Max-Planck nutzt Citrix-Cloud-Dienste

Kleines Team, fundiertes Training

Die Informationsvermittlungsstelle der Max-Planck-Gesellschaft nutzt Cloud-Dienste zur Onlineweiterbildung von Wissenschaftlern.

Gebäude, Bildquelle: Max-Planck-Gesellschaft

Die wissenschaftliche Informationsvermittlungsstelle für die Biologisch-Medizinische Sektion der Max-Planck-Gesellschaft (IVS-BM) hat die institutsübergreifende Aufgabe, Mitarbeiter und Gäste aller Einrichtungen hinsichtlich des Einsatzes von wissenschaftlichen Informationssystemen zu unterstützen und zu schulen. Dazu bietet sie eine Reihe von Onlineschulungen an, beispielsweise um Wissenschaftlern zu zeigen, wie sie Datenbanken nach Forschungsberichten besser durchsuchen oder Bioinformatik-Tools effizienter einsetzen können.

Da das IVS-BM Team klein ist, sind regelmäßige Vor-Ort-Schulungen an allen Instituten der MPG aufgrund des hohen Zeit- und Kostenaufwands nicht möglich und auf ein Minimum begrenzt. Um Mitarbeiter und Gäste der MPG ortsunabhängig schulen zu können, implementierte die Informationsvermittlungsstelle 2006 ein On-premise-Videokonferenzsystem. Als die Zahl der Trainings sowie der Teilnehmer wuchs, stieß die Anwendung jedoch an ihre Grenzen. „In der Vergangenheit setzten wir eine Lösung ein, die wir aufwendig warten mussten“, erläutert Dr. Benjamin F. Bowman, Leiter der IVS-BM. Da der Lösung außerdem eine Registrierungsmanagement-Funktion fehlte, musste hierfür ein eigenes Tool programmiert werden. „Die Nutzung war für uns einfach irgendwann zu unkomfortabel. Daher schauten wir uns nach neuen Trainingslösungen um“, so Bowman.

Die Entscheidung für die Citrix-Cloud-Dienste fiel „aufgrund der einfachen Bedienbarkeit und der umfassenden Funktionen“, so Bowmann. „Diese haben sich deutlich von allen anderen Lösungen abgehoben, die wir uns angeschaut haben.“ Die ausgewählten Software-as-a-Service-Lösungen werden automatisch aktualisiert und gewartet, im Vergleich zur früheren Anwendung benötigen sie keine Installation auf einem eigenen Server.

Zu den Funktionen, die bei der Auswahl eine Rolle spielten, zählte die Anpassbarkeit der Lösung an die eigenen Anforderungen – z.B. der Informationen, die für eine Schulungs­anmeldung nötig sind. Die ­Möglichkeit, Statistiken zu den Trainings zu entwickeln und Sitzungen zu Dokumentationszwecken aufzuzeichnen, waren weitere wichtige Kriterien.

Mit der „GoToTraining“-Lösung können bis zu 200 Personen an einem Training teilnehmen – direkt von ihrem Schreibtisch aus und ohne Unterstützung der IT-Abteilung. „Die Gestaltungsmöglichkeiten bei der Einrichtung der Schulungen, die automatisierte Unterstützung des Anmeldeprozesses, die Auswertungsfunktionen sowie die Möglichkeit, während der Sitzungen Umfragen durchzuführen, um mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten, sind einige der Funktionen, die uns besonders gefallen“, so Bowman.

Dank der Anwendung konnte das kleine Team der Informationsvermittlungsstelle sein Schulungsangebot auf etwa 150 Online-Workshops pro Jahr erweitern und hat bereits über 1.000 Wissenschaftler an fast 80 Max-Planck-Instituten in ganz Deutschland und darüber hinaus erreicht, ohne dafür ständig verreisen zu müssen. Die Wissenschaftler bleiben mithilfe von Mailinglisten, ausgehängten Postern und über einen Trainingskalender auf der Website des IVS-BM informiert, in dem neben den Terminen auch Kurzbeschreibungen der Workshops aufgeführt sind.
Das Trainingsangebot besteht aus ca. 30 Themen – von der ­Literaturrecherche in Datenbanken bis hin zu methodischen An­sätzen in der Bioinformatik. Die Teilnehmer erfahren außerdem, wie sie Literaturverwaltungssysteme effektiver auswählen und einsetzen können.

Während einer Sitzung zeigt der Schulungsleiter zunächst einige Einführungsfolien zum Thema. Danach werden die entsprechenden Recherchesysteme und Datenbanken live aufgerufen und den Teilnehmern demonstriert. Bowman erläutert: „Um die Trainings interaktiver zu gestalten, übergebe ich die Tastatur- und Maussteuerung manchmal an einen Teilnehmer. Er kann dann selbst die gezeigten Systeme ausprobieren.“

 

Max-Planck-Gesellschaft
Die Max-Planck-Gesellschaft (MPG) ist eine der größten Forschungsorganisationen Deutschlands. Die derzeit etwa 80 Max-Planck-Institute betreiben Grundlagenforschung in den Natur-, Bio-, Geistes- und Sozialwissenschaften. In der Max-Planck-Gesellschaft waren am 1. Januar 2012 insgesamt 17.019 Mitarbeiter beschäftigt, davon 5.378 Wissenschaftler.
Die wissenschaftliche Informationsvermittlungsstelle für die Biologisch-Medizinische Sektion der MPG (IVS-BM) ist Teil des Max-Planck-Instituts für Biochemie in Martinsried bei München.
Im Internet: www.biochem.mpg.de/iv

 

Bildquelle: Max-Planck-Gesellschaft

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