Münchener Erzbistum setzt auf NetIQ

Identity Manager automatisiert Benutzerverwaltung

Das Erzbistum München und Freising war auf der Suche nach einer Identity-Management-Lösung, die Angestellten sowie ehrenamtlichen Mitarbeitern einfachen Zugriff auf E-Mails, Kalender und Dokumente ermöglichen konnte, ohne jedoch die Sicherheit zu beeinträchtigen.

München

Die Bistumsverwaltung wird vom Erzbischöflichen Ordinariat München übernommen.

Das Erzbistum München und Freising ist eine Erzdiözese der römisch-katholischen Kirche im Süden Bayerns. Die Verwaltung des Erzbistums unterstützt die Seelsorge in den lokalen Pfarreien der Region. Um die effiziente Zusammenarbeit von über 8.000 Angestellten und ehrenamtlichen Mitarbeitern in der Diözese zu gewährleisten, müssen die Administratoren sicherstellen, dass sämtliche Benutzer Zugriff auf die für sie relevanten Informationen haben. Vor der Einführung einer neuen Lösung wurde dies mittels manueller, papierbasierter Prozesse realisiert, was zeitaufwendig war. Mangelnde Transparenz der Prozesse erschwerte zudem die Überwachung und Optimierung der Verwaltungsabläufe.

Günther Penninger, Leiter IT-Betrieb im Erzbistum München und Freising, erläutert: „Als eine der ältesten Institutionen der Welt setzt die katholische Kirche heute auch immer stärker auf den Einsatz moderner Technologien, die die Kommunikation, Arbeitsprozesse und Zusammenarbeit zwischen Pfarreien und Diözesen vereinfachen. Um bereichsübergreifend eine reibungslose und schnelle Zusammenarbeit zu gewährleisten, mussten wir nicht nur unsere internen Prozesse optimieren und straffen, sondern auch einen neuen Ansatz finden, der die effiziente Verwaltung einer großen Anzahl an Benutzern mit unterschiedlichen Zugriffsrechten ermöglicht.“

Kontinuierliche Verfeinerung


In Zusammenarbeit mit dem NetIQ-Partner IS4IT implementierte das Erzbistum den „Identity Manager“, verbesserte die Benutzerprovisionierung und optimierte darüber hinaus weitere Benutzerverwaltungsprozesse. Die Lösung wurde mit Blick auf die spezifischen Bedürfnisse des Erzbistums entwickelt und wird kontinuierlich verfeinert, um den vielfältigen Anforderungen gerecht zu werden, die das Identity-Management bei einer derart großen Anzahl an Benutzern mit sich bringt.

Das Erzbistum betreibt den Identity Manager in einer virtuellen Umgebung im eigenen Rechenzentrum auf VMware vSphere mit virtuellen Instanzen von Suse Linux Enterprise Server. Zwei Mitarbeiter stellen den Betrieb der Produktiv- und Qualitätsmanagement-Systeme sicher. Die Identity-Management-Lösung wurde mit zahlreichen weiteren Systemen verknüpft, u.a. mit dem Personalsystem, diversen Collaboration-Lösungen, dem Reisekosten-Management, dem Management des Virtual Private Network und mehreren Datei-Servern. Zeitgleich mit der Implementierung der neuen Lösung definierte, standardisierte und optimierte das Erzbistum auch seine Arbeitsabläufe. Der Identitätslebenszyklus wurde klar festgelegt und die unterschiedlichen Phasen dokumentiert. Außerdem wurden zeitaufwendige, manuelle Prozesse automatisiert.

Reibungslose Implementierung


Günther Penninger sagt: „Die Implementierung von Identity Manager verlief reibungslos und unser Partner war offen für unsere Vorschläge und hat uns bei der Weiterentwicklung unserer eigenen Ansätze unterstützt. Der Schlüssel zum Erfolg lag darin, dass der zuständige Projektmanager es geschafft hat, sein technisches und prozessbezogenes Wissen in eine erfolgreiche Projektrealisierung umzusetzen. Dank der Unterstützung unseres Partners sind wir in der Lage, die Qualität der Daten in unseren Systemen und Anwendungen zu verbessern, um den Grad der Automatisierung zu erhöhen und den Support-Bedarf zu reduzieren.“ Dank Identity Manager ist das Erzbistum München und Freising letztlich in der Lage, eine dynamische Benutzerlandschaft flexibel zu verwalten und die Anwendungsumgebung durch identitätsbasierte Sicherheitskonzepte zu schützen.

Die Provisionierung von Benutzerkonten erfolgt nun automatisch für genau die Mitarbeiter, die tatsächlich ein Konto benötigen. Sobald bestimmte Zugriffsrechte nicht mehr erforderlich sind, werden sie widerrufen. Die Zugriffsrichtlinien werden strikt durchgesetzt und verwaiste Konten unmittelbar entdeckt und gesperrt. Die Ablösung manueller Prozesse spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit.

Automatisierte Verwaltungsprozesse


Günther Penninger erläutert: „Mithilfe von Identity Manager haben wir bestehende Abläufe besser strukturiert und neue, automatisierte Verwaltungsprozesse eingeführt. Vorher war das Anlegen eines neuen Benutzers ein zeitaufwendiges Unterfangen, bei dem Papierformulare verschiedene Abteilungen durchlaufen und die Mitarbeiter aktualisierte oder neue Daten manuell in unterschiedliche Systeme eintippen mussten. Die Bearbeitung einer Anforderung konnte so schon einmal mehrere Tage in Anspruch nehmen. Heute fordert das Personal in den lokalen Pfarreien Konten für ehrenamtliche Mitarbeiter über ein Online-Formular an. Durch Automatisierung wurde die Bearbeitung einer Anfrage verbessert und dauert nun in etwa 15 Minuten.“

Themen wie Prozesseffizienz, Kommunikation und Nachvollziehbarkeit, die in der Unternehmenswelt schon seit Langem eine wichtige Rolle spielen, gewinnen nun auch für die katholische Kirche an Bedeutung. Bei der Umsetzung der entsprechenden organisatorischen Veränderungen kann auf moderne Technologien jetzt und in Zukunft nicht mehr verzichtet werden. „Nachdem wir die Arbeitsabläufe der lokalen Pfarreien erfolgreich automatisiert haben, sind wir nun bereit für den nächsten Schritt – die Erstellung eines umfassenden Modells für die rollenbasierte Zugriffsverwaltung und das Ausrollen der Lösung für bis zu 15.000 Benutzer“, sagt Penninger. „Dies wird uns dabei unterstützen, unseren Mitarbeitern und Ehrenamtlichen Zugriff auf die Ressourcen zu geben, die sie benötigen, um in unserer Diözese eine hervorragende Arbeit zu machen.“


Das Erzbistum München und Freising ...
... ist eine Erzdiözese der römisch-katholischen Kirche und umfasst insgesamt 12.000 Quadratkilometer, die zum größten Teil im Regierungsbezirk Oberbayern liegen. Seit Februar 2008 wird das Erzbistum von Reinhard Marx geleitet. Die Erzdiözese hat 40 Dekanate mit 748 Pfarreien und (Pfarr-)Kuratien, in denen es über 8.000 Angestellte gibt, darunter 979 Priester. Die Bistumsverwaltung wird vom Erzbischöflichen Ordinariat München übernommen. Von den rund 3,65 Millionen Menschen, die im Gebiet der Erzdiözese leben, sind etwa 1,74 Millionen (etwa 48 Prozent) katholisch.


Bildquelle: Thinkstock/iStock

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