Enviam setzt auf Konica Minolta

Mehr Energie

Der regionale Energiedienstleister Enviam optimierte seine Output-Landschaft.

Drucker, Bildquelle: Konica Minolta

Zwei Drittel der Arbeitsplatz­drucker von ­Enviam wurden durch Bizhub-Multifunktions­systeme ersetzt.

Aufgrund einer „Patchwork-Landschaft“ von vielen Herstellern und Modelltypen im Output-Bereich, den damit verbundenen hohen Kosten und diversen Ansprechpartnern entschied sich Enviam für eine Konsolidierung der Infrastruktur. Hierzu führte das Unternehmen eine Ist-Analyse zu den Druck- und Kopierprozessen durch. Veränderte Arbeitsprozesse im Unternehmen machten zudem eine Reihe neuer Funktionen sowie eine höhere Datensicherheit erforderlich.

„70 Prozent unserer Drucker befanden sich dezentral in den Büros“, beschreibt Lutz Weißbach, IV-Management bei Enviam, die Ausgangssituation. „Gerade bei Umstrukturierungen und Mitarbeiterumzügen bestand ein hoher Administrationsaufwand, weil sie ihre Drucker mitnahmen. Außerdem war das Druckverhalten oft ineffizient, denn die damit verbundenen Kosten waren nicht immer sichtbar.“

Deshalb sollte die vorhandene Output-Landschaft im Rahmen von Managed Print Services erneuert werden. Bis dato wurden rund zwei Drittel der 1.487 Arbeitsplatzdrucker mit über 80 verschiedenen Modelltypen durch 255 Multifunktionssysteme (MFP) Bizhub C220 und C360 von Konica Minolta ersetzt. Sie dienen als zentrale Systeme in den Bürotechnikräumen.

Die Analyse erfasste zudem 392 Kopierer und 170 Scanner, davon 86 Prozent netzwerkunabhängige Arbeitsplatzscanner. Viele Scanner und alle Kopierer wurden abgeschafft. Als weiteres Ziel verfolgte der Energiedienstleister die Erhöhung der IT- und Datensicherheit. „Oft haben Mitarbeiter Druckaufträge losgeschickt und dann vergessen, die Dokumente abzuholen, so dass sie jeder unbefugt lesen konnte“, erklärt Weißbach.

Deshalb ist die Follow-me-Lösung SafeQ von Konica Minolta im Einsatz. Damit „folgen“ die Druckaufträge den Mitarbeitern, so dass diese an jedem Gerät ihrer Wahl drucken können. Sie wählen an ihrem Arbeitsplatz keinen physikalischen Drucker mehr aus, sondern einen Follow-me-Drucker. Der Druck erfolgt erst nach Authentifizierung. So müssen sie sich per Betriebsausweis am Drucksystem ausweisen, dann erfolgt der Druck. ­SafeQ ist mit dem Active Directory verknüpft, so dass die Verwaltung der Benutzerdaten automatisiert erfolgt.

Die Follow-me-Lösung soll zudem die Flexibilität der Mitarbeiter erhöhen. „Wir haben über 4.400 Mitarbeiter in 18 Gesellschaften an über 60 Standorten. Viele sind sehr oft unterwegs. Damit sie nicht ständig gedruckte Dokumente mitnehmen müssen, wollten wir ihnen die Möglichkeit geben, ihre Druckaufträge an einem Standort loszuschicken und an einem anderen abzuholen“, so Voigt. Zudem gibt es jetzt eine Vertreterregelung. Das heißt, bestimmten Anwendern wurden ein oder mehrere Vertreter zugeordnet. Diese Funktion wird insbesondere von den Assistenten der Führungskräfte genutzt, welche ihre Druckaufträge nicht immer persönlich abholen können.

Alle MFPs sind an das Monitoring-Tool Bizhub System Care angeschlossen. Dadurch werden Störungsmeldungen, Zählerstände und Verbrauchsmaterialstatus für Toner und Heftklammern automatisch an den Dienstleister übermittelt. Zudem können Mitarbeiter manuell Störungen an den Servicedesk des eigenen IT-Unternehmens Gisa melden, der diese an den ­Managed-Print-Service-Anbieter weiterleitet.

 

Die Enviam-Gruppe
Die Gruppe ist mit rund 1,5 Mio. Kunden der führende regionale Energiedienstleister bei Strom und Gas in Ostdeutschland. Zum Unternehmensverbund gehören die Envia Mitteldeutsche Energie AG (Enviam) sowie 18 weitere Gesellschaften, an denen Enviam mehrheitlich beteiligt ist. Über 4.400 Beschäftigte sind für die Gruppe tätig.
Im Internet: www.enviam.de

Bildquelle: Konica Minolta

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