GSG vertraut auf Akquinet als Implementierungspartner

Immobilien per BI-Tool steuern

Die Berliner Gewerbesiedlungs-Gesellschaft, kurz GSG, nutzt ein Business-Intelligence-Tool (BI) von Qlik, um ihre Immobilien sicher und vorausschauend zu verwalten. Die Einführung des Qlikview-BI-Tools übernahm die Hamburger Akquinet AG.

Firmensitz, Bildquelle: GSG

Firmensitz der Gewerbesiedlungs-Gesellschaft in Berlin

Berlin ist eine Stadt des ständigen Wandels. In den letzten Jahren haben viele Unternehmen ihren Firmensitz in die Hauptstadt verlagert, um von der Dynamik Berlins zu profitieren. Nicht wenige von ihnen haben sich bei der Suche nach einer passenden Immobilie an die Gewerbesiedlungs-Gesellschaft gewandt. Sie ist vor Ort einer der führenden Anbieter für produktionsnahe Gewerberäume und Büroflächen. Mit der stetig wachsenden Menge an Gewerbeeinheiten, Mietern und Leistungen wurde es für die GSG jedoch immer schwieriger, auch kurzfristig einen kompletten Überblick über ihr Geschäft zu behalten. Die Daten wurden mit üblichen „Bordmitteln“ der Immobilienwirtschaft gepflegt. Aus dem verwendeten ERP-System aussagekräftige und verlässliche Informationen zu ziehen, wurde zu einem immer aufwendigeren Prozess. Daneben war die teils manuelle Dateneingabe fehleranfällig. Dabei sind die Daten als Basis für operative und strategische Entscheidungen unerlässlich. Sebastian Blecke, operativer Geschäftsführer (COO) der GSG, nennt ein Beispiel: „Normalerweise reagieren Immobilienunternehmen sehr nervös, wenn seitens der Mieter Kündigungen von Mietflächen ausgesprochen werden. Anders sieht es aber aus, wenn durch frei werdende Mietflächen Mehrerlöse und somit Potential freigesetzt werden kann. Dann haben erhöhte Fluktuationen einen gewissen Charme, die es dem Unternehmen ermöglichen, auf Markttendenzen differenzierter eingehen zu können.“

Die GSG entschied sich daher vor zwei Jahren dazu, zum besseren Management seiner Immobilien das Business-Intelligence-Tool Qlikview des Anbieters Qlik einzusetzen. Sebastian Blecke kannte die Leistungsfähigkeit des Tools bereits aus seiner früheren Tätigkeit für andere Immobilienunternehmen und daher war es keine Überraschung, dass der sogenannte „Seeing is Believing“–Workshop mit Livedaten der GSG die Verantwortlichen von der Software überzeugte.

Die Einführung des BI-Tools übernahm ein Implementierungspartner des Herstellers, die Hamburger Akquinet AG. „Der Ansatz dieses Dienstleisters ist es, die Kernanwender anfangs so gut zu schulen, dass sie anschließend schnell selbstständig mit dem Tool arbeiten und ihr Wissen intern weitergeben können“, berichtet Christian Kroeger, Geschäftsführer der Hofnetz IT- und Services GmbH – eine einhundertprozentige Tochter der GSG und verantwortlich für alle IT-Themen der Unternehmensgruppe. Heute schulen die Mitarbeiter der GSG ihre Kollegen durchgängig selbst. Bei Problemen und speziellen Anwenderfragen leistet der Implementierungspartner Fernbetreuung über einen geschützten Remote-System-Z ugang. Ansonsten ist er mit den Anpassungen sowie der Ausweitung der Anwendungsgebiete für Qlikview betraut.

Überblick über 10.000 Gewerbeeinheiten

Zu Beginn der Implementierung wurden zunächst die genauen Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter an die Datennutzung ermittelt. „Die Mitarbeiter wussten anfangs gar nicht, was mit dem BI-Tool alles möglich ist, sodass sich manche Auswertungswünsche der Daten auch erst während der Nutzung entwickelt haben“, erläutert Sebastian Blecke. Neben relativ einfachen Übersichten wie Mieterlisten wurden auch komplexe Reportings zu Ein- und Auszügen sowie Mietrückständen und datenbanküberschreitende Auswertungen zu Neuvermietungsaktivitäten erstellt.

Ein zentrales Projekt war, eine komplette Übersicht über das operative Immobilien-Reporting zu erhalten. Hierzu wurde eine Mieteinheitenliste entwickelt, die ausgedruckt 1,80 m breit und mehrere Meter lang ist. Sie gibt aktuelle Auskunft über alle Flächen und Mieter. Je nach Analyse-Interesse lassen sich die Informationen anders aufbereiten, z.B. nach Größe der jeweiligen Gewerbeeinheiten, nach Stadtteilen oder nach der längsten Mietdauer. In absehbarer Zeit sollen über das BI-Tool alle Informationsprozesse für das operative Immobilienmanagement von der ersten Objektanfrage bis zur Verwaltung der Mietverträge gelenkt werden. Bereits heute sind rund 50 unterschiedliche Unternehmensberichte in der Software angelegt. Jeder Mitarbeiter kann sich die für ihn relevanten Informationen aus diesen Berichten herausziehen. So kann er beispielsweise die Daten für die Immobilien einer einzigen Straße darstellen oder die Mietspiegelentwicklung in einem Bezirk betrachten. Hierbei werden verschiedene interne und externe Datenquellen in Form von Webdokumenten, Excel-Daten sowie verschiedene Datenbanken integriert und durch die BI-Lösung zusammengeführt.

„Mit dem Tool haben wir zu jeder Zeit und aus dem Stand heraus einen aktuellen Überblick über unsere knapp 10.000 Gewerbeeinheiten. Wir wissen heute schon, wie die Situation in drei Monaten aussehen wird. Das ist bei der enormen Datenmenge und -komplexität eine starke Leistung, die uns in die Lage versetzt, strategische Entscheidungen schnell und dennoch sicher zu treffen.“ Neben einer intuitiven Bedienbarkeit des Systems spielt für ihn auch der Performance-Vorteil, z.B. beim Neuladen von Datenbeständen, dem Exportieren in Excel oder der Datenverarbeitung innerhalb des Speichers zum Erstellen der Berichte eine Rolle. Und dass diese Datenmengen weiter zunehmen werden, steht auch im Bereich der Immobilienwirtschaft außer Frage.

 

Über die Gewerbesiedlungs-Gesellschaft (GSG)
Mit stadtweit rund 850.000 Quadratmetern gehört die Gewerbesiedlungs-Gesellschaft zu den führenden Anbietern von Büro- und Gewerbeflächen in Berlin. Das Portfolio umfasst Flächen mit 20 bis 20.000 m2 Größe zur Nutzung als Produktionsstätte, Büro, Werkstatt oder Lager in architektonisch imposanten Gewerbehöfen und modernen Gewerbeparks, die schwerpunktmäßig in der Innenstadt liegen.
Im Internet: www.orco-gsg.de

Bildquelle: GSG

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