Paketdienstleister GLS: Einheitliches Marketingportal

Media Asset Management fürs Marketing

Der Paketdienstleister GLS optimiert einen Teil seiner Marketingprozesse mit einem neuen Marketingportal inklusive Media Asset Management (MAM).

  • Paketdienstleister GLS

    Zwei neue Software-Module erleichtern den Mitarbeitern des Paketdienstleisters GLS das Media Asset Management (MAM).

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    GLS realisiert Paketdienstleistungen für über 220.000 Kunden in Europa und bietet zusätzlich Express- und Logistikleistungen.

GLS realisiert Paketdienstleistungen für über 220.000 Kunden in Europa und bietet zusätzlich Express- und Logistikleistungen. Um ein Paket innerhalb weniger Tage – national innerhalb von 24 Stunden – zuverlässig, sicher und pünktlich von A nach B zu bringen, steht ein komplexes System zur Verfügung. So wie die GLS-Depots täglich Tausende Pakete abwickeln, so muss auch die Marketing- und Kommunikationsabteilung den Überblick über eine Vielzahl an Kommunikations- und Werbematerialien behalten. Die Marketingmitarbeiter der einzelnen Landesgesellschaften des Paketdienstleisters sollten selbstständig unterschiedlichste Medien effizient erstellen können. Um das zu ermöglichen, setzt man auf zwei Module der Brandmaker Marketing Efficiency Cloud: den Media Pool für das Digital Asset Management und Web-to-Publish zur lokalen Adaption vorlagenbasierter Werbemittel.

„Think global, act local“ bedeutet für das Corporate Marketing des Paketdienstleisters mit Sitz in Deutschland, die Koordination mit den Marketingverantwortlichen in den verschiedenen Landesgesellschaften zu optimieren. Um die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten, sollten mithilfe passender Software-Tools schlanke, standardisierte Workflows etabliert werden. Deshalb war der erste Schritt die Einführung einer zentral verwalteten Mediendatenbank. Vorher hatte der Anwender seine Media Assets in einem Lotus-Notes-basierten Media-Archiv, im Intranet sowie in Share-Verzeichnissen vorgehalten. Die häufige Folge: doppelte Datenpflege, inkonsistente Versionsstände und unnötige Mehraufwände. „Die neue Mediendatenbank musste webbasiert und integrierbar sein, damit sie dem Web-Content-Management-System notwendige Dateien direkt bereitstellen kann“, erläutert Natalie Kurzrock, tätig im Corporate Marketing bei GLS und hier u.a. verantwortlich für den Bereich Branding. „Zudem waren Benutzerfreundlichkeit und ein differenziertes Rechte- und Rollensystem wichtig.“

Passende Zugriffe für Nutzergruppen

Nachdem verschiedene Media-Asset-Management-Systeme in die engere Auswahl kamen, entschied sich GLS für den Media Pool von Brandmaker, einem Anbieter von Marketing-Resource-Management-Systemen. Für den die Software sprach u.a. die Integrationsfähigkeit mit dem genutzten Web-CMS. Web-Redakteure können direkt aus dem CMS heraus auf den Media Pool zugreifen und Mediendateien für den Webauftritt nahtlos verwenden. Dabei sorgt das System für die Konvertierung der Mediendatei in das passende Web-Format.

„Ein weiteres Auswahlkriterium war die Möglichkeit, verschiedene Nutzergruppen mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen zu konfigurieren“, so Kurzrock weiter. Dies war deshalb entscheidend, da das System von mehreren Firmenbereichen genutzt wird. Für die Benutzer aus dem Marketing wurden die relevanten Medienobjekte, wie z.B. Bilddateien, Logos, Anzeigen, Flyer, aber auch Handlungsleitfäden und CI-Guidelines, zentral bereitgestellt. So sind die Landesgesellschaften in der Lage, die länderspezifischen Webseiten selbstständig zu verwalten und Inhalte einzupflegen. Das System stellt die benötigten Media Assets auf Knopfdruck im gewünschten Format zur Verfügung – web-optimiert, für Präsentationen oder für den professionellen Druck. Ein weiterer Bereich des Media Pool richtet sich an Vertriebsmitarbeiter, die dank des web-basierten Systems einen Zugang zu allen vertriebsunterstützenden Materialien haben.

Individualisierbare Templates

Durch die unterschiedlichen Berechtigungen kann jeder Benutzer schnell auf die für ihn relevanten Medienobjekte zugreifen. Umfangreiche Suchfunktionen erleichtern das Auffinden der gewünschten Materialien. Neben der klassischen Stichwortsuche bietet das System auch thematisch geführte Suchen, bei denen sich der Benutzer über Kachelansichten von in Frage kommenden Medien zu den gewünschten Motiven navigiert. So findet er schnell das Gesuchte, ohne sich durch lange Trefferlisten bewegen zu müssen.

Rund 80 Prozent der marketing- und vertriebsunterstützenden Maßnahmen werden bei GLS dezentral gemanagt – auf Ebene der Landesgesellschaften, der regionalen Niederlassungen und bis hinunter auf Depotebene. Dabei müssen regelmäßig vorhandene Materialien lokal angepasst werden. Das bedeutet, dass die lokalen Einheiten nicht nur über das System auf sämtliche relevanten Medienobjekte zugreifen können, sondern sie müssen auch in der Lage sein, Mediendateien je nach Bedarf zu individualisieren.

Mit beiden Software-Tools können die lokalen Mitarbeiter zentral bereitgestellte Vorlagen für Werbemittel CI-konform an örtliche Gegebenheiten anpassen. Der Vorteil: Anwender benötigen keine Kenntnisse in Layout-Software wie etwa Indesign. Aufgrund einer übersichtlichen Nutzeroberfläche und intuitiv zu bedienender Funktionen ist die Handhabung vielmehr selbsterklärend. So sorgt Web-to-Publish für schlankere Abläufe und damit für eine höhere Prozessgeschwindigkeit. „Wir vom zentralen Corporate Marketing stellen unseren dezentralen Einheiten Templates für Medien wie Stellen- und Image-Anzeigen, Flyer oder auch Gebäudebeschilderungen zur Verfügung“, erläutert Natalie Kurzrock. „So können Mitarbeiter direkt vor Ort die Druckmedien erstellen, die sie brauchen. Zudem müssen sie nicht für geringfügige Anpassungen externe Grafikagenturen beauftragen.“

Bildquellen: GLS

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