Optimierung der Output-Umgebung

Kosten sparen mit Managed Print Services

Managed Print Services finden in hiesigen Unternehmen immer mehr Beachtung, denn damit können die Betriebe rund um das Thema Papier und den damit verbundenen Prozessen verschiedene Kosten sparen. Die Voraussetzung dafür ist jedoch eine ­passgenaue Vereinbarung mit dem richtigen Dienstleister.

Sparschwein

Die Kosten für das Output-Management können im Rahmen einer MPS-Strategie gesenkt werden.

Wie viel kostet das Drucken einer A4-Seite summa summarum? Und wie lassen sich die Kosten exakt bemessen? Denn darunter fallen nicht nur die Preise für Papier und Toner, sondern streng genommen anteilsmäßig auch die Kosten für die Wartung, die Energiekosten oder die Entsorgung der Geräte. Immer mehr Verantwortliche, die sich die Mühe machen und genau nachrechnen, erkennen: Die Kosten für das Output-Management können im Rahmen einer Managed-Print-Services-Strategie gesenkt werden.

Dabei sollten sie bei der Wahl des Dienstleisters darauf achten, dass dieser über das erforderliche Know-how und die Erfahrung verfügt, um das gewünschte Projekt erfolgreich umsetzen zu können. Gerade bei Projekten rund um die Optimierung von Prozessen spielen eine hohe Beratungskompetenz sowie Branchenerfahrung eine zentrale Rolle. Darüber hinaus kann es wichtig sein, dass der Anbieter sämtliche Lösungen aus einer Hand anbietet, um ein optimales Zusammenspiel aller Komponenten gewährleisten zu können. Ein professioneller Dienstleister wird im Übrigen niemals eine bestehende Druckerlandschaft übernehmen, ohne vorab eine intensive Bestandsaufnahme vorgenommen zu haben, bei der Optimierungspotentiale auf Basis der tatsächlichen Anforderungen herausgearbeitet werden: Welche Abteilung druckt am meisten? Wo wird ausschließlich in schwarzweiß, wo in Farbe gedruckt? In welchem DIN-Format werden die Dokumente erstellt? Wird nur gedruckt oder auch gescannt und kopiert? Nach dieser Analyse erfolgt die kostenoptimierte Platzierung der passenden Geräte. Arbeitsplatzdrucker werden dabei in der Regel durch Abteilungsdrucker mit günstigeren Seitenpreisen und hoher Energieeffizienz ersetzt.

Administration per Fernzugriff

In einem Dienstleistungsvertrag sollten allen voran die Parameter der Zusammenarbeit über die Vertragslaufzeit festgelegt werden. Darunter fallen: Welche Kosten kommen auf den Kunden zu und wie wird abgerechnet? Welche und wie viele Geräte umfasst der Vertrag und wo werden sie aufgestellt? In welchen Abständen finden Wartungsarbeiten statt? Welche Tätigkeiten fallen unter den Begriff „präventive Wartungsarbeiten“? Wer liefert wann Verbrauchsmaterialien? Zu welchen Konditionen kann der Auftragnehmer ein automatisiertes Verbrauchsmaterial-Management in Anspruch nehmen? Wie lang sind die Reaktionszeiten bei Service-Anfragen und wie umfassend ist der Service – 24/7 oder von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 18:00 Uhr? Dies kann sich  durchaus als geschäftskritisch erweisen, z.B. falls ein Unternehmen zu bestimmten Zeiten im Jahr einen hohen Druckbedarf hat und auf eine Verfügbarkeit von mindestens 95 Prozent angewiesen ist. Auch die Vertragslaufzeit ist wichtig: Eine kurze Laufzeit gewährt Flexibilität, eine längere meist günstigere Konditionen.

Falls Kunden ihre Druckaufgaben an externe Dienstleister auslagern, sollten intern Vorbereitungen getroffen werden. Dazu gehört, dass die Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden. Sinnvoll ist es, den Mitarbeitern praxisnah aufzuzeigen, dass die Multifunktionsgeräte zusätzliche Funktionen bieten, wie Scan-to-E-Mail, die den Arbeitsalltag erleichtern.

Auch für die IT-Abteilung ergeben sich Vorteile: Sie kann administrative Aufgaben rund um das Output-Management nach außen geben. Mithilfe einer Fernwartung kann der Dienstleister auf das firmeninterne IT-Netz zugreifen, um eventuelle Störungen der Geräteflotte zu diagnostizieren und zu beseitigen. Zudem gibt es ein automatisiertes Verbrauchsmaterialmanagement: So sendet das Gerät bei niedrigem Tonerstand automatisch eine Nachricht an den Dienstleister, der sich dann um den Austausch der Tonerkassette kümmert. Materialien werden dadurch nur noch dann angeliefert, wenn sie benötigt werden – ohne kostenintensive Einlagerung und Vorfinanzierung.

Nicht zuletzt gilt es, gegen Vertragsende zu überprüfen, ob der Dienstleister zur Zufriedenheit gearbeitet hat. Wird er den aktuellen Bedürfnissen hinreichend gerecht? Und ist er in der Lage, auch zukünftige, sich verändernde Anforderungen abzudecken? Ein guter Anbieter ist u.a. daran zu erkennen, dass er während der Vertragslaufzeit kontinuierlich an einer Optimierung der Output-Umgebung und der zusammenhängenden Prozesse arbeitet. Dazu gehört auch, dass er sich regelmäßig mit den Kunden zusammensetzt, um über Verbesserungspotential zu sprechen. Auch regelmäßige Reportings sollten Teil der Vereinbarung sein.


Checkliste: Managed Print Services (MPS)

Worauf man bei der Zusammenarbeit mit einem Managed-Print-Service-Dienstleister achten sollte:

Vorbereitung:
Definition des Projekts/interne Überzeugungsarbeit (IT-Abteilung, Fachabteilungen)
Auswahlkriterien in Bezug auf den Dienstleister: Langjährige MPS-Erfahrung gegebenenfalls auch bei Projekten international aufgestellter Konzerne, Branchenkenntnisse, Kundenreferenzen, Beratungskompetenz
Assessment vor dem Projekt-Kick-off: Analyse und Optimierung der Geräteflotte sowie Definition der zukünftigen Flotte mit Unterstützung des Dienstleisters, Zielvereinbarungen
Gestaltung des Vertragswerks: Laufzeit, SLAs in Bezug auf die Wartungsintervalle, das Management der Verbrauchsmaterialien sowie die Reaktionszeit bei Störfällen
Situationsanalyse gegen Ende der Vertragslaufzeit und Festlegung der weiteren Marschroute: Fortführen der Zusammenarbeit, Erweiterung oder Dienstleisterwechsel
Fortlaufende Beratung und Optimierung der Output-Infrastruktur
Erweiterung der Zusammenarbeit im Hinblick auf Lösungen zur Optimierung dokumentenbasierter Prozesse  (Content- und Process-Management-Strategie)

Quelle: Lexmark


Bildquelle: Thinkstock/Lite Productions

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