Apps für mobiles Drucken

Moderne Output-Landschaft

Interview mit Dr. Heiner van den Berg, Sales Direktor bei Xerox, über das unkomplizierte Drucken von mobilen Geräten aus

Heiner van den Berg, Xerox

Heiner van den Berg, Sales Direktor Channel Expansion bei Xerox

IT-DIRECTOR: Herr van den Berg, „Managed Print Services (MPS)“ werden bereits seit längerem angeboten. Wie schätzen Sie aktuell deren Verbreitung bei Großkunden bzw. in mittelständischen Unternehmen ein?
H. van den Berg:
Wir verzeichnen in diesem Bereich eine rege Nachfrage. Immer mehr Großunternehmen wollen die Vorteile von MPS kennenlernen, und auch von unseren Partnern, die über unser XPPS-Angebot für die kleineren und mittelgroßen Kunden MPS bereitstellen, bekommen wir positive Rückmeldungen.

IT-DIRECTOR: Was veranlasst die Verantwortlichen heutzutage konkret dazu, auf Managed Print Services (MPS) zu setzen?
H. van den Berg:
Die Services sollen in erster Linie den Aufwand für Implementierung, Pflege und Wartung einer Druckinfrastruktur senken und für mehr Kostentransparenz sorgen. Denn ein guter MPS-Dienstleister übernimmt nicht nur die geschilderten Aufgaben, sondern bietet auch einen detaillierten Überblick über die Kostenstruktur. Höhere Verfügbarkeit durch automatisierte Wartungsservices, Helpdesk-Entlastung und ein breiteres Funktionalitätsspektrum sind weitere Argumente für MPS. Da die Hardware nicht gekauft werden muss, sondern vom MPS-Anbieter gemietet wird, ist es mit den Services außerdem einfacher, die Drucksysteme vorzeitig auszutauschen, um weitere Kostenvorteile zu erzielen oder neue Funktionalitäten nutzen zu können. Dazu zählen etwa unsere Funktionen wie Connect Key, mit dessen Hilfe sich prozessspezifische Apps erstellen und in die Benutzeroberfläche des Multifunktionsgeräts integrieren lassen. Damit können Dokumente unmittelbar nach dem Scannen automatisch am richtigen Speicherort abgelegt und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gefördert werden.

IT-DIRECTOR: Welche wirtschaftlichen und technologischen Gründe sprechen vor allem für die Nutzung von Managed Print Services?
H. van den Berg:
Das interessante an diesen Lösungen ist, dass die Druckkosten gesenkt werden können, da unnötige Ausdrucke vermieden werden. Bei manchen Kunden sinken die Druckkosten durch MPS um bis zu 20 Prozent. Weitere Gründe für Managed Print Services sind die erhöhte Flexibilität bei der Anpassung der Systeme an einen veränderten Bedarf sowie die Notwendigkeit, mit dem aktuellen Stand der Entwicklung Schritt zu halten. Außerdem müssen die Unternehmen bei der Nutzung nicht selbst Know-how für das Management der Druckerinfrastruktur innerhalb der IT-Infrastruktur aufbauen. Weiter werden die Bestellungen von Verbrauchsmaterialien über den Service des MPS-Anbieters geregelt. Somit entfällt der damit verbundene Arbeitsaufwand.

IT-DIRECTOR: Welchen Stellenwert nehmen Sicherheitsfragen (z.B. vertrauliches Drucken) sowie die Einhaltung bestimmter Compliance-Vorgaben seitens der Kunden in MPS-Projekten ein?
H. van den Berg:
Die Compliance-Vorgaben sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Wir stellen immer wieder fest, dass der Wissensstand dazu extrem variiert. So hat eine Umfrage von uns gemeinsam mit McAfee ergeben, dass es rund 54 Prozent der Befragten versäumen, im Umgang mit vertraulichen Informationen die nötige Sorgfalt walten zu lassen. Ernsthafte Gedanken um die Sicherheit der kopierten, gescannten oder ausgedruckten Dokumente machen sich der Befragung zufolge nur 39 Prozent der Teilnehmer. Auf diesem Gebiet besteht also vielerorts noch Aufklärungsbedarf, und wir gehen bei der Einführung von MPS diesen Fragen auf den Grund. Ein MPS-Projekt kann aber nicht nur zu einer deutlichen Verbesserung von Compliance, sondern auch zu mehr Datensicherheit im Unternehmen führen.

Wie das Beispiel Deutscher Bundestag gezeigt hat, ist niemand vor Hacker-Angriffen sicher. Und auch Multifunktionsgeräte sind Angriffsziele, da sie im Prinzip wie ein normaler Server arbeiten. Hier garantiert unsere Connect-Key-Technologie, die wir zusammen mit McAfee und Cisco entwickelt haben, die Integrität der MFP: Die Schutzmaßnahmen garantieren, dass nur von autorisierter Stelle und nur bestimmte, definierte Dateien überschrieben werden können – etwaige Versuche werden vom System gemeldet.

IT-DIRECTOR: Wie wichtig sind den IT-Verantwortlichen im Rahmen von Output-Projekten generell verschiedene Umweltaspekte, z.B. die Energieeffizienz oder Toner-Emissionen der Geräte?
H. van den Berg:
Nachhaltiges Drucken steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Wir bedienen diese Nachfrage zum Beispiel mit unserer Solid-Ink-Technologie, die in den Color-Qube-Systemen zum Einsatz kommt und mit einer ungiftigen Druckertinte aus Kunstharz und Wachs arbeitet und das 90 Prozent weniger Abfälle produziert als klassische toner-basierte Systeme. Die Festtinte wird im geschmolzenen Zustand auf das Papier aufgebracht und lässt sich später beim Altpapierrecycling einfach wieder ablösen. Dank des hohen Wachsanteils liefert sie selbst auf unbeschichtetem oder Recycling-Papier gestochen scharfe Ergebnisse, wodurch ohne Qualitätseinbußen weitere Ressourcen geschont werden.

Natürlich wollen die Unternehmen durch eine Verbesserung der Energieeffizienz nicht nur ihre Emissionen reduzieren, sondern auch Kosten senken. Unsere Drucksysteme sind deshalb mit der sogenannten Intelligent-Ready-Funktion ausgerüstet. Diese versetzt das System in die Lage, das an seinem Standort herrschende Nutzungsmuster zu analysieren und dementsprechend den Stromverbrauch durch ein automatisches Umschaltung in den Energiesparmodus zu optimieren. Mit Hilfe der integrierten Green-Print-Software können die Anwender außerdem einzelne Seiten gezielt auswählen, damit nicht zu viel gedruckt wird. Auch das bringt spürbare Spareffekte und ist gleichzeitig umweltschonend. Dazu gibt es eigene und Partnerlösungen, die das Thema schonender Umgang mit Ressourcen den Benutzern spielerisch vermittelt.

IT-DIRECTOR: Auf welche Zertifizierungen oder Gütesiegel sollte man in diesem Umfeld besonders achten?
H. van den Berg:
Unternehmen und Verbraucher, die Wert auf nachhaltige Produkte legen, können sich an den etablierten Öko-Zertifikaten orientieren. Dazu zählt zum Beispiel der Energy Star, mit dem sämtliche unserer Systeme ausgezeichnet sind. Noch strenger sind die Kriterien des Blauen Engels, den nur 30 Prozent der marktüblichen Drucksysteme erhalten. Wir streben deshalb schon ab der Planungsphase Zertifizierungen an.

IT-DIRECTOR: Wie wichtig ist die Reduzierung von CO2-Emissionen für Sie als Hersteller? Welche Wege haben Sie hier eingeschlagen?
H. van den Berg:
Wir sind im Jahr 2003 dem U.S. EPA Climate Leaders Program beigetreten und haben uns offiziell dazu verpflichtet, die Emissionen zu reduzieren. Seither haben wir uns mehrfach konkrete Ziele gesetzt und diese stets erreicht oder übererfüllt. Aktuell gilt für das gesamte Unternehmen das im Jahr 2012 festgelegte Ziel, den Energieverbrauch bis zum Jahr 2017 um weitere zehn Prozent zu senken.

Um die Umwelt zu entlasten, betrachten wir die Nachhaltigkeit der Drucksysteme über den kompletten Produktlebenszyklus hinweg. Dazu zählen: Rohstoffgewinnung, chemische Herstellung, Produktion, Montage, Versand und Verpackung sowie die Nutzung und das spätere Recycling beziehungsweise die Entsorgung. Die Color-Qube-Systeme verbrauchen zum Beispiel im gesamten Produktlebenszyklus neun Prozent weniger Energie und verursachen zehn Prozent weniger CO2-Ausstoß als vergleichbare Laser-Systeme. Insgesamt fallen 90 Prozent weniger Abfälle an. Diese Angaben basieren auf einer von uns durchgeführten und vom Rochester Institute of Technology geprüften Analyse zum Produktlebenszyklus eines Festtintengeräts. Darüber hinaus arbeiten wir daran, den Stromverbrauch aller unserer Systeme immer weiter zu reduzieren und auch in der Produktion weitere Einsparungen zu erzielen.

IT-DIRECTOR: Mit der zunehmenden Verbreitung mobiler Endgeräte wird das Drucken von unterwegs für die Nutzer immer wichtiger. Welche praktikablen Methoden und Technologien existieren hierfür im Moment?
H. van den Berg:
Für das unkomplizierte Drucken von mobilen Apple-Geräten aus unterstützen viele unserer Systeme direkt das Apple-Airprint-Protokoll. Wenn es darum geht, mehr Möglichkeiten und mehrere Gerätetypen zu unterstützen, kommt hingegen die Mopria-App ins Spiel. Als Gründungsmitglied der Mopria Alliance haben wir diese App mitgestaltet und damit einen wichtigen Grundstein für das mobile Drucken gelegt. Derzeit können Druckaufträge auf Mopria-fähigen Mobilgeräten aus den Apps für E-Mail, Galerie und Webbrowser gestartet werden.

IT-DIRECTOR: Wie haben Sie als Hersteller die mobile Thematik gelöst – welche Lösungen bieten Sie speziell hierfür an?
H. van den Berg:
Wir haben dazu leistungsstarke cloud- und server-basierte mobile Print-Lösungen im Portfolio. Diese ermöglichen es, Informationen von mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones aus wieder aufs Papier zu bringen. Neben dem Drucken vom mobilen Endgerät oder aus der Cloud, spielt aber auch das Erfassen von Dokumenten und die Weiterleitung an Cloud-Dienste wie Dropbox oder Office360 eine Rolle. Unsere Connect-Key-Technologie ermöglicht es, Apps für den Bildschirm des Multifunktionssystems zu entwickeln, damit die Mitarbeiter per Knopfdruck auf den passenden Icon ein Dokument scannen und direkt in einem Cloud-Speicher ablegen können. In den Entwicklungszentrum im Palo Alto Research Center (PARC) in den USA und im europäischen Forschungszentrum in Frankreich arbeiten wir ständig an neuen Systemen und Angeboten, um die Printlösungen der Zukunft voranzutreiben.

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