Bundesagentur für Arbeit nutzt Kanban

Lean Development im öffentlichen Sektor

Im Rahmen eines Stammdaten-Entwicklungs-Projekts (STEP) setzt die Bundesagentur für Arbeit das Vorgehensmodell Kanban ein, mit dem Projektarbeitsschritte anschaulich dokumentiert werden können.

Zentrale der Bundesagentur für Arbeit

Die Zentrale der Bundesagentur für Arbeit in Nürnberg.

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) verwaltet die Daten von insgesamt etwa 33,5 Millionen Personen und ca. 15 Millionen Betrieben. Um diese Kunden künftig schneller und besser betreuen zu können, startete die BA das Stammdaten-Entwicklungs-Projekt (STEP) zur Ablösung der Personendaten- und Betriebsverwaltungssysteme durch eine neue, zentrale Lösung für die Stammdatenverwaltung. Ziele des Projekts war es, die Datenqualität zu verbessern sowie die Datenverwaltung zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.

Entwicklung von Benutzeroberflächen

Im Rahmen einer Ausschreibung erhielt der IT-Dienstleister Msg Systems den Auftrag, das IT-Systemhaus der BA ab Ende 2011 bei der Entwicklung und Implementierung der neuen Stammdatenverwaltung zu unterstützen. Ein wichtiges Element ist dabei die Neugestaltung der Benutzeroberfläche. Wie im Öffentlichen Dienst üblich, ist das Projektvorgehen das V-Modell XT (Entwicklungsstandard für die Planung und Durchführung von IT-Systementwicklungsprojekten der öffentlichen Hand).

Ein Kernziel der Benutzeroberflächenentwicklung ist die Ablösung der bestehenden Desktopanwendungen durch eine Webanwendung. Dies bedeutet, die historisch gewachsenen Bedienkonzepte und Masken zu entzerren, neu zu strukturieren und in die „Webwelt“ zu übertragen. Daraus ergibt sich ein hoher Abstimmungsbedarf mit projektinternen und -externen Mitarbeitern. „Im Grunde ist es für uns eine neue Art der Oberfläche mit neuen Entwicklungsaufgaben und -schritten“, erklärt Fabian Wührl, Leiter des Teilprojekts „Oberfläche“ beim IT-Systemhaus der BA.

Im Rahmen der Oberflächenentwicklungsprozesse sowie der Definition und Dokumentation der konkreten Arbeitsschritte wird das Vorgehensmodell Kanban eingesetzt. Dabei kann der Entwicklungsprozess gemeinsam im Team stetig konkretisiert und optimiert werden. Aktivitäten, konkrete Arbeitsschritte und die Arbeitspakete werden auf Boards visualisiert. Den Gesamtüberblick über das Teilprojekt „Oberfläche“ liefert das sogenannte „Projektboard“. Als Statusmonitor bildet es alle Anforderungen, Aktivitäten, Risiken und entsprechende Gegenmaßnahmen, sowie Wartungsthemen ab. Für weitere Detaillierungen gibt es untergeordnete Boards. Zum Beispiel ist das Arbeitspaket  „Umsetzung der Betriebsanschrift“ auf dem Entwicklerboard in Aufgaben wie „Maske Betriebsanschrift erstellen“ oder „Maske Betriebsanschrift bearbeiten“ unterteilt. Arbeitspakete und Aufgaben sind auf den Boards durch Post-Its repräsentiert.

Laut dem IT-Dienstleister fördert Kanban die Eigenverantwortung der Teammitglieder und steigert so die Motivation: Das „Pull“-Prinzip sieht vor, dass jeder Mitarbeiter selbst entscheidet, welche Aufgabe er als nächstes bearbeitet. Wann ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist, bestimmt die zugeordnete „Definition of Done“, die das Team gemeinsam festgelegt hat.

Zur elektronischen Abbildung der Kanban-Boards wird das von der BA bereitgestellte Tool Microsoft Team Foundation Server (TFS) genutzt. Dessen Kanban-Templates bilden die Aufgaben und Prozesse 1:1 ab. Auf Basis der Auswertungen im TFS kann das Team stetig den Prozess und die Planung optimieren.

Transparenz über jeden Projektschritt

„Bei der Umsetzung des Prototypen wurde schnell klar, dass Kanban für uns die optimale Ergänzung zum V-Modell XT ist“, erklärt Fabian Wührl. „Es macht unser Vorgehen nach V-Modell XT konkret und für jeden nachvollziehbar. Der aktuelle Projektstand ist jederzeit ablesbar, die Fortschritte sind dokumentiert und der Fokus ist klar. Das steigert die Qualität der Arbeit.“ Susanne Klemptner, Gesamtprojektleiterin STEP beim IT-Systemhaus der BA, bekräftigt zudem: „Kanban unterstützt uns sehr beim Umgang mit den speziellen Rahmenbedingungen des Teilprojektes Oberflächen und integriert sich dabei in das Gesamtvorgehen des Projektes.

 

Die IT der Bundesagentur für Arbeit...
...gliedert sich in die Bereiche IT-Steuerung, IT-Systemhaus und regionaler IT-Service. Insgesamt sind bei der BA-Informationstechnik 2.100 Mitarbeiter beschäftigt. Mit Hauptsitz in Nürnberg ist das IT-Systemhaus der operative IT-Dienstleister der BA. Es vollbringt die komplette Rechenzentrumsleistung für 1.650 angebundene Liegenschaften. Mit 120 eigenen IT-Verfahren, 160.000 vernetzten PC-Arbeitsplätzen und der dazugehörigen Infrastruktur (z.B. 10.000 Server, drei zentrale hochverfügbare Rechenzentren) betreibt die BA-Informationstechnik eine der größten IT-Landschaften Deutschlands.

Bildquelle: © Bundesagentur für Arbeit

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