Office 365 sturmerprobt

Mobile Echtzeitkommunikation für Hamburgs "Port Authority"

Deutschlands größter Seehafen will mit dem Einsatz von Office 365 den IT-Administrationsaufwand verringern.

Die Hamburg Port Authority (HPA), verantwortlich für das Management im größten Seehafen Deutschlands und dem zweitgrößten Europas, entscheidet sich für Microsoft Office 365 Proplus. In einer Pilotphase arbeiten aktuell bis zu 500 der rund 1.900 Mitarbeiter von HPA mit Office 365 Proplus. Sie sollen von der nahtlosen Zusammenarbeit, die eine Live-Kommunikation über das gesamte, sieben Hektar große Hafengelände bis zu den Schiffen auf See ermöglicht profitieren. So müssen die Mitarbeiter nicht mehr in ihre Büros zurückkehren, um E-Mails zu prüfen oder Dokumente zu bearbeiten. Mit den Office-Werkzeugen erfassen die Mitarbeiter Daten über Wasserstände und Windstärken, gleichen diese live mit ihren Kollegen ab und informieren die Schifffahrt über die Ergebnisse. Gleichzeitig verspricht der Einsatz der neuen Office-Lösung die Arbeit der IT-Abteilung zu erleichtern, so dass sich der Administrationsaufwand um 75 Prozent reduziert.

„Wir haben unserer IT-Struktur durch eine an die technologischen Innovationen angepassten Mobilitätsstrategie eine grundlegende Neuausrichtung gegeben“, erklärt Stefan van Eijden, IT-Infrastrukturmanager der HPA, die strategische Entscheidung für Office 365 Proplus. „Damit verfolgen wir das Ziel, unsere mobile Produktivität und die Zusammenarbeit unserer Mitarbeiter und Hafenbetriebe durch die Integration modernster Technologien nachhaltig zu verbessern.“

Investition in neue Devices

Die Strategie umfasst neben der Investition in neue Devices wie Windows 8-PCs, Tablets und Smartphones den Einsatz der cloud-basierten Office-Lösungen für Kommunikation und Kollaboration. Deren Basis bildet ab sofort Office 365 Proplus, das zusammen mit Microsoft und dem IT-Consulting-Partner Blue Communications an die Anforderungen der HPA angepasst wurde. „Als Anstalt des öffentlichen Rechts für Infrastrukturmanagement und wirtschaftliche Entwicklung des Hafens Hamburg setzt die Hamburg Port Authority künftig auch auf Microsoft und seine neuen Anwendungen für mobile Kommunikation und Zusammenarbeit“, so Dr. Marianne Janik, Director Public Sector und Mitglied der Geschäftsleitung Microsoft Deutschland. „Damit haben die Mitarbeiter von überall Zugriff auf die ihnen vertrauten Microsoft Office-Werkzeuge. Gleichzeitig trägt unsere Lösung dazu bei, Kosten und Aufwand für die Administration sowie das Risiko von Betriebsstörungen zu reduzieren.“

Die Office-Desktop-Lösungen für E-Mail Kommunikation, Aufgaben- und Kalenderverwaltung sowie Dokumentenerstellung und Tabellenkalkulation gehören bei der HPA traditionell zu den Standard-Produktivitäts-Tools. Neue Versionen erforderten allerdings bisher eine Kompatibilitätsprüfung mit den für den Hafenbetrieb benötigten Line-of-Business-Anwendungen. „Wir haben hier den Microsoft System Management Server (SMS) 2003 verwendet, um Office auf die Clients zu verteilen“, beschreibt Stefan van Eijden den Prozessablauf. Neben einem erhöhten Zeitaufwand für die IT-Professionals mussten auch die Mitarbeiter während der Installation auf ihre PCs verzichten. „Mit dem neuen Office konnten wir den IT-Arbeitsaufwand für Tests, Installation und Updates um 75 Prozent senken", bestätigt van Eijden. Dazu mindern die Click-to-Run- und Office-Side-by-Side-Funktionen das Risiko von Betriebsstörungen durch Kompatibilitätsprobleme während Installation und Upgrade.

Erweiterung auf Exchange, SharePoint und Lync Online


In einem weiteren Schritt bereitet die HPA den Roll-out der Lösung für alle 1.900 Mitarbeiter vor. Parallel prüft bzw. testet das Unternehmen den Einsatz von SharePoint Online anstelle der Kollaborations-Lösung Microsoft SharePoint Server 2010 und die Integration von Lync Online für eine interaktive Kommunikation mit Instant Messaging, Echtzeitpräsenzinformationen sowie Audio-, Videokonferenzen und Desktop-Sharing.

www.hamburg-port-authority.de

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Bildquelle: Nissen / pixelio.de

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