Erfolgreiche DAM-Migrationsprojekte

Mission: Digital Asset Management

Die Entscheidung für ein Digital Asset Management (DAM) ist gefallen, der passende Anbieter gefunden und die Implementierung beginnt. Doch wie können die Verantwortlichen für die erfolgreiche Durchführung von DAM-Migrationsprojekten sorgen?

Mission: Digital Asset Management

Mission: Worauf es bei der Migration auf ein neues System für das Digital Asset Management zu achten gilt.

Beim Umstieg auf eine neue Lösung für das Digital Asset Management (DAM) ist es an der Zeit, die Migration der Assets, also der digitalen Inhalte, in Angriff zu nehmen – eine große Herausforderung, vor allem wenn die Assets aus verschiedenen Quellen stammen. In Unternehmen, die bislang ohne DAM auskamen, sind diese verstreut über z.B. Content Management System (CMS), E-Shop, E-Mail-Postfächer und Cloud-Storage. Das bedeutet, dass zunächst alle Assets für das DAM gesammelt, analysiert und richtig katalogisiert werden müssen, damit sie anschließend aus dem DAM-System heraus wieder an die entsprechenden Kanäle geliefert werden können.

1. Migrationsplanung

Der Aufwand, der mit der Migration aller Assets verbunden ist, sollte nicht unterschätzt werden. Es ist daher ratsam, sich die Zeit zu nehmen, ein ausführliches Migrationskonzept zu erstellen.

Bevor ein solcher Plan erstellt werden kann, müssen alle zu migrierenden Inhalte bekannt sein. Dafür startet man am besten mit der Durchführung einer umfassenden Bestandsaufnahme. Diese Bestandsaufnahme muss alle Assets erfassen, die in das neue DAM migriert werden sollen oder deren Migration zu einem späteren Zeitpunkt in Betracht gezogen wird. Es sollte auch kritisch überprüft werden, welche Daten wirklich zu migrieren sind. Zum Inhalt des Inventars gehören u.a. Informationen zu Asset-Typ, Metadaten, Gesamtumfang und Anzahl der Assets und Access Control Lists (ACL).

2. Assetvorbereitung und -optimierung

Asset-Typen
Bei der Bestandsaufnahme wird es mit Sicherheit vorkommen, dass alte, nicht unterstützte Asset-Typen zum Vorschein kommen. Es kann sein, dass diese Dateien zwar noch nützlich sind, aber eben nicht in ihrem gegenwärtigen Format. Im Idealfall können sie jedoch in die aktuellste Version des entsprechenden Formats umgewandelt und so wieder nutzbar gemacht werden. Duplikate und nicht benötigte Assets sollten entfernt werden, um Speicherplatz freizumachen.

Für unterschiedliche Asset-Typen sind unterschiedliche Metadaten, Download-Optionen und Ansichten relevant. So möchte man beispielsweise die Preview eines Bildes sehen, braucht diese Funktion aber nicht bei Textdokumenten.

Metadaten
Entsprechen die vorhandenen Metadaten den genormten Metadaten- und Klassifikationsrichtlinien und -arbeitsabläufen des jeweiligen Unternehmens? Bei der Analyse vorhandener Metadaten werden sehr wahrscheinlich nicht-konforme Metadaten entdeckt. Sie sind oftmals das Resultat von Tippfehlern oder fehlenden Tools, wie Pull-Down-Menüs und Type-Ahead-Felder, die Anwender bei der Einhaltung von Metadatenstandards unterstützen. Nicht-konforme Metadaten können korrigiert und den genormten Metadaten und Klassifizierungen entsprechend aufbereitet werden.

Beispiel: Oft müssen Metadaten bidirektional mit Fremdsystemen abgeglichen werden. So ist es essentiell, Produktnummern aus dem PIM Product Information System (PIM) für die bessere Auffindbarkeit zurück an das DAM zu übergeben oder Verwendungsnachweise eines Assets im CMS oder E-Shop an das DAM-System zu senden. Es ist jedoch nicht immer sinnvoll, alle Metadaten an das DAM zurückzugeben: Metadaten, die für die Suchmaschinenoptimierung relevant sind, bleiben häufig lediglich im CMS im Aufgabenbereich des Web-Redakteurs. Denn unter Umständen werden die Assets auf unterschiedlichen Webseiten mit unterschiedlichen Metadaten verwendet.

Access Control Lists
Das betrifft die IT-Governance-Verfahren und -Richtlinien eines Unternehmens. Wer darf welche Assets bzw. Asset-Typen ansehen, herunterladen und bearbeiten? Wie regelt das DAM-System den Zugriff auf diese digitalen Inhalte? Gibt es Externe (Presse, Distributoren, Bildagenturen etc.), die lesenden oder schreibenden Zugriff benötigen? Gegebenenfalls ist es notwendig, Metadaten hinzuzufügen, um einzelne Assets zu beschränken. Zugriffsrechte lassen sich aber auch über einzelne Kataloge steuern.

3. Die Inbetriebnahme

Die Teammitglieder und Mitarbeiter, die an der Migration der Inhalte und den anschließenden Qualitätssicherungstests beteiligt sein sollen, müssen bestimmt und informiert werden. Jede Migration sollte zunächst auf einem Testsystem starten, um sicherzugehen, dass qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielt werden. Bei großen Mengen an Assets oder vielen verwendeten Drittsystemen kann die Migration schrittweise durchgeführt werden. Die zu migrierenden Inhalte können auf Grundlage ihres Nutzens und des Migrationsaufwandes priorisiert werden. Assets mit niedrigerem Nutzen und jene, die aufwendig zu migrieren sind, können für später aufbewahrt werden. So können die Anwender schon anfangen, mit dem DAM zu arbeiten, während einige Assets noch bearbeitet werden. Ob die Migration manuell oder automatisch (Entwicklung eines Migrationsskriptes) durchgeführt wird, muss für jedes Projekt im Einzelfall entschieden werden. Es sollte auf jeden Fall ausreichend Zeit für die Qualitätssicherung und die manuelle Aufbereitung der Metadaten eingeplant werden.

Da jedes Unternehmen eine eigene Metadatenstruktur hat, ist es wichtig, bei Migrationsprojekten auf einen Anbieter zu setzen, der Erfahrung im Management digitaler Inhalte in unterschiedlichen Branchen hat. Erfahrene DAM Consultants erkennen sofort, wie Workflows rund um Assets mit einem DAM optimiert werden können.

*Der Autor Lucas Schnabel ist Business Development Manager bei Canto, Anbieter von Digital Asset Management-Software sowie -Dienstleistungen

Bildquelle: Thinkstock/Wavebreak Media

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok