Kollaboration als Basis

Mehr Prozessintelligenz und Agilität

Kommentar von Herbert Kindermann, CEO der Metasonic AG, darüber, inwieweit moderne Kommunikations- und Kollaborationsformen das Geschäftsprozessmanagement in Unternehmen verändern

Herbert Kindermann, Metasonic

Herbert Kindermann, CEO der Metasonic AG

Die Zeiten, in denen Mitarbeiter nur an ihrem Büroarbeitsplatz saßen, sind längst vorbei. Mittlerweile arbeiten sie von zu Hause aus oder von unterwegs genauso produktiv mit den unterschiedlichsten Endgeräten, die mit der firmeneigenen IT verbunden sind. Wichtiger als je zuvor ist hierbei das Kommunikations- bzw. Kollaborationsverhalten geworden. Denn nur wenn alle mit dem Unternehmen vernetzten Teamkollegen, Lieferanten, Partner und Kunden über die entsprechenden Vorgänge transparent informiert sind, können Geschäftsprozesse erfolgreich und Organisationen agil und flexibel sein.

Hält man sich die vielen Veränderungen vor Augen, die ein Unternehmen innerhalb eines Jahres durchläuft, so wird klar, dass es ohne systematisches Business Process Management (BPM) nicht mehr geht. Zudem besteht in der heutigen Arbeitswelt ein hoher Kollaborationsbedarf in vielen Bereichen. Hierbei wird der effiziente Austausch von Informationen mit BPM immer wichtiger. Schnell müssen Situationen und die dazugehörigen Prozesse verstanden werden, um die für den gerade stattfindenden Wandel richtigen Entscheidungen treffen zu können. Durch die Verschmelzung von Technologie und Telekommunikation kann jede Nachricht jedem Kommunikationspartner immer und zu jeder Zeit zur Verfügung stehen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass der Anteil der unstrukturierten, stark kommunikativen Abläufe überproportional ansteigt und sich laut wissenschaftlichen Untersuchungen bei 80 Prozent der Abläufe in einer durchschnittlichen Organisation befindet. Hier liegt ein großes Potential für Effizienzsteigerung, Kostenminimierung, und vor allen Dingen für höhere Geschwindigkeit und Agilität.

Hierarchische Kommunikations- und Netzwerkstrukturen sind die Basis dafür, um schnell, effizient, umsichtig und nachhaltig auf neue Herausforderungen reagieren zu können. Aber oftmals wissen die Fachabteilungen noch nicht einmal, was die IT-Abteilungen geplant und umgesetzt haben. Oder umgekehrt: Die IT-Abteilungen sind nicht von den Bedürfnissen der Mitarbeiter aus den Fachabteilungen unterrichtet. Dabei sind es gerade die Fachmitarbeiter, die über das notwendige Know-how verfügen und durch ihren Einsatz zum Unternehmenserfolg beigetragen. Dementsprechend sollte das Thema Kommunikation eine immer wichtigere Rolle in den Unternehmen spielen. Damit erstens keine Lücke zwischen Business und IT klafft und zweitens Innovationen schneller vorangetrieben werden können.

Meist läuft es nicht nach Plan

Wichtigstes Ziel für ein erfolgreiches BPM sollte eine hohe Unternehmensagilität sein – und zwar während der Prozessmodellierung und -ausführung. Dies kann dem Anwender mehr Entscheidungsspielräume bei Veränderungen geben. Treten zum Beispiel unvorhergesehene Ereignisse ein, wäre er mit mehreren Reaktionsmöglichkeiten gut darauf vorbereitet. Eine Ad-hoc-Bewertung der Auswirkungen, ein „Was-wäre-wenn-Szenario“, würde ihn dabei unterstützen, stets eine optimale Entscheidung zu treffen.

Die Forderungen an eine BPM-Lösung der Zukunft sind also klar erkennbar: Daten müssen immer aktuell und zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Für Prozessverbesserungen on the fly müssen die Anwender zudem in der Lage sein, schnell erfolgskritische Anpassungen vorzunehmen. Mitarbeiter brauchen dafür eine BPM-Lösung, die einfach zu bedienen ist und mit deren Hilfe sie von Anfang an den Prozess mit gestalten können. Dynamische Unternehmensanforderungen verlangen außerdem nach einer Herangehensweise, die es jedem am Geschäftsprozess Beteiligten ermöglicht, Flexibilität und Agilität zu leben.
Ein Tool, das die Mitarbeiter mit einem Symbol-Dschungel überfordert und frustriert, hilft nicht weiter. Eine BPM Suite sollte den Mitarbeiter in der Weise unterstützen, dass er zu jeder Zeit einen transparenten Überblick behält und damit handlungsfähig bleibt. Denn nur dann kann ein Unternehmen agil und effizient arbeiten. Die IT sollte hierfür die Handlungsspielräume schaffen – sozusagen als Innovationsmotor – und nicht behindern. Alles in allem fördern die beschriebenen Methoden die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation: Sie werden sich mit dem Unternehmen und den Prozessen stärker identifizieren und kontinuierlich bemüht sein, Verbesserungsvorschläge einzubringen.

Ein Methodenwerkzeug, mit dem Firmen die gewünschte Kommunikation bzw. Kollaboration erreichen können und das die Unternehmen, Mitarbeiter, Kunden, Partner und die IT transparent zusammenführt, ist die Metasonic Suite. Sie basiert auf subjektorientiertem Business Process Management (kurz S-BPM), das die „kommunizierenden Subjekte“ in den Mittelpunkt stellt. Diese Vorgehensweise vereinfacht komplexe Strukturen und ermöglicht eine schnelle Anpassung an Veränderungen, was ein BPM-System extrem widerstandfähig macht. Beim S-BPM bleibt der Geschäftsprozess im Vordergrund, die Kommunikation mit allen Beteiligten in Echtzeit wird zum zentralen, intelligenten Steuerungselement. Ziel ist es dabei, mit schnellen, individuellen Entscheidungen der jeweils Beteiligten auf jede plötzlich auftretende Situation vorbereitet zu sein und flexibel reagieren zu können.

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