Lösungen für das Projektmanagement

IT-Projekte überall im Griff

Ganz allgemein scheint moderne Business-IT ohne den Trend zur Mobilität nicht mehr vorstellbar. Mit mobilen Endgeräten gehen die Nutzer in ihrem Geschäftsalltag inzwischen so selbstverständlich um wie im Privatleben. Davon profitieren auch Lösungen für das Projektmanagement.

Mobile Device, Bildquelle: Sciforma

Die Eingabe von Daten über mobile Devices in die Projekt-Management-Software erfolgt dank Virtual Private Networks.

Smartphones und Tablets sind im Businesseinsatz allgegenwärtig. In vielen Unternehmen wird dies noch durch eine Philosophie des Bring Your Own Device (BYOD) gefördert. Mitarbeiter benutzen dann geschäftlich wie privat dieselben Geräte. Ob im Home Office, unterwegs, beim Kunden, auf der Baustelle oder in der entlegenen Niederlassung: Immer mehr Mitarbeiter müssen auf ihre wichtigen Businessapplikationen mobil und ständig zugreifen. Dem können sich auch die Hersteller von Softwarelösungen für das Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) nicht verschließen. Die zukunftsfähigen PPM-Lösungen sind jedenfalls eins: mobil.

Bei dem Begriff Projekt-Management-Software mag manch einer zunächst an eine komplexe IT-Applikation mit Balkenplänen, komplizierten Eingabemasken oder seitenlangen Berichten denken. Doch neue technologische Konzepte bieten nun auch im Projektmanagement die Chance, die Kommunikation im IT-Projekt besser elektronisch zu unterstützen und zu erfassen, sie in das Projektumfeld zu integrieren und Projektmanagement so effizienter zu machen. Der Effizienzgewinn entsteht dabei durch die schnellere Verfügbarkeit von Daten, transparentere Prozesse und Kosteneinsparungen durch eine angepasste IT-Landschaft.

Mobile Geräte wie Tablets und Smartphones lassen sich einfacher in die Tasche stecken als das Notebook, und trotzdem stehen dem mobilen Projektmitarbeiter wichtige Funktionen im Projektumfeld sofort zur Verfügung. Bei Tablets und Smartphones muss man eben nicht minutenlang warten, bis das Betriebssystem hochgefahren ist, die Projekt-Management-Software geladen wurde und sich dann erst mal mit dem Passwort einloggen. Die Eingabe von Daten über mobile Devices in die Projekt-Management-Software erfolgt dank Virtual Private Networks (VPN) mit der gebotenen Sicherheit. Zudem ist die Dateneingabe heute dank HTML5-Technologie benutzerfreundlich und schnell. Das erhöht die Bereitschaft der Mitarbeiter, Informationen minutenaktuell und zwischendurch zu teilen.

Wachstum prognostiziert

Auch wenn man feststellen muss, dass sich in der Projektwelt die Verbreitung von mobilen Endgeräten noch in Grenzen hält, lässt sich für die nächsten Jahre ein Wachstum prognostizieren. Während Projektplanung, -analysen und -controlling nach wie vor auf PCs stattfinden, werden Funktionen für Projektmitarbeiter wie Zeiterfassung und Statusmeldungen bereits mobil. Aber auch für Projektleiter und Manager ist es ein Vorteil, sich schnell und mobil einen aktuellen Status holen zu können.

Wie technologische Innovationen ganz allgemein leben auch mobile Lösungen von der Akzeptanz der Nutzer. Mitarbeiter müssen bereit sein, Informationen aktuell einzugeben. Die Voraussetzung dafür: Die Technik sollte so komfortabel wie möglich gestaltet sein. Das war in der Vergangenheit nicht immer so. Wenn heute jemand unterwegs beim Kunden ist und Stunden zurückmelden soll, dann kann er das schnell und einfach mobil tun. Die Frage ist nur, ob die Akzeptanz bei Projektmitarbeitern vorhanden ist, Daten just-in-time oder nach Abschluss einer Phase in der Projekt-Management-Software bereitzustellen. Damit Mitarbeiter solch eine Granularität akzeptieren, muss es ihnen leicht gemacht werden. HTML5 auf mobilen Endgeräten in Verbindung mit einer leistungsfähigen Projekt-Management-Software kann das leisten.

Erfolgversprechende HTML-5-Technologie

In Sachen Zusammenarbeit liegt die Herausforderung im Projektmanagement üblicherweise darin, knapp und verständlich über den Projektstatus zu informieren, Zusammenhänge zu dokumentieren und Informationen zu teilen. Die reinen Zahlen, Daten und Fakten liefert die Software selbst. Die persönliche Einschätzung einer Information kann aber oft nur durch den Projektverantwortlichen erfolgen. Das PPM-System mag beispielsweise wegen eines kranken Mitarbeiters im Bereich Ressourcen die Ampel auf Gelb setzen, während der Projektleiter vielleicht schon weiß, dass der Mitarbeiter in der nächsten Woche wieder an Bord ist, um dann doch noch alles zeitnah zu erledigen. Zum Austausch solcher Informationen haben sich Logbücher oder Projekttagebücher recht erfolgreich etabliert. So lassen sich wichtige Informationen auf einfache Weise transportieren – bis hin zum Management, das dann gegebenenfalls mit Kommentaren oder Rückfragen reagieren kann. Solche historischen Daten sind auch deshalb wertvoll, weil alte und neue Projektteammitglieder dadurch selbst in späteren Projektphasen noch nachvollziehen können, welche Überlegungen in der Vergangenheit zu bestimmten Entscheidungen und Vorgehensweisen im Projekt geführt haben.

Für die Anbieter großer integrierter PPM-Lösungen ist es kein gangbarer Weg, ihre Software mit mobilen Apps für all die verschiedenen Rollen, die es im Projekt- und Portfoliomanagement gibt, zu ergänzen. Dazu sind es einfach zu viele. Weit erfolgversprechenderer ist da die HTML5-Technolgie. Mit ihr entsteht eine pragmatische, gut skalierbare Mobilitätslösung, die dennoch auf die individuellen Erfordernisse eines Anwenderunternehmens und auf die Rollen in der Organisation eingeht. Auf der Oberfläche des mobilen Endgeräts hat der Anwender dabei ein Icon, dem eine spezifische IP-Adresse zugeordnet ist. Wenn der Nutzer auf sein Icon klickt, wird er mit der für ihn relevanten Funktionalität verbunden. Die HTML5-Anwendung sieht also wie eine herkömmliche App aus und verhält sich auch so, ist aber aus technischer Sicht eine browserbasierte Lösung. Der Vorteil ist, dass alle gängigen mobilen Betriebssysteme HTML5 verarbeiten können, egal ob Tablet oder Smartphone, iOS oder Android. Der Charme dieses Ansatzes ist, dass ein Anbieter seine gesamte Projekt-Management-Lösung mit allen Funktionalitäten in HTML5 übersetzen kann: So wird das ganze PPM-System mobil und endgeräteunabhängig.


Einsatz von Projekt-Portfolio-Management

Typische PPM-System-Nutzung auf PC und Laptop:
Aufwändigere Aufgaben bewältigt das Management weiter stationär wie etwa:

  • Projekt- und Portfolioplanung
  • Projektanalysen
  • Projektcontrolling

Typische PPM-System-Nutzung auf Tablet und Smartphone
Für Projektmitarbeiter sind folgende mobile PPM-Funktionen sinnvoll:

  • Zeiterfassung
  • Statusmeldungen
  • Statusabfragen

Aber auch Projektleiter, Manager oder Teilprojektleiter, die viel unterwegs sind, profitieren von schnellen, mobilen Statusabrufen.

(Bild-)Quelle: Sciforma

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