BI-Strategie: Interview mit Dr. Frank Navrade, Cundus

Mit Big Data in neue Fahrwasser

Interview mit Dr. Frank Navrade, Head of Business Unit BI Strategy bei dem Business-Intelligence-Beratungshaus Cundus AG, über den Königsweg bei der Erstellung einer Business-Intelligence-Strategie (BI) und das in vielen Unternehmen noch brachliegende Potential für Big-Data-Analysen

Dr. Frank Navrade, Cundus

„Bei der Erschließung nutzbringender Big-Data-Analysemöglichkeiten geraten die Verantwortlichen schnell in neue methodische Fahrwasser", so Dr. Frank Navrade von Cundus.

IT-DIRECTOR: Herr Navrade, welche BI-Landschaften trifft man aktuell bei Großunternehmen an?
F. Navrade:
Die meisten BI-Landschaften sind alles andere als aus einem Guss. Vielmehr findet man historisch gewachsene Systemlandschaften vor. Jedes Unternehmen besitzt eine eigene BI-Projekthistorie und damit verbunden verschiedenste Restrukturierungsmaßnahmen im BI-Umfeld.

IT-DIRECTOR: Man kann also von einem Wildwuchs der Systeme sprechen?
F. Navrade:
Absolut. Wobei man hier noch unterscheiden sollte zwischen Wildwuchs in der Datenbasis sowie im Frontendbereich, also den BI-Tools, mit denen die Fachanwender tatsächlich arbeiten.

IT-DIRECTOR: In der Praxis führen oftmals einzelne Fachbereiche wie Finanzabteilung, Marketing oder Kundenservice ohne Wissen der IT-Abteilung ihr eigenes BI-Tool ein. Welche Problematik bringt dieses Vorgehen mit sich?
F. Navrade:
Zunächst ist es nicht verwerflich, wenn sich die Fachbereiche selbst helfen und ihr eigenes Informations-Süppchen kochen. Denn dann können sie genau mit den Kennzahlen sowie den teilweise sehr komplexen Businesslogiken arbeiten, die sie für ihren Bereich benötigen.

Geht es allerdings um die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder der Geschäftsführung, treten Schwierigkeiten auf: Da es keine einheitliche Datenbasis gibt, scheitert die Abstimmung oftmals daran, dass sich jede Abteilung auf ihre eigenen Zahlen bezieht. Demnach wird dann eher über richtige oder falsche Zahlen diskutiert, als über konkrete Entscheidungen auf Basis dieser Zahlen.

IT-DIRECTOR: Was sollte ein CIO tun, um die interne Landschaft zu harmonisieren?
F. Navrade:
Als probates Mittel gilt die Erarbeitung einer BI-Strategie. Dabei ermittelt man zunächst in einer Analysephase, welche Systeme und Tools bereits im Unternehmen vorhanden sind.

Man benötigt eine angemessene Anzahl an „Messpunkten“, um ein sinnvolles Gesamtbild der BI-Strategie ermitteln zu können. Vor allem in Großkonzernen können die Verantwortlichen die BI-Strategie nicht mit jeder Niederlassung einzeln abstimmen, da der entstehende Aufwand viel zu groß wäre. Von daher sollten sie einen sinnvollen Zuschnitt für das Strategieprojekt definieren und sich überlegen, an welcher Stelle sie anfangen und mit welchen bzw. mit wie vielen Gesprächspartnern sie das Projekt aufsetzen möchten.

IT-DIRECTOR: Wie sehen die nächsten Schritte aus?
F. Navrade:
Nach der Analysephase und der Erstellung eines gemeinsam entwickelten Zielbildes der BI-Landschaft, geht man mittels einer erstellten Roadmap in die Realisierungsphase. Typischerweise sind die Inhalte der Roadmap unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten so priorisiert, dass zuerst die Themen mit dem größten Geschäftsnutzen projektiert werden.

Sollte im Unternehmen bereits ein Business Intelligence Competence Center (BICC) existieren, fallen die genannten Schritte in dessen Aufgabenbereich. Bei einem BICC handelt es sich um eine Organisationseinheit, die ihre Hand über den Ausbau sowie die Weiterentwicklung von BI-Systemen hält. Allerdings bestehen solche Center häufig nur in virtueller Form und werden nur dann gelebt, wenn keine anderen wichtigen Projekte anstehen.

IT-DIRECTOR: Aus welchen Mitgliedern sollte sich ein solches Kompetenzcenter zusammensetzen?
F. Navrade:
Will man dem BI-Thema dauerhaft Leben einhauchen, sollten Mitarbeiter aus den Fachbereichen sowie der IT-Abteilung einbezogen werden.

In der Praxis treffen wir mitunter auf BI-Center, die stark IT-dominiert aufgesetzt sind. Unserer Erfahrung nach führt dies selten zum gewünschten Erfolg. Häufig gestalten sich die Beziehungen zwischen IT und den Fachbereichen nicht harmonisch. Da erst im Zusammenspiel von Fachlichkeit und Informationstechnologie anforderungsgerechte BI-Anwendungen entstehen, sollte man stets Repräsentanten der Fachbereiche mit klar definierten Verantwortlichkeiten integrieren.

IT-DIRECTOR: Will ein Konzern eine einheitliche BI-Architektur aufsetzen, könnte schnell ein Mammutprojekt daraus werden ...
F. Navrade:
Sicherlich kann der Aufwand dafür sehr groß werden. Allerdings kann man auch in kleinen Schritten vorangehen. So bieten wir für den Projekteinstieg einen BI-Strategie-Workshop an. Hier geht es zunächst darum, die wichtigsten Mitarbeiter für das Thema zu sensibilisieren und gemeinsam eine erste grobe BI-Vision zu erarbeiten.

Im zweiten Schritt setzen wir ein 20- bis 30-Tage-Projekt auf, in dessen Rahmen wir die wichtigsten Handlungsfelder identifizieren: Wo besteht der größte Handlungsbedarf? Wie lassen sich in kurzer Zeit erste Ergebnisse erzielen? In Abhängigkeit von diesen Erkenntnissen lassen sich priorisierte Handlungsfelder in enger Absprache mit dem Kunden detaillierter ausarbeiten.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen Hypethemen wie In-Memory Computing und Big-Data-Analysen in aktuellen Projekten?
F. Navrade:
Diese Technologien bieten für die Anwender sicherlich noch großes Potential. Wir bekommen verstärkt Anfragen die darauf abzielen, die Einsatzmöglichkeiten unternehmensspezifisch auszuloten. Die aktuelle Situation lässt sich salopp wohl am ehesten mit „Lösung sucht Problem“ beschreiben.

IT-DIRECTOR: Warum investierte man dann überhaupt in solche Technologien?
F. Navrade:
Die Verantwortlichen haben sich die In-Memory-Computing-Technologie ins Haus geholt, um mit der Zeit zu gehen. In der Regel können sie zu Beginn auch erste Vorteile verzeichnen, etwa einen deutlichen Performancezuwachs bei der Auswertung von Finanzzahlen. Bei der Erschließung weiterer nutzbringender Analysemöglichkeiten geraten sie jedoch schnell in neue methodische Fahrwasser.

IT-DIRECTOR: Warum?
F. Navrade:
Da sie die ausgetretenen Pfade von klassischem OLAP und listenbasiertem Reporting verlassen. Für Data Mining und Advanced Analytics wird ein größeres mathematisches Grundverständnis benötigt. Die Nutzer müssen im Kern verstehen, wie die einzelnen Algorithmen funktionieren und wie die damit generierten Ergebnisse zu deuten sind. Zudem wird in der Regel eine sehr spezielle Art der Datenaufbereitung notwendig. Bestimmte Branchen – allen voran die Finanzbranche – verfügen bereits über mathematisch versierte Spezialisten, die mit komplexen statistischen Analysen vertraut sind. Andere Branchen werden sich hier jedoch erst einmal schwer tun.

IT-DIRECTOR: Übernimmt nicht die BI-Software selbst sämtliche mathematischen Berechnungen?
F. Navrade:
Natürlich übernimmt die BI Software die Berechnungen. Wenn die Anwender jedoch nicht ansatzweise wissen, wie die darunterliegende Blackbox funktioniert, bleibt unklar, wie die Ergebnisse zu interpretieren sind und ob man Entscheidungen auf dieser Basis treffen sollte.

IT-DIRECTOR: Können Sie uns ein aktuelles BI-Projekt beschreiben?
F. Navrade:
Einer unserer Kunden verzeichnet die volle Bandbreite an „BI- Problemen“: Schlechte Datenqualität, lange Entwicklungszyklen trotz großem Entwicklerteam, unzufriedene Anwender und Entwickler, hohe Kosten für die BI-Systeme usw. Er hat dezidiert die gemeinsame Entwicklung einer Strategie angefragt.

IT-DIRECTOR: Wie konnten Sie die Situation verbessern?
F. Navrade:
Das Schattenreporting konnte in wesentlichen Teilen durch strukturierte Informationsversorgung ersetzt werden. Die Experten in Fachabteilungen verbringen kaum noch Zeit mit der Datensammlung, sondern mit der Datenanalyse. Durch einen Konsolidierungsplan für die Toollandschaft sind bereits Entwicklerressourcen frei geworden, die die noch notwendige Datenintegration vorantreiben.

Zusammengefasst haben wir mit dem Kunden ein BICC initialisiert, also sichergestellt, dass das Thema BI strukturiert und effizient bearbeitet wird. Große BI-Projekte, die unternehmensweit als „gegen die Wand gefahren“ galten, änderten die Fahrtrichtung, um dann zu einem erfolgreichen Abschluss zu kommen. Die Resonanz war wirklich sehr erfreulich. Inzwischen hat das BICC 10 Mitarbeiter, da der CEO angesichts der Erfolge eine Aufstockung mit Nachdruck forciert hat.

IT-DIRECTOR: Wie lange dauerte die Umsetzung der BI-Roadmap?
F. Navrade:
Die Roadmap war mit einem Horizont von 3 Jahren angelegt – vorausgesetzt war ein Anforderungsannahmestopp während der BICC-Initialisierungsphase von zwei Monaten. Nun, das ließ sich nicht durchsetzen, so dass hier Kapazitäten gebunden wurden, was so nicht eingeplant war. Zu allem Überfluss wurden in dieser Zeit auch noch einige sehr große BI-Projekte von der Geschäftsführung angestoßen. Am Anfang   hat sich das BICC aber schneller als erwartet „eingeschwungen“ und im Moment sieht es so aus, als würde wie geplant Anfang 2015 der Aufbau des „Single Point of Truth“ als letzter großer Meilenstein zum Abschluss gebracht. Entscheidend ist aber, dass das BICC inzwischen so arbeitet, dass Fehlentwicklungen, wie eingangs beschrieben, effektiv vorgebeugt wird.

IT-DIRECTOR: Wie wichtig sind Compliance und Datenschutz bei solchen BI-Vorhaben?
F. Navrade:
Datenschutz wird in der Tendenz in Zukunft immer wichtiger im BI Kontext werden. Für mitarbeiterbezogene Daten wird auch heute noch aus Datenschutzgründen häufig ein vollständig separates BI-System aufgesetzt. Mit Blick auf den Kunden führt der Wunsch nach einer 360°-Sicht auf selbigen zu sehr hohen Anforderungen an den Datenschutz. Cloud-basierte BI Lösungen bringen fast schon auf natürliche Weise eine sehr hohe Aufmerksamkeit für das Thema Datenschutz mit sich. Bei modernen BI-Lösungen und Data-Warehouse-Plattformen können die Verantwortlichen feingranulare Berechtigungskonzepte implementieren und damit die Benutzerrollen mit sehr genauen Zugriffsmöglichkeiten versehen.

IT-DIRECTOR: Wer legt die Berechtigungen fest – die Fachabteilung oder die IT-Kollegen?
F. Navrade:
Hier kommt erneut das Competence Center ins Spiel, das mit Hilfe einer BI-Governance festlegt, wer welche Daten einsehen bzw. Zugriff darauf nehmen darf. Die konkreten Zugriffsrechte auf Dateninhalte werden von den Fachbereichen vorgegeben. Beim Festlegen des Systemzugriffs besteht in der Regel ein Vier-Augen-Prinzip, das von der IT mitgetragen wird. Damit wird geprüft, ob beantragte Berechtigungen den Compliance-Vorgaben des Unternehmens entsprechen.

IT-DIRECTOR: Damit ist man auf der sicheren Seite?
F. Navrade:
Nicht immer. Zwar besitzen BI-Systeme leistungsfähige Berechtigungsmöglichkeiten, oftmals sind diese jedoch nur direkt nach der Einführung konsistent und wirksam. Mit der Zeit werden die Benutzerrollen jedoch immer stärker ausdifferenziert: Bevor zeitaufwendig die korrekte Benutzerrolle gesucht wird, wird stattdessen gerne auch mal schnell eine neue Rolle mit den gewünschten Berechtigungen angelegt. So existieren in der Praxis häufig BI-Systeme mit mehreren hundert Berechtigungsrollen und einem hohen Maß an Unübersichtlichkeit. Ein großes Schlupfloch beim Thema Datenschutz sind Datenexporte aus einem BI System: Mit dem Export der Daten liegen die Daten wieder in komplett offener und ungeschützter Form vor und können dann an Personen übermittelt werden, die diese Daten eigentlich nicht sehen dürften.

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