Digitale Buchhaltung

Investitionsbereitschaft ist gefragt

Welche Voraussetzungen für eine digitale Buchhaltung erfüllt sein müssen und mit welchen Risiken Unternehmen hier rechnen sollten, erläutert Andreas Hermanutz, Geschäftsführer bei der Wolters Kluwer Software und Service GmbH.

Investitionsbereitschaft ist gefragt

„Wie bei jedem Digitalisierungsprojekt müssen Investitionsbereitschaft und Leadership vorhanden sein“, so Andreas Hermanutz von Wolters Kluwer.

ITD: Herr Hermanutz, welche Rolle spielt eine digitalisierte Buchhaltung für Großunternehmen – gerade auch in Krisenzeiten wie der jetzigen?
Andreas Hermanutz:Zunächst ist die Buchhaltung in der Regel die Grundlage für aktuelles Datenmaterial über die Finanzströme im Unternehmen. Es liegt auf der Hand, dass gerade in Krisenzeiten die Aktualität und Auswertbarkeit dieses Zahlenmaterials entscheidend sind, etwa um Finanzengpässe frühzeitig zu erkennen. Zugleich setzen Unternehmen im Moment vermehrt auf Heimarbeitsplätze und schaffen nur dann aktuelles Zahlenmaterial, wenn wesentliche Prozesse digitalisiert stattfinden. Hierbei kommt es auf den Grad der Digitalisierung an. Es gibt kaum Unternehmen, erst recht Großunternehmen, die keine digitale Buchhaltung haben. Allerdings unterscheidet sich der Digitalisierungs- und Automationsgrad enorm. Werden Belege komplett digital verarbeitet? Das heißt eigescannt oder bereits digital empfangen und findet eine automatisierte Verbuchung nach Regeln statt? Werden alle buchhaltungsrelevanten Datenströme aus anderen Systemen (ERP) automatisch eingelesen? Sind alle Belegbilder digitalisiert verfügbar und findet der Rechnungsfreigabe-Workflow elektronisch statt? Und zuletzt, welche Planungs- und Szenariorechnungen in Bezug auf Ergebnis und Liquidität sind innerhalb des Systems möglich? Erst ab einem bestimmten Grad der Digitalisierung kann die Buchhaltung – auch mit mobilen Arbeitsplatzlösungen – aktuelle Zahlen gewährleisten, die als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen dienen und die Grundlage für Anträge auf Finanzhilfen sein.

ITD: Welche Voraussetzungen müssen für eine digitale Buchhaltung erfüllt sein?
Hermanutz:Wie bei jedem Digitalisierungsprojekt müssen Investitionsbereitschaft und Leadership vorhanden sein. Da oft jahrelang gewohnte Abläufe verändert werden, dauert der neue digitale Prozess zunächst oft länger als der vorherige manuelle. Das betrifft jedoch nur eine Übergangsphase. Und wie bei jedem Projekt braucht es eine Führungskraft, die es vorantreibt. Das ist wichtig, denn wir erleben oft, dass direkt betroffene Mitarbeiter die Veränderungsprozesse nicht forcieren, sondern tendenziell eher an gewohnten Abläufen festhalten. Grundlage ist zudem die entsprechende Software, das versteht sich von selbst. Hier gilt es einen Partner zu wählen, der bereits in der Vergangenheit Innovationskraft gezeigt hat und in der Lage ist, zukünftige Entwicklungen zu begleiten.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 07-08/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITD: Welche konkreten Vorteile kann die Geschäftsführung aus solchen digitalen Prozessen ziehen?
Hermanutz:Flexibilität, Aktualität, Unabhängigkeit, Sicherheit und Transparenz. Mit Flexibilität meine ich den Zugriff auf Systeme oder Reports von überall und von jedem Device aus. Heutzutage sollte die Führungskraft über Smartphone oder Tablet aktualisierte Reports ansehen können. Flexibel zudem mit Blick auf die Arbeitsplatzgestaltung – eine digitale Buchhaltung und digitalisierte Prozesse erlauben flexible „Work-from-Home-Lösungen“. Aktualität, weil automatisierte Abläufe tagesaktuelle Informationen liefern. Unabhängigkeit, da klar definierte und weitgehend automatisierte Prozesse nicht von einzelnen Personen abhängig sind, die ausfallen können. Sicherheit, da die Daten in der Regel im Rahmen einer ASP- oder Cloud-Umgebung liegen. Transparenz schließlich, weil durch digitale Prozesse alle Vorgänge nachvollziehbar sind.

ITD: Mit welchen Risiken ist eine digitale Buchhaltung zugleich verbunden?
Hermanutz:Bei der richtigen Anbieterauswahl birgt eine digitale Buchhaltung wesentlich weniger Risiken als eine rein manuelle. Beispielsweise ist der Verlust von Papierbelegen wesentlich häufiger der Fall als bei digital vorliegenden Belegen. Das gilt zumindest dann, wenn der Anbieter ein vernünftiges Datensicherungskonzept hat. Dennoch sind einige Dinge zu beachten: Bietet der Anbieter ausreichende Investitionssicherheit? Wird die Software laufend gepflegt? Wie flexibel sind die Schnittstellen zu anderen Systemen? Das sind einige Fragen, die sich Unternehmen stellen müssen. Wichtig sind außerdem regulatorische Fragestellungen wie: Wo liegen die digitalisierten Belege, wenn nicht lokal? Denn die Abgabenordnung erlaubt zwar die Speicherung von buchhaltungsrelevanten Belegen im Ausland – allerdings nur nach vorheriger Genehmigung der Finanzverwaltung. Oder die Frage nach der Unterstützung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die zwingend erforderlich ist.

ITD: Worauf sollten Anwenderunternehmen anno 2020 achten, wenn sie sich für einen Buchhaltungsexperten und dessen Software-Lösung entscheiden?
Hermanutz:Im Wesentlichen sind es die nachgewiesene Expertise, die Flexibilität des Systems, das sich in die vorhandene Software-Landschaft einfügen muss, und die Investitionssicherheit. Referenzen können dabei helfen, sich ein erstes Bild zu verschaffen. Gerade in den Bereichen des Finanz- und Personalwesens halte ich Standardlösungen aufgrund der geringeren Pflegeintensität – bei entsprechender Flexibilität – für die bessere Wahl.

Bildquelle: Wolters Kluwer

 

 

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