Moderne Arbeitsplätze

Mobile Endgeräte im Unternehmensprozess

Die zunehmende Einbindung von mobilen Endgeräten in die Unternehmensprozesse sorgt dafür, dass moderne Arbeitsplätze heutzutage nicht mehr ortsgebunden sind. Doch was macht ein modernes Büro noch aus?

Tisch, Bildquelle: Thinkstock/Digital Vision

Hat der Desktoparbeitsplatz bald ausgedient?

Einen modernen Arbeitsplatz zu definieren, ist in der heutigen Zeit gar nicht so einfach. War das Büro früher relativ überschaubar mit Schreibtisch, Stuhl, Desktop-PC inklusive Tastatur und Maus sowie einem Telefon ausgestattet, zeichnen sich moderne Arbeitsumgebungen durch weitaus mehr Faktoren aus als der reinen (IT-)Einrichtung. Vielmehr spielt heutzutage die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern – auch Kollaboration genannt – eine entscheidende Rolle. So dient „das Büro heute vorrangig als Treffpunkt für die Kollaboration in Teams und den Austausch mit Partnern und Kunden“, weiß Oliver Jungklaus, Senior Marketing Manager DCH/SE bei Plantronics, Hersteller von Kommunikationslösungen wie Headsets. Doch müssen sich dabei nicht zwingend alle beteiligten Personen in ein und demselben Büro treffen oder mühsam zusammentelefonieren. Moderne Unified-Communications-Lösungen (UC) schaffen mittlerweile Abhilfe und ermöglichen es, dass sich Teams über Kontinente hinweg visuell per Webkonferenz austauschen können. Als Voraussetzung dafür sollte die IT am Büroarbeitsplatz deshalb laut Frank Roth, Vorstand der Appsphere AG, „so konzipiert sein, dass sie nicht physikalisch an diesen Arbeitsplatz gebunden ist, sondern flexibel, schnell und einfach im Kontext des Anwenders auch an jedem anderen Büroarbeitsplatz funktioniert“.

Doch nicht nur an einem Büroarbeitsplatz im Firmengebäude sollten IT-Lösungen die Kollaboration ermöglichen und fördern. „Theoretisch kann nahezu jeder Ort zum Arbeitsplatz werden. Kontakt und Austausch mit Kollegen werden dadurch zunehmend virtuell und digital“, merkt Andreas Staudigel, Bereichsvorstand Anwendungslösungen bei der ­Bechtle AG, an. Diese Entwicklung sieht auch Stefan Rief, Leitung Competence Center Workspace Innovation am Fraunhofer-Institut Arbeitswirtschaft und Organisation IAO: „Zukünftig wird der Anteil an Mitarbeitern, die nicht nur im Büro, sondern zeitweilig von unterschiedlichsten Orten aus arbeiten, deutlich zunehmen.“

Arbeiten mit dem eigenen Smartphone

Technische Voraussetzung dafür ist der Einsatz von mobilen Lösungen, die zwangsläufig eine entscheidende Rolle spielen, wenn man nach modernen Arbeitsplätzen fragt. So gehören Laptops, Tablets und Smartphones mittlerweile praktisch zum Büroinventar und sind aus dem Arbeitsalltag der Mitarbeiter gar nicht mehr wegzudenken. „Mobile Lösungen und Endgeräte sind heute für viele Unternehmen unverzichtbar. Für optimale Arbeitsabläufe ist es ausgesprochen praktisch, auch unterwegs auf alle relevanten Daten zugreifen zu können – beispielsweise bei einem Kundentermin“, erklärt Ingo Wittrock, Head of Marketing bei Ricoh Deutschland.

Moderne Arbeitsmodelle erlauben es zudem, dass Mitarbeiter dafür ihre eigenen, aus dem privaten Gebrauch vertrauten, mobilen Endgeräte nutzen können. Bring your own Device (BYOD) nennt sich beispielsweise ein Modell, bei dem etwa das eigene iPhone oder HTC One M8 gleichzeitig auch als Firmen-Smartphone fungiert. Jedoch werden solche vermeintlich modernen Arbeitstrends innerhalb der deutschen Unternehmenslandschaft kontrovers diskutiert, wie Frank Roth berichtet: „In Großunternehmen treffen wir vom totalen Verbot von BYOD bis hin zur fehlenden Mobility-Strategie (in Gänze) heute immer noch alles an.“ Verschiede Hürden erschweren die Einführung dieses Modells, zudem sollten die Anwender technisch visiert genug sein, um die privat eingebrachten Endgeräte selbst zu administrieren, da sie „vom Unternehmens-Helpdesk nur bedingt Hilfe erwarten können“.

Neben dem technischen Verständnis der Mitarbeiter ist zudem die vielfältige mobile Endgeräte- und Betriebssystemlandschaft oftmals ein Grund, warum sich Unternehmen gegen die Einführung von BYOD entscheiden. Denn je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine Vielzahl an unterschiedlichen mobilen Devices im Umlauf ist. Diese mit der IT-Infrastruktur des Unternehmens und auch untereinander zu verknüpfen, ist laut Ingo Wittrock eine große Herausforderung für die IT-Abteilung. Zudem geht er auf das heikle Thema „Datensicherheit“ ein: „Bei privaten Geräten ist die Gefahr, dass unternehmensinterne Daten in die Hände Unbefugter gelangen, immer größer als bei unternehmenseigener Ausstattung.“ Die Smartphone-Hersteller wie etwa Samsung (mit der Lösung „Knox“) stellen mittlerweile technische Softwarelösungen bereit, die klare Bereiche zwischen privaten und unternehmenskritischen Bereichen auf dem Smartphone schaffen. Zudem ist es möglich, das Gerät bei Verlust aus der Ferne zurückzusetzen, sodass kein unbefugter Dritter an die kritischen Daten gelangt.

Was sich durchaus „sicher“ anhört, kann im Mitarbeiterstab nicht unbedingt auf Gegenliebe stoßen. Denn gerade, was die technische Kontrolle der privaten Endgeräte in diesem Zusammenhang betrifft, kann es vorkommen, dass ein Mitarbeiter sein privat eingebrachtes Endgerät nur sehr ungerne dem Systemmanagement durch die Unternehmens-IT unterwirft. Grund ist, dass er Bedenken hinsichtlich der Frage hat, welche privaten Daten im Rahmen des Mobile Device und Application Managements am Ende beim Arbeitgeber bzw. den Administratoren landen könnten. Daher sollten die Mitarbeiter vor einer BYOD-Einführung unbedingt mit ins Boot geholt und entsprechend aufgeklärt werden. Denn nicht zuletzt erfordert BYOD ein Umdenken hinsichtlich der Arbeitsweise. „Angesichts der räumlichen Trennung von Teams und flexibler Arbeitszeiten müssen neue Prozesse, Methoden und Ziele für die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer definiert werden“, so Oliver Jungklaus von Plantronics.

Flexible Arbeitszeit als BYOD-Voraussetzung?

Die Einführung von flexiblen Arbeitszeiten – anstatt des „9-to-5-Job-Konzepts“ – könnte eine Voraussetzung für die Einführung eines BYOD-Modells sein. Wenngleich sich die Skeptiker dieses Arbeitsmodells mit Sicherheit Gehör verschaffen werden – so ist laut Andreas Staudigel von Bechtle ein Nachteil, „dass sich Mitarbeiter verpflichtet fühlen, auch in der Freizeit zu arbeiten oder wenigstens E-Mails abzurufen. Arbeitnehmer sind damit auch nach ‚Feierabend’ mental mit der Arbeit verflochten“. Weiterhin gehe die natürliche Distanz zum Arbeitgeber verloren. Dieses Argument sollte nicht unterschätzt werden, sind doch (geschäftliche) E-Mails kurz vor dem Schlafengehen schnell einmal abgerufen. Und auch während des Frühstücks am heimischen Esstisch ist das iPad schnell gezückt, um sich auf den aktuellsten Stand in Sachen Arbeitstagesplanung zu bringen. So würde das Arbeits- und Privatleben immer mehr verschwimmen. Zudem muss mit dem Betriebsrat gesprochen und dabei klar festgelegt werden, wann ein Mitarbeiter (mobil) erreichbar sein darf.

Doch es existieren auch eine Reihe positiver Nebeneffekte dieser modernen Arbeitsweise – sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber. „Wir konnten erst kürzlich in der empirischen Studie ‚Office Settings‘ nachweisen, dass sich eine zeitlich und räumlich selbstbestimmte Arbeitsweise ganz klar positiv auf Motivation, Wohlbefinden und wie erwartet auf die empfundene Work-Life-Balance auswirkt“, berichtet Stefan Rief vom Fraunhofer IAO. Begrüßenswert ist auch, dass sich durch flexible Arbeitsmethoden die beruflichen Anforderungen besser mit familiären und sozialen Verpflichtungen vereinbaren lassen. Dabei ist jedoch viel Eigenverantwortung und Eigendisziplin gefragt, schließlich dürfen (berufliche) Aufgaben nicht auf der Strecke bleiben. Für den Arbeitgeber gilt es daher, die erhoffte Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter auch zu kontrollieren. „In vielen Unternehmen wird die ‚lange Leine des flexiblen Arbeitens‘ (meist in Kombination mit Vertrauensarbeitszeit) durch knallharte Zielvorgaben hinsichtlich der Arbeitsergebnisse abgesichert. Zeit, Ort und Dauer der erbrachten Arbeitsleitung interessieren den Arbeitnehmer dann nicht – es zählt nur das abgelieferte Ergebnis“, sagt Appsphere-Vorstand Stefan Roth. In Summe investiere der Arbeitgeber in die Mobilisierung seiner Mitarbeiter, die Absicherung der mobilen Daten und Anwendungen und erwarte natürlich auch einen Return on Investment. Nicht immer lasse sich dieser jedoch kaufmännisch ermitteln – allerdings könne sich ein gutes Firmenimage dank flexibler Arbeitsstile im „Kampf um neue Talente“ durchaus auszahlen.

Virtuelle Assistenten bald Wirklichkeit?

Flexible Arbeitszeiten und die Bereitstellung entsprechender mobiler Lösungen sowie ein positives Firmen­image sind sicherlich schon einmal treffende Argumente, um neue Talente für sich als Unternehmen zu gewinnen. Doch erwarten Mitarbeiter unter Umständen mehr, wenn sie an ihren zukünftigen Arbeitsplatz denken. Dies jedenfalls fand eine aktuelle, von Ricoh Europe in Auftrag gegebene Studie heraus, in der „vorausdenkende“ Arbeitnehmer befragt wurden, wie sie sich ihre künftige Arbeitsumgebung vorstellen. Arbeitnehmer aus Bereichen wie dem Finanzdienstleistungssektor, Gesundheitswesen, Bildungswesen und dem öffentlichen Sektor zeigen Weitblick hinsichtlich der Innovationen, die in den nächsten zehn bis 22 Jahren erwartet werden. So rechnen 69 Prozent der 1.245 befragten Entscheidungsträger damit, dass ihnen innerhalb des nächsten Jahrzehnts touch-basierte interaktive Geräte vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden – 56 Prozent erwarten die Bereitstellung von Augmented-Reality-Brillen. Zudem gehen 60 Prozent davon aus, dass sie dank entsprechender Technologien die Fähigkeit besitzen werden, alle Aufgaben mithilfe von Spracherkennung auszuführen. 59 Prozent sagen ebenfalls voraus, dass sie innerhalb der nächsten 20 Jahre virtuelle Assistenten oder Hologramme senden können, die an ihrer Stelle an Konferenzen teilnehmen. Die Erwartungen der Studienteilnehmer sind durchaus interessant, wenn auch ein wenig Science-Fiction-Denken – gerade was Hologramme betrifft – nicht von der Hand zu weisen ist.

Modernes Bürokonzept

Realistischer scheint da ein moderner Büroentwurf des Anbieters Plantronics zu sein. Im sogenannten „Simply Smarter Office“ wurden „optimale Arbeitsorte für effektives Arbeiten“ geschaffen, die sich in vier Bereiche unterteilen. Der Communi­cate-Bereich besteht aus festen (für Mitarbeiter, die mehr als drei Tage pro Woche im Büro arbeiten) und flexiblen Arbeitsplätzen (für Mitarbeiter, die hauptsächlich im Home Office oder von unterwegs arbeiten). Jeder Arbeitsplatz ist mit einem Monitor, einer Docking-Station und einem schnurlosen DECT-Headset-System ausgestattet. Dazu stehen Meeting-Points zur Verfügung, wo sich kleine Gruppen von zwei bis vier Leuten zum Austausch zurückziehen können. Der Nachdenk- und Erholungsbereich kann z.B. die Küche oder die Dachterrasse sein, wo Mitarbeiter über das Firmen-WLAN in entspannter Atmosphäre mobil arbeiten können. Die Collaborate-Umgebung zeichnet sich durch klimatisierte Meeting-Räume mit modernster Präsentationstechnik aus. Im Arbeitsgebiet „Concentrate“ finden Mitarbeiter dagegen ruhige, private und abgeschlossene Arbeitsbereiche für die Konzentration vor. Dazu gehören z.B. sogenannte Akustiksofas, die durch ihr spezielles Design Geräusche von außerhalb abschotten.

Es wird sich zeigen, wie das „Büro der Zukunft“ tatsächlich aussehen wird. Mobile Lösungen werden dabei mit Sicherheit ein wichtiger Baustein, wenn nicht sogar „der“ Schlüsselfaktor, sein. Ob sie gar den Desktoparbeitsplatz womöglich ganz ablösen werden, bleibt abzuwarten – auch die IT-Experten sind sich hier nicht einig. Während Andreas Staudigel davon überzeugt ist, dass der klassische Desktop auch in Zukunft Bestandteil des Arbeitsplatzes ist, glaubt Oliver Jungklaus, dass veraltete Büro­hierarchien sowie der klassische, feste Desktoparbeitsplatz zunehmend verschwinden werden. Gerade für viele Verwaltungsinstanzen mit oftmals in die Jahre gekommenen Desktop-PC-Landschaften scheint letztere Einschätzung – Stand heute – noch schwer vorstellbar. Doch wer weiß: Vielleicht wird bald auch dort sprichwörtlich der Schalter umgelegt und der Weg für mobile Arbeitsprozesse frei gemacht.

Bildquelle: Thinkstock/Digital Vision

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