Deutsche Bahn Mediathek

Medienverwaltung erfolgreich auf Schiene

Seit rund einem Jahr präsentiert sich die Unternehmenskommunikation der Deutsche Bahn AG mit einem neuen Media Asset Management System in der Öffentlichkeit. Die Mediathek basiert auf „Mars 6“ von Mediamid und soll das Verwalten, Auffinden, Bearbeiten, Versenden und Archivieren von Media Assets vereinfachen.

Der Deutsche Bahn Konzern ist internationaler Anbieter von Mobilitäts- und Logistikdienstleistungen und agiert weltweit in über 130 Ländern. Mit rund 290.000 Mitarbeitern erwirtschaftete der Konzern im Geschäftsjahr 2010 einen Umsatz von 34,4 Milliarden Euro.

Leistungsfähiges Medienverwaltungssystem gesucht
Die Deutsche Bahn AG (DB) verfügt über eine große Anzahl an Medien, wie Bilder, Dokumente, Video- oder Audio-Dateien, die der Öffentlichkeit, aber auch Agenturen und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Nachdem das alte Verwaltungssystem an seine Grenzen gestoßen war, suchte die DB nach einer neuen Lösung. „Das System musste einerseits hohe Verfügbarkeit, Leistungsfähigkeit und Erweiterbarkeit bieten, aber auch crossmedial einsetzbar sein. Zudem forderten wir Mandantenfähigkeit mit flexibler Benutzerverwaltung und Reportingautomatismen sowie relativ niedrige und skalierbaren Kosten“, erläutert Jens Küpper, Leiter Multimedia-Kommunikation der DB Mobility Logistics AG, die Ausgangssituation. „Natürlich sollte die Lösung auch einfach in unsere IT-Landschaft zu integrieren sein.“ Nach der Ausschreibung und Evaluierung entschied sich die DB schließlich für Mars 6 des österreichischen Anbieters Mediamid. „Vor allem die Mächtigkeit, Flexibilität und Kosteneffizienz des Systems haben uns auf Anhieb überzeugt. Zudem punktete Mediamid durch hohe Fachkompetenz und persönlichen Einsatz“, so Küpper.

Umsetzung in Rekordzeit
Nach nur drei Monaten konnte die DB die neue Mediathek in Betrieb nehmen. Selbst die Migration und Datenveredelung der Medienbestände aus dem Altsystem war innerhalb dieses Zeitraums abgeschlossen. „Im Zuge dieses Prozesses konnten wir gleich die Daten sichten, aufräumen und archivieren sowie aktuelle Mediendateien veredeln, etwa mit Schlagworten oder Beschreibungen, um sie dann später gezielt auffinden und weiter verarbeiten zu können“, erklärt Küpper. Im ersten Schritt nutzte die DB die neue Mediathek für die Konzernkommunikation, dann wurde der Einsatz auch auf das Marketing erweitert. „Nun sollen auch andere Konzernbereiche dazu kommen, etwa Station & Service oder DB Training“, so Küpper, „denn das System hat uns auf Anhieb durch seinen Funktionsumfang, die vielseitigen Einsatzmöglichkeiten und Kosteneffizienz beeindruckt.“

Workflows vereinfachen Medienverwaltung
Hinter der Mediathek der DB steht ein Enterprise Digital Asset Management System. Über Webbrowser kann man zeit- und ortsunabhängig auf die von Mediamid gehosteten Medien zugreifen. Mit ihren konfigurierbaren Workflows unterstützt die Lösung den gesamten Arbeitsprozess der Medienverwaltung – von der Planung von Fotoaufnahmen über die Weiterverarbeitung bis hin zum Versand per Download-Link. Dabei kann das System dank seiner offenen Systemarchitektur und der verwendeten Standards einfach in die bestehende IT-Umgebung eingebunden werden.

Media Assets auffinden und verarbeiten
Die Mediathek der DB hat sich zu einem umfassenden Verwaltungssystem mit hoher Akzeptanz bei den Nutzern etabliert. „Mit Hilfe der Lösung gestaltet sich das Einpflegen, Auffinden und Weiterverarbeiten von Media Assets wesentlich einfacher und vielfältiger als bisher. Jetzt können wir beispielsweise rasch digitale Pressemappen für die Unternehmenskommunikation erstellen und per Download-Link an die Journalisten versenden“, berichtet Küpper. Dabei unterstützt Mars 6 beim Upload – etwa mit Informationen zu Urheber, Stichworten, Bildgröße oder Nutzungsrechten für den redaktionellen Einsatz. Eine intelligente Suche mit Thesaurus hilft beim Auffinden der gewünschten Dateien oder Themen. „Diese Funktion ist besonders wichtig, denn die Nutzer wollen rasch zu den gesuchten Medien kommen“, so Küpper. Anschließend lassen sich die gefundenen Objekte über mehrere Sortiermöglichkeiten und Ansichten übersichtlich darstellen und in unterschiedlichen Formaten für Versand, Druck, Internet oder andere Zwecke bereitstellen. Automatismen wie Benachrichtigungen für ablaufende Bildlizenzen gehören ebenso zu den praktischen Features des Systems wie eine ausgeklügelte Rechte- und Zugriffsverwaltung, die Mandantenfähigkeit oder Mehrsprachigkeit. „So können beispielsweise registrierte Benutzer die Bilder in hoher Auflösung downloaden, nicht registrierte User erhalten sie nur in geringer Auflösung“, erläutert Küpper.

Kosteneffiziente Medienverwaltung
Auf über 2.000 Bilder können die externen Nutzer, etwa Journalisten, derzeit zugreifen, im Intranet der DB stehen knapp 3.000 Medienobjekte zur Verfügung. „Mars 6 hat uns sofort überzeugt, denn es vereinfacht sämtliche Prozesse in der Verwaltung unserer Medien – und das zu überschaubaren Kosten. Speziell die komfortable Suche und Funktionalitäten wie direkte Download-Links haben sich im täglichen Betrieb als überaus praktisch erwiesen. Mit der Lösung können wir nun Medien in verschiedenen Formaten zur Verfügung stellen, Pixelgrößen vordefinieren oder auch Bilder thematisch bündeln und weiter verarbeiten. Dabei erleichtern nützliche Bildbearbeitungswerkzeuge jeden Arbeitsschritt. Hinzu kommt eine funktionelle Nutzer- und Rechteverwaltung, mit der wir den unterschiedlichen Benutzergruppen gerecht werden können. Nicht zuletzt hat die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Mediamid unsere Erwartungen übertroffen“, zieht Jens Küpper Bilanz.

Potential für die Zukunft
Nach den bisherigen guten Erfahrungen setzt die DB bereits die nächsten Schritte zur Erweiterung der Mediathek. Bereits beauftragt ist die Bildähnlichkeitssuche, die verwandte Bilder anzeigt. Geplant ist außerdem das Zusatzmodul „Order Management“, das die Steuerung der Fotografeneinsätze ermöglicht und den kompletten Prozess – vom Auftrag an den Fotografen über die Verarbeitung der Medien bis zur Abrechnung – abbildet. Darüber hinaus soll die Mediathek ins Enterprise Content Management System der DB integriert werden. Ziel ist es, eine einzige Mediendatenbank zu schaffen, in der zukünftig alle Medien des Konzerns zentral abgelegt werden.

www.deutschebahn.de
www.mediamid.com

Bildquellen: Bild 1 © Uwe Schwarz/pixelio.de, Bild 2 und 3 © Deutsche Bahn AG

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