Daten geschützt ablegen

In die Cloud – aber sicher

Wer mit einem leichten Tablet seine tägliche Arbeit verrichtet, gerät leicht ins Grübeln, warum es eigentlich immer noch Menschen gibt, die es sich selbst so schwer machen mit dem Transport und der Verwahrung ihrer Dokumente in Papierform.

In vielen technischen Berufen gehört die Digitalisierung sensibler Daten und deren Aufbewahrung in der Cloud bereits zur Routine. Andere Branchen hingegen fremdeln mit den Möglichkeiten der neuen Technologie, insbesondere, wenn Diskretion gefordert ist. Aus der Perspektive der IT scheint es jedoch hoffnungslos veraltet, immer noch stapelweise Akten zwischen Büros hin und her zu transportieren oder diese mit nach Hause zu nehmen.

Die Anforderungen sind klar: Unternehmen brauchen Systeme, die es ihnen ermöglichen, sensible und streng geheime Daten in digitaler Form zu übertragen, ohne dass sie dem Risiko des Datenverlusts ausgesetzt sind.

Technik ist vorhanden

In der IT-Branche ist es gang und gäbe, Dokumente elektronisch weiterzugeben, sie für eine begrenzte Zeit Dritten zum Download zur Verfügung zu stellen und dann unwiderruflich zu löschen. Darüber hinaus gibt es Lösungen, die heruntergeladene Dokumente auf jeder Seite mit Nutzername und IP-Adresse des Ursprungsrechners versehen, um diese als Kopie zu kennzeichnen. Ebenso können Dokumente nur zur Online-Betrachtung freigegeben werden.

Darüber hinaus lassen sich digitale Dokumente heute so komplex verschlüsseln, dass auch noch so hochleistungsfähige Rechner sich daran die Zähne ausbeißen. Dabei hat der Anwender – zum Beispiel in Form von Customer Managed Keys – selbst die Kontrolle über die Verschlüsselung in der Hand und kann seine Daten nach Bedarf auch wieder aus dem Speicher des Cloud-Providers entfernen. Moderne Technologien bieten zahlreiche Möglichkeiten, die Dokumente deutlich sicherer zu verwahren als in einem dicken Aktenkoffer.

Praktischer Einsatz überzeugt

Wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Auf der einen Seite werden sensible Dokumente immer noch bevorzugt in Papierform vorgehalten, auf der anderen Seite, nutzt heute fast jeder E-Mails, um Dokumente zu verschicken. Das ist jedoch nicht nur unsicher, sondern auch langwierig oder sogar unmöglich, wenn es sich um größere Dateien handelt. Die Nutzung von Diensten, die man auch privat einsetzt, liegt nahe. Dabei handelt es sich zwar um Cloud-Dienste, die eine einfache und schnelle Weitergabe von Dokumenten ermöglichen – von Sicherheit, Datenschutz und Compliance ist jedoch eher am Rande die Rede.

Eine Lösung stellen spezialisierte Cloud-Lösungen, wie etwa von Intralinks dar, die zum Beispiel mittels IRM-Tools (Information Rights Management) die Zugriffsberechtigung auf Inhalte einschränken. Sie bieten nicht nur die geforderte Sicherheit, sondern bewähren sich auch in der Praxis, indem sie jederzeit per PC, Tablet oder Smartphone den Zugriff auf sensible Dokumente über das IT-Netzwerk eines Unternehmens ermöglichen und damit viel Zeit in der Büroorganisation sparen. Angesichts des wachsenden Kostenbewusstseins der Kunden können sichere Cloud-Lösungen also auch dazu beitragen, produktiver und profitabler zu arbeiten.

Bedenken entschärfen

Gerade deutsche Unternehmen verschließen sich immer noch dem Cloud-Computing. Verantwortlich ist dafür oft die große Unsicherheit darüber, ob die Daten in der Cloud sicher sind. Sorgen macht man sich insbesondere über die Unwissenheit über die vorhandenen Risiken, den Kontrollverlust über die eigenen Daten sowie interne und externe Hacker-Angriffe. Ein weiterer Knackpunkt: die IT-Abteilung schreckt häufig vor dem Administrationsaufwand bei kostenpflichtigen Unternehmenslösungen zurück, vor allem bei On-Premise-Lösungen. Dabei gibt es mittlerweile viele Anbieter, die diesen Aufwand dank SaaS-basiertem File Sharing – zusätzlich zur vorgeschriebenen Sicherheit und den Regularien – verringert haben.

Vom Wandel profitieren

Der digitale Wandel ist nicht mehr aufzuhalten. Der konstante Zugang zu Unternehmensinformationen von jedem Ort aus und zu jeder Zeit wird heute im beruflichen Umfeld vorausgesetzt – wobei Datenschutz und Datensicherheit stets gewährleistet sein müssen. Wichtig ist, dass sich Unternehmen der Risiken privater Cloud-Dienste oder sogar E-Mail bewusst sind und auf sichere Technologien setzen.

Moderne Content-Management- und Collaboration-Lösungen ermöglichen die umfassende und genaue Kontrolle aller Dokumente innerhalb und außerhalb der Unternehmensnetze sowie eine leichte und intuitive Bedienung und erfüllen gleichzeitig die Sicherheitsregeln, Gesetze und Compliance-Vorgaben. Mit dem Einsatz einer solchen Lösung demonstrieren Unternehmen nicht nur, dass sie zuverlässig und effizient mit sensiblen Informationen umgehen, sondern sichern sich auch gegenüber anderen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil.


©2020Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok