Asset- und Lizenzmangement

Intelligente Lieferantendokumentation

Die Einführung einer Cloud-basierten und prozessgesteuerten Supplier Documentation stellt im Anlagen- und Maschinenbau einen wichtigen Schritt in der Digitalen Transformation dar.

So geht intelligente Lieferantendokumentation

Eine cloud-basierte und prozessgesteuerte Lieferantendokumentation bietet zahlreiche Vorteile in der täglichen Zusammenarbeit mit in­ternen Abteilungen und externen Partnern.

„Der Maschinenbau darf den Anschluss an die Digitale Transformation der Industrie nicht verpassen. Internet-Giganten und IT-Konzerne stehen bereits in den Startlöchern, um sich mit ihren Plattformen zwischen den Maschinenbau und seine Kunden zu drängen“, sagt Wolfgang Lemb, für die Branche zuständiges geschäftsführendes Vorstandsmitglied der IG Metall. Daher sei es für Hersteller im Bereich Anlagen- und Maschinenbau notwendig, sich in der Plattformökonomie strategisch aufzustellen und stärker miteinander zu kooperieren. Die Voraussetzung dafür: eine umfassende Digitalisierung.


Die Dokumentationsanforderungen im Anlagen- und Maschinenbau sind in der Regel sehr hoch. Sie umfassen oft mehrere 100.000 Dokumente, die meist per E-Mail oder über verschiedene Download-Server zusammengetragen werden. Beispiele sind neben den klassischen projekt- und produktspezifischen Dokumenten insbesondere Sicherheitsunterlagen, Garantien, Verträge, Zertifizierungs-, Zulassungs- und Genehmigungsdokumente sowie Wartungsmanuals.

Um den von Wolfgang Lemb postulierten Schritt in Richtung Digitalisierung gehen zu können, braucht es also eine intelligente Lieferantendokumentation, die nicht nur alle Dokumente zentral verwaltet. Sie sollte auch die damit verbundenen Prozesse über alle Unternehmensgrenzen hinweg abbilden können – ganz im Sinn einer plattformorientierten Lösung.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 04/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die Lösung sollte einen zentral gespeicherten, allgemeingültigen Datenbestand garantieren, der korrekt ist und auf den sich alle Beteiligten verlassen können – das Stichwort ist „Single Source of Truth“. Dazu gehören auch klare Ablagestrukturen, eine Statusanzeige und ein integriertes Fristenmanagement. Im Zusammenspiel wird es den Mitarbeitern hierdurch ermöglicht, jederzeit den Gesamtüberblick über den Dokumentationsstand, anstehende Aufgaben und Abgabetermine zu erlangen.


Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass der manuelle Aufwand möglichst reduziert wird. Weniger Routineaufgaben schaffen mehr Freiraum für die essenziellen Aspekte eines Projekts. Bei intelligenten Lösungen werden z.B. Dokumente automatisiert, mit Metadaten angereichert, klassifiziert und kategorisiert. Eine semantische Volltextsuche hilft zudem, punktgenau jene Informationen aus großen Datenmengen zu gewinnen, die gerade benötigt werden.

Mit einer plattformorientierten Lösung können alle Beteiligten in Prozesse integriert werden – beginnend bei den internen Abteilungen bis hin zu den Lieferanten, Behörden und Kunden. Im Idealfall lassen sich diese Prozesse, die die gesamte Lieferkette digital abbilden, mithilfe eines grafischen Editors ohne Programmierkenntnisse modellieren. Eine optisch aufbereitete Projektübersicht sorgt dafür, dass alle involvierten Personen jederzeit über den jeweiligen Projektstatus informiert sind.


Eine moderne Lieferantendokumentationslösung nutzt für den Anlagen- und Maschinenbau die zahlreichen Stärken des Cloud Computing. Sämtliche Dokumente und Daten liegen zentral in der Cloud, womit alle Berechtigten jederzeit und auch mobil sicheren Zugriff erhalten. Da der Datenschutz und die Informationssicherheit oberste Priorität haben, sollte man bei der Wahl des Cloud-Anbieters auf entsprechende Zertifizierungen achten. Das vom deutschen Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) herausgegebene C5-Testat sowie ISO 27001 und ISO 27018, Certified Cloud Service von Tüv Rheinland und Eurocloud Staraudit garantieren den verlässlichen und sicheren Betrieb. 

Bildquelle: Getty Images/iStock/Getty Images Plus

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