Pumpenhersteller mit Multimedia-Plattform

Management der Media-Assets

Der Pumpenhersteller Wilo SE verwaltet über 18.000 Bilder, Dokumente und Videos mit einer Multimedia-Plattform. Das System vereinfacht dabei nicht nur das gesamte Handling der Media-Assets, sondern hilft dem Unternehmen auch, Zeit zu sparen.

Der Hauptsitz des Pumpenhersteller Wilo SE in Dortmund.

Die Wilo SE ist ein Hersteller von Pumpen und Pumpensystemen mit mehr als 7.500 Mitarbeitern in über 60 Tochtergesellschaften weltweit. Für globale Kampagnen, die länderspezifischen Websites, den Onlinekatalog sowie Folder, Präsentationen oder auch auf Messen setzt das Unternehmen tausende Bilder, Dokumente und Videoclips ein. Verwaltet und den jeweiligen Standorten zur Verfügung gestellt werden die Media-Assets vom zentralen Group Marketing am Firmenhauptsitz in Dortmund. „Bisher waren viele Medien nicht nur bei uns in der Zentrale, sondern auch lokal in den Tochtergesellschaften auf unterschiedlichen Datenbanken und Rechnern abgelegt. Das erschwerte ein gezieltes Suchen nach Dateien und verursachte Dubletten und unterschiedliche Versionen. Außerdem wurden vor allem die Medien der Tochtergesellschaften oftmals umständlich per E-Mail verschickt. Regelmäßig musste die Mediensammlung wieder auf einen einheitlichen Stand gebracht werden. Das alles hat viel Aufwand verursacht“, berichtet Christian von Nethen, Projektmanager im Group Marketing von Wilo SE.

Einfache Medienverwaltung als Ziel

Das bisher von Wilo genutzte Datenbanktool war an seine Grenzen gelangt. „Änderungen konnten nicht zentral durchgeführt werden, da die Daten nicht gebündelt vorlagen. Das Verteilen der Medien an externe Dienstleister oder Mitarbeiter in den internationalen Standorten per FTP-Server, E-Mail oder sogar auf Datenträgern war umständlich und zeitintensiv, die Suche und Pflege der Daten mühsam“, beschreibt Christian von Nethen die Probleme. „Dies war für uns der Anlass, uns nach einer neuen Lösung für unser Medienmanagement umzusehen. Da wir intern keine geeigneten Lösungen für unser Vorhaben finden konnten, haben wir bei einer anonymisiert durchgeführten weltweiten Ausschreibung rund 30 Angebote eingeholt.“ Im folgenden Auswahlprozess kristallisierten sich zwei Anbieter heraus, darunter der österreichische Media-Asset-Management-Spezialist (MAM) Mediamid. Nach ausgiebigen internationalen Testläufen der Systeme und einer begleitenden Prüfung durch die zentrale IT-Abteilung entschied sich Wilo schlussendlich für die Plattform „M@rs“. „Diese erfüllt unsere Anforderungen optimal. Außerdem hat der Dienstleister von Beginn an unsere Probleme und Bedürfnisse verstanden. Die Fachkompetenz und persönliche Beratung haben uns überzeugt“, blickt von Nethen zurück.

Intensive Analyse der Medienprozesse

Auch das Feedback der Marketingmitarbeiter aus den internationalen Wilo-Standorten, die die Plattform im Testlauf nutzten, war positiv. Der Pumpenhersteller beauftragte daher den MAM-Anbieter im Herbst 2013 mit der Umsetzung der neuen Lösung. Es folgte eine intensive Analyse der Medienprozesse des Pumpenherstellers. Auch die externen Dienstleister und Agenturen wurden miteinbezogen, um die Abläufe und Strukturen der Datenbank zu definieren. Danach wurden die Mediendateien aus dem Altsystem in die Lösung migriert und das bestehende Produkt-Information-System (PIM) angebunden. Im April 2014 ging die Plattform dann gruppenweit in Betrieb. „Im Zuge der Umstellung mussten tausende Media-Assets aus dem alten Bestand geprüft und die notwendigen Metadaten nachgepflegt werden. Das ging im neuen System dank der Stapelverarbeitung einfach und effizient. Mithilfe von Excel-Exporten und -Importen konnten viele Anpassungen auch effektiv außerhalb des Portals abgewickelt werden. Alles in allem konnte das Projekt um zwei Monate kürzer als geplant umgesetzt werden“, so von Nethen.

Zentraler Zugriff auf alle Assets

In der neuen Mediendatenbank sind derzeit rund 15.000 Bilder, 3.000 Dokumente und mehr als 160 Videos und Animationen für die Wilo-Mitarbeiter weltweit, aber auch für externe Agenturen und andere Dienstleister (etwa Fotografen) zentral verfügbar. Das Suchen, Be- und Verarbeiten, Versenden und Ablegen von Medien ist nun schneller, einfacher und übersichtlicher möglich als bisher. „Wenn bei uns z.B. Bilder oder Videos angefragt werden, können wir die gewünschten Dateien mit der intelligenten Suchfunktion des Systems schnell finden und per Download-Link versenden. Der umständliche Versand von Medien per E-Mail ist endlich Vergangenheit“, berichtet von Nethen. Ebenso können autorisierte Agenturen und Fotografen direkt in der Plattform Bilder, Videos oder Sujets hochladen, verschlagworten, ansehen, bearbeiten, versenden und herunterladen. Damit ist der komplette Prozess, von der Medienerstellung über die Veredelung und Produktion (für Print oder Web) bis hin zur Verteilung, in einer Lösung erfasst. „Dank der Media-Datenbank können wir nun gruppenweit sicherstellen, dass alle Medien dem Corporate Design der Wilo-Gruppe entsprechen. Im Bedarfsfall werden die Inhalte erst nach dem Durchlaufen von Freigabeworkflows international freigeschaltet“, berichtet Jan Zimmermann, Projektmanager Corporate Design im Group Marketing.

MAM und PIM verknüpft

Durch die Verknüpfung mit dem PIM finden die Nutzer nun alle Informationen zu den Produkten gesammelt in der neuen Datenbank. Dabei lassen sich sowohl werbliche als auch technische Attribute verknüpfen und visualisieren. „Wir müssen jetzt nicht mehr in zwei Systemen nach den Medien suchen. Auch das Pflegen und Aktualisieren funktioniert nun zentral in der Media-Datenbank. So sind die Assets automatisch auch in den angebundenen Tools aktuell. Darüber hinaus können wir Produkte oder Kampagnen bei Bedarf gezielt hervorheben, indem wir diese auf der Startseite der Database entsprechend präsentieren“, so von Nethen über die Erfahrungen aus der Praxis. „Bisher wurden rund 6.500 Dateitransfers über das System abgewickelt.“

 

Das Unternehmen:

Wilo SE ist einer der weltweit führenden Hersteller von Pumpen und Pumpensystemen für die Gebäudetechnik, gesamte Wasserwirtschaft und Industrie. Mit dem Blick in Richtung Zukunft engagiert sich das Unternehmen, das im vergangenen Jahr über 1,2 Mrd. Euro Umsatz erzielte, in der Forschung und Entwicklung. Das Unternehmen mit mehr als 7.500 m Mitarbeitern in über 60 Tochtergesellschaften weltweit und mit Stammsitz in Dortmund entwickelt sich zunehmend vom Komponenten- zum Systemlieferanten. Wilo steht international ein Synonym für Hightech im Pumpensegment.
www.wilo.de

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