standards bei Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllt. Dies erfordert eine ordentliche Anforderungsanalyse, etablierte Entwicklungsprozesse und umfangreiche Tests. Jedoch machen aber weiche Faktoren wie das Erleben, die Erfahrung oder die Zufriedenheit des Nutzers bei der Verwendung der Software – kurz die „User Experience“ – den Unterschied. Diese Faktoren stellen letztlich das Alleinstellungsmerkmal eines Produkts dar und sollten bei der Entwicklung höchste Priorität genießen.

IT-DIRECTOR: Welche brandneuen Features/Funktionen beinhalten mobile ECM/DMS-Lösungen oder sind zumindest schon angedacht?
A. Nowottka:
In aller Munde ist derzeit die mobile Belegerfassung mit dem Handy, etwa für Reisekostenabrechnungen schon während der Reise.

IT-DIRECTOR: Wie gestaltet sich die Einführung einer mobilen ECM/DMS-Lösung in Großunternehmen? Mit welchem Aufwand (zeitlich, personell, finanziell) ist sie verbunden?
A. Nowottka:
Aufwand, Kosten und Projektdauer sind stark abhängig von der Anzahl der Nutzer und den mobil zu nutzenden Funktionalitäten. Eine pauschale Aussage hierzu kann man nicht treffen. Letztlich hängt es auch davon ab, ob bereits eine ECM-Lösung eingesetzt wird oder beide zusammen neu eingeführt werden sollen.

IT-DIRECTOR: Wie lässt sich das mobile ECM/DMS anschließend mit dem klassischen Dokumenten-Management-System im Unternehmen verknüpfen – insbesondere, wenn verschiedene Systeme im Einsatz sind? Welche Herausforderungen sind hierbei zu bewältigen von Anbieter- und Anwenderseite?
A. Nowottka:
Mobiles ECM, das ist kein autarkes System, sondern eine App oder Webanwendung, die den Zugriff auf vorhandene Systeme ermöglicht. Praktisch alle Hersteller haben heute zumindest eine App für Apples iOS im Angebot. Die bestehende Möglichkeit, auch mobiles ECM nachträglich einzuführen, ist bereits ein ausschlaggebendes Argument für oder gegen die Auswahl einen Systems.

IT-DIRECTOR: Könnten mobile ECM/DMS-Lösungen die klassischen Installationen im Unternehmen auf die Dauer verdrängen? Wie schätzen Sie die zukünftigen Entwicklungen in diesem Bereich ein – insbesondere auch im Hinblick auf die stetig wachsende Dokumentenflut (Stichwort „Big Data“)?
A. Nowottka:
Mobile Lösungen werden die klassischen Systeme nicht verdrängen. Es wird auch zukünftig vor allem Hybrid-Systeme geben. Nicht alle im ECM-System gespeicherten Informationen müssen und sollen mobil verfügbar sein. Eine mobile Verfügbarkeit muss sinnvoll sein, indem sie Prozesse verbessert und/oder Zeit und Kosten spart. Der Begriff „Big Data“ bezeichnet die wirtschaftlich sinnvolle Gewinnung und Nutzung entscheidungsrelevanter Erkenntnisse aus qualitativ vielfältigen und unterschiedlich strukturierten Informationen. Sämtliche Schritte ihrer Verarbeitung – von der Erfassung und Speicherung bis zur Analyse und Visualisierung – bergen enorme Herausforderungen, aber auch Chancen für Wettbewerbsvorteile und neue Geschäftsmodelle. Sicherlich gibt es hier bereits Ansätze, die Daten aus anderen Quellen mit den eigenen DMS-Systemen zu verknüpfen. Standard ist das aber noch lange nicht.

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