15.07.2015 Transparente Abbildung von Dokumenten

Klinikum managt Verträge mit elektronischer Rechtsakte

Das Klinikum rechts der Isar der Technischen Universität München setzt in der Drittmittelabteilung auf die elektronische Rechtsakte der Circle Unlimited AG. Das Krankenhaus managt mit Cusmartext, der Lösung für Legal Process Management, derzeit rund 1.000 Rechtsakten mit den darin enthaltenen Verträgen und vertragsrelevanten Dokumenten.

Mit rund 4.500 Mitarbeitern widmet sich das Universitätsklinikum rechts der Isar der Technischen Universität München der Krankenversorgung, der Forschung und der Lehre.

Die Verträge, beispielsweise mit Pharmaunternehmen oder anderen Forschungseinrichtungen, kommen aus den einzelnen Kliniken und Abteilungen und werden mittels der elektronischen Rechtsakte von der Abteilung Drittmittelmanagement verwaltet. Die nahtlose SAP-Integration der Software Cusmartext Legal soll es den Mitarbeitern im Rechtsbereich erlauben, auf alle Vertragsdaten in SAP-FI (Finanzwesen) und SAP-GM (Fördermittelmanagement) zuzugreifen und auf direktem Weg in die Verträge zu übernehmen. Ein Wechsel zwischen den Systemen und dem Dokumenten- bzw. Vertragsmanagement von Circle Unlimited sei so nicht notwendig.

Sicherheit und Transparenz

Durch die zentrale, revisionssichere Ablage und Bearbeitung der Verträge und Dokumente in der elektronischen Akte für die Rechtsabteilung kann jeder Nutzer auf alle wichtigen Informationen jederzeit und zeitgleich zugreifen; dies wahlweise über eine intuitive Weboberfläche oder die klassische SAP-Oberfläche. Mithilfe eines von Cusmartext Legal vergebenen Aktenzeichens sollen sich die Dokumente eindeutig zuordnen und wieder auffinden lassen. Unterschiedliche Filtermöglichkeiten schaffen außerdem Überblick über Verhandlungsphasen, den zuständigen Bearbeiter und den Bearbeitungsstatus eines Vertrags. Hinzu komme die integrierte To-Do-Liste mit automatischer Erinnerungsfunktion. Sie stelle sicher, dass alle vertragsbezogenen Termine und Fristen gewahrt und Aufgaben rechtzeitig bearbeitet werden.

Brücke zwischen E-Mail-Anwendung und Rechtsakte

Neben der Software für die Rechtsabteilung entschied sich das Klinikum rechts der Isar zudem für die Integrationslösung Cuconnect. Sie verbindet die E-Mail-Anwendung MS Outlook mit Cusmartext Legal. So soll es möglich sein, automatisch E-Mails mit Bezug zum jeweiligen Vertrag ohne Umwege aus der elektronischen Akte heraus zu erzeugen, individuell anzupassen und zu versenden. In Outlook selbst lassen sich Inhalte aus der Rechtsakte suchen und in einer Ergebnisliste anzeigen. Mit einem Klick springe der Anwender dann direkt in die SAP-basierte Akte.

Bildquelle: Klinikum rechts der Isar