Posteingang im Fokus

Infrastrukturen für Automatisierung

Viele Unternehmen suchen nach Lösungen für ihre Industrie-4.0-Strategien. Immer öfter steht dabei der Posteingang im Mittelpunkt der Diskussionen. Denn hier ist die kritische Stelle, an der das meiste Papier in die Organisation kommt.

  • Automation

    Die Vorbereitung und das Nachbereiten der Scan-Prozesse sollte möglichst automatisiert sein. ((Bildquelle: Thinkstock/iStock))

  • Steffen Unmuth, Sales Director bei Ibml

    Steffen Unmuth, Sales Director bei Ibml ((Bildquelle: Ibml))

Insbesondere hinsichtlich des Posteingangs wollen viele Verantwortliche einen Meilenstein auf dem Weg zum digitalen Unternehmen setzen. Dabei sind die Prozesse im Posteingang meistens aufwendig und verzweigt. Dokumente kommen in den unterschiedlichsten Formaten ins Haus, häufig sind Formulare falsch ausgefüllt oder ungültig. Daher sind viele Mitarbeiter mit teuren, manuellen Tätigkeiten beschäftigt: Dokumente sortieren, falsch ausgefüllt Formulare erkennen, neu stapeln, aussortieren. Und während jeder Scanner mehrere Hundert Seiten pro Minute verarbeitet, hält die manuelle Bearbeitung einer geringen Zahl von Dokumenten die gesamte Produktion auf.

Vor diesem Hintergrund suchen Produktionsverantwortliche oftmals nach einer Scan-Infrastruktur, die diese Probleme lösen kann. Dabei sollten die Vorbereitung und das Nachbearbeiten der Scan-Prozesse möglichst so automatisiert sein wie das Scannen und Erkennen der Dokumente selbst. Dabei wird deutlich, dass häufig die eingesetzte Software den Unterschied macht. Denn sie steuert nicht nur die Scanner, kann Barcodes oder Felder erkennen, sondern sie sortiert Dokumente mit extrem hoher Geschwindigkeit. In diesem Umfeld scheint es, als hätten die Hersteller von kleinen und mittleren Scannern ihre Topgeschwindigkeit erreicht, sodass immer mehr Experten von Highvolume-Scannern gefordert sind.

Software macht den Unterschied


Bei Highvolume-Scannern zählen Sortierfunktionen zu den wichtigsten Features. Die Hersteller dieser Geräte besitzen seit Jahren das Know-how, Dokumente automatisch und ohne bemerkbaren Geschwindigkeitsverlust zu sortieren. Wenn es ihnen gelingt, das Sortieren der Dokumente auf die Anforderungen von Desktop-Scannern zu skalieren, können sie deren Leistungsfähigkeit deutlich steigern. Damit können Unternehmen ihre Desktop-Systeme zu einer „virtuellen“ Scan-Straße verbinden. Im Rahmen solcher Projekte würden die Kosten für die Eingangspostverarbeitung dann deutlich nach unten gehen.

Doch Stand heute können viele installierte Systeme nicht die notwendige Geschwindigkeit erreichen, die das Management vor dem Hintergrund der Digitalisierung im Zuge von Industrie 4.0 fordert. Gleichzeitig sind die Kosten für die Beschleunigung der bestehenden Installationen zu hoch. Deshalb hat der Anbieter Ibml die Desktop-Scanner seiner neu herausgebrachten Image-TracDS-Serie so entwickelt, dass sie beide Kriterien erfüllen: Sie scannen und sortieren viel mehr Dokumente in kürzerer Zeit als vergleichbare Geräte. Desweiteren ersparen sie den Anwendern hohe Kosten für zeitaufwendige manuelle Arbeit. Mit den neuen Arbeitsplatz-Scannern sollen die Poststellen innerhalb der Organisation zu Treibern der Digitalisierung werden. Denn sie wandeln die Information auf dem Papier deutlich schneller und deutlich günstiger in Daten als bisher.

Entscheidend ist, dass die Software die manuellen Arbeitsschritte der Mitarbeiter übernimmt. Und hier ist es wiederum die maschinelle Intelligenz, die den Unterschied ausmachen kann. Ibml-Technologie etwa bildet alle Sortierschritte im Desktop-Gerät ab. Die Scanner führen „inline“ eine einfache Sortierung durch – etwa das Aussortieren der Trennblätter, sie trennen Dokumente mit und ohne Barcode oder Batchcode. Die Software erkennt den Barcode oder das Trennblatt auf dem Dokument und entscheidet, in welches Fach es sortiert wird. Damit sparen die Scan-Produktionen einen großen Teil der manuellen Nachbearbeitung. Wenn die Produktionsverantwortlichen die Geräte an die „Software Capture Suite“, kurz „SCS“-Plattform, anbinden, können sich auch die intelligenten Funktionen freischalten. Sie nutzen dann während des Scannens die maschinelle Intelligenz beispielsweise für die Validierungsprüfungen: Ist ein Beleg gültig oder ungültig? Ist ein Dokument unterschrieben oder nicht? Die Software erkennt die Pflichtfelder und sortiert alle Dokumente in das zweite Ausgabefach, die nicht korrekt ausgefüllt sind.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Schon deshalb, weil viele manuelle Sortierprozesse wegfallen, werden die Prozessmanager die Abläufe in den Poststellen ändern. Und zwar sowohl vor dem Scannen als auch die nachgelagerte Aussortierung von Dokumenten nach dem Scannen. Die Scanner arbeiten optimal, wenn die Wege der Dokumente zum Scanner und vom Scanner weg richtig ausgebaut sind. Auch hier kann das Wissen aus den voll automatisierten Highvolume-Scan-Produktionen auf die Desktop-Scanner übertragen werden.


So beschleunigen Scanner die Produktion

Kurzinterview mit Steffen Unmuth, Sales Director bei Ibml


IT-DIRECTOR: Herr Unmuth, Sie haben die Scanner der Image-TracDS-Serie neu aufgelegt. Ziel ist es, die Prozesse in den Scan-Produktionen zu automatisieren und zu beschleunigen. Welche neuen Features gibt es?
S. Unmuth:
Wir haben unsere Scanner mit mehreren Funktionen auf den neusten Stand gebracht. Die Kunden erhalten Scanner mit Isis- und Twain-Unterstützung; zudem sind die Geräte jetzt auch von Kofax zertifiziert. Damit können die Anwender alte Scanner ihrer Produk­tion durch unsere Desktop-Geräten ersetzen.

IT-DIRECTOR: Welche Vorteile bekommen die Produk­tionsverantwortlichen mit den neuen Scannern im Unterschied zu herkömmlichen Modellen?
S. Unmuth:
Wir sind als Hersteller von großen Scan-Straßen bekannt. Und diese großen, intelligenten Erfassungslösungen gibt es jetzt auch für kleine Volumina – beispielsweise deren Sortierfunktion und Intelligenz.

IT-DIRECTOR: Sie versprechen die Beschleunigung der Scan-Produktion?
S. Unmuth:
Mit unserer Unterstützung werden unsere Kunden ihre Produk­tion bei der Vor- und bei der Nachbearbeitung beschleunigen. Bei der Vorbereitung stellt der linksbündige Einzug eine herausragende neue Funktion dar. Diese unterscheidet unsere Scanner von fast allen anderen Geräten auf dem Markt. Denn damit wird die Vorbereitung des Scan-Guts extrem verkürzt: Der Stapel des Belegguts wird lediglich auf die linke obere Ecke gerüttelt. Auf diese Weise können alle Dokumentengrößen problemlos von einem Stapel gescannt werden.

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